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Zeiterfassung im Unternehmen

Kontaktlos einstempeln

Das Ziel der Zeiterfassung ist mitnichten die Kontrolle oder ein Zeitgewinn, sondern sie dient der Registrierung aller zeitbezogenen Mitarbeiterdaten. Das Basismodul Timemaster der Firma ELV Elektronik AG kann dabei helfen. Erfasst wird die Zeit mittels RFID-Technologie per Smartphone oder am PC-Arbeitsplatz.

Zeiterfassung

Bild: Timemaster

Ob Industrie, Handel oder Dienstleistungsgewerbe, ob Kleinunterunternehmen oder Mittelständler: Die variable Zeit ist eine der wichtigsten Größen im Arbeitsleben. Ob einzelne Prozesse oder die Gestaltung von zusammenhängenden Abläufen: Um ein Arbeitsziel zu erreichen, ist ein gewisses Maß an Zeit nötig. Und diese muss zuverlässig erfasst und dokumentiert werden.

Die Stechuhr hat ausgedient

Den einen richtigen Weg gibt es dabei aber nicht. Klar dürfte jedoch sein, dass die Stechuhr ausgedient hat. Sie ist zu fehleranfällig und zu aufwendig in der Abrechnung. Auch selbstständiges, handschriftliches Notieren der Arbeitszeiten birgt hohes Fehlerpotential. Beim generellen Vergleich von Zeiterfassung und dem gegensätzlichen Modell der Vertrauensarbeitszeit ergeben sich Merkmale, die unterschiedlicher kaum sein könnten. Während Vertrauensarbeitszeit zu Misstrauen führen kann, weil Mitarbeiter den Eindruck haben, dass sie selbst zu viel und Kollegen zu wenig arbeiten, kann eine exakte Zeiterfassung transparente und gerechte Rahmenbedingungen schaffen. Der Vorteil der Vertrauensarbeitszeit, der Mitarbeitern mehr Freiheit sowie eine flexible Gestaltung ihrer Arbeitszeit ermöglicht, kann jedoch zum Nachteil werden: Es besteht immer das Risiko, dass die Arbeitnehmer das Vertrauen ausnutzen.

Kontrolle mit Vorteilen

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann wiederum von einigen Mitarbeitern als Kontrolle empfunden werden, hat jedoch auch eine Reihe von Vorteilen: Zum einen lassen sich mit einer Zeiterfassung die Ankunfts- und Gehenzeiten mit einem Klick abrufen – so haben Arbeitgeber im Blick, ob die vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeiten eingehalten werden. Zum anderen werden alle Überstunden automatisch erfasst und dienen in Kombination mit anderen gespeicherten Daten als Grundlage für die Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus können Firmen durch eine Zeiterfassung Personalkosten einsparen: Durch die automatisierte Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten entfällt im Gegensatz zu anderen Methoden ein großer Teil des Verwaltungsaufwands. Bevor man sich mit der Einrichtung eines System befasst, sollte die Frage nach den Anforderungen beantwortet werden. Soll die Konfiguration beispielsweise genau dem entsprechen, was benötigt wird – mit einer Vielzahl an optionalen Modulen und Funktionalitäten sowie Kombinations- und Erweiterungsmöglichkeiten? Mit der richtigen IT-Strategie und den passenden Produkten könnten die meisten kleinen Unternehmen und Mittelständler ihre Produktivität deutlich erhöhen. Ist bereits eine IT-Struktur vorhanden, fällt der Schritt zu einer server- und netwerkorientierten Zeiterfassung deutlich leichter.

Grundlegende Erfassung

Die Zeiterfassung Timemaster bietet dabei eine Lösung für unterschiedliche Unternehmensgrößen aus vielen verschiedenen Branchen. Das Basismodul ermöglicht die Erfassung, Bewertung, Speicherung und Dokumentation von Personaldaten. Neben dem Personalstamm für die Eingabe einer Reihe von Personaldaten, werden damit auch die Arbeitszeitregelungen als Basis der Auswertung angelegt. Neben dem Basismodul, können sich die Unternehmen darüber hinaus die Software individuell zusammenstellen. Je nach gewünschtem Funktionsumfang stehen unterschiedliche Softwaremodule zur Verfügung, wie das Auswertungen-Plus-Modul, Sachbearbeiter-Modul, die Erweitungs-Lizenz, das App-Modul oder das Gruppen-Modul.

Kleiner Umfang zum Start

Besonders kleine und mittlere Unternehmen, die Ihre Wertschöpfung in der Produktion haben, wollen zu Beginn der Zeiterfassung oft mit kleinerem Funktionsumfang starten. Dabei können browserbasierte Lösungen helfen, da keine weiteren Installationen auf den PC-Arbeitsplätzen nötig sind. Dies spart Kosten, weil keine externen IT-Dienstleister bezahlt werden müssen. Für kleinere Unternehmen reicht die Zeiterfassung mit einem Terminal und Transponder bzw. Transponderkarte meist aus. Mit Timemaster WEB können Daten sowie Auswertungen über den Webbrowser abgerufen und bearbeitet werden. Die Anwendung kann lokal auf dem firmeneigenen Server oder auf einem externen Cloudserver im Internet installiert werden. So wird die Nutzung auf vielen Endgeräten ermöglicht – unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem. Lediglich für die Webserver-Umgebung ist ein Windows-Betriebssystem nötig. Als Basis für die Webserver-Umgebung wird der Internetinformationsdienste-Manager (IIS) von Microsoft verwendet, der die Daten für die Browser an den Endgeräten bereitstellt sowie ein Microsoft-SQL-Server für die Datenverwaltung.

Kontaktlose Buchung

Die Erfassung von Zeitbuchungen am Erfassungsterminal erfolgt durch RFID-Technologie (Radio Frequency Identification), die den Mitarbeiter umgehend erkennt, ohne dass er ein Touchfeld berühren muss. Der Mitarbeiter löst – durch das Heranführen eines Transponders an das Erfassungsterminal – eine Buchung aus, die durch Signal bestätigt wird. Im Vergleich zu einem Fingerprint-Sensor ist die Lösung nicht nur hygienischer, sondern auch weniger fehleranfällig und birgt keine Gefahr einer schlechten oder unmöglichen Erkennung, wie etwa bei Fingerverletzungen. Zudem können Buchungen im Timemaster-System optional auch über eine browserbasierte Oberfläche am PC-Arbeitsplatz oder über das Smartphone vorgenommen werden.

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