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Mehr als Zeit erfassen und Zutritt kontrollieren

Individuell, sicher und vernetzt

Manche erinneren sich noch an die alten Stempeluhren und den Pförtner am Schlagbaum. Vereinzelt gibt es das noch. Doch meistens arbeiten Zeiterfassung und Zutrittskontrolle heute digital und vernetzt. Dass diese Systeme mehr Funktionen als früher mitbringen, liegt auf der Hand. Beschäftigen sich Unternehmen mit der Einführung einer Zutrittskontrolle, sollten sie daher genau wissen, was sie brauchen und an wen sie sich wenden.

Zutrittskontrolle

Bild: Datafox GmbH

In der Zeiterfassung hat insbesondere die Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015 bei vielen Firmen zum Umdenken geführt. So werden heute auch in kleinen und kleinsten Unternehmen Arbeitszeiten elektronisch erfasst, um zum Beispiel den Dokumentationspflichten gerecht zu werden. Aber auch die einfachen Erfassungsprozesse, die Auswertbarkeit und natürlich die Übergabe der Daten an die Systeme zur Lohnabrechnung, Dienstplanung und das ERP-System sprechen für digitale Erfassungslösungen.

Erfasst wird am Terminal

Trotz immer mehr mobiler Lösungen, die Smartphones und Tablets einbeziehen, bleiben stationäre Zeiterfassungsterminals bei vielen Unternehmen die erste Wahl. Dies liegt vor allem daran, dass sich Arbeitgeber von den kurzlebigen Technologiezyklen der Smartphone-Hersteller unabhängig machen wollen und nicht erwarten können, dass jeder Mitarbeiter ein passendes Endgerät besitzt. Stationäre Zeiterfassungsterminals haben in der Regel eine Lebensdauer von mehr als zehn Jahren und sind leicht bedienbar. Gerade in anspruchsvollen Bereichen wie der Produktion, im Außeneinsatz oder an sehr warmen beziehungsweise kalten Orten sind Zeiterfassungsterminals meist die beste Wahl. Der Trend bei der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und anderen Anwendungen geht hierbei seit vielen Jahren zu RFID-Verfahren wie Mifare, bei denen ein meist passiver Transponder in Form eines Schlüsselanhängers, einer Karte oder eines Aufklebers in das magnetische Feld des Lesers gebracht wird. Dort können die eindeutige Seriennummer zur Identifikation oder programmierte Segmente und weitere gespeicherte Daten zum Beispiel über Zutrittsberechtigungen, Kantinenguthaben, Fingerprint-Templates et cetera übertragen werden.

Fingerabdruck recht sicher

Die Identifikation oder Verifikation der Mitarbeiter und weiterer berechtigter Personen findet immer öfter über biometrische Merkmale statt. Insbesondere Fingerabdrücke werden sehr oft verwendet, da die Erkennung recht sicher ist und die Abdrücke einfach zu erfassen sind. Die Nutzung von Gesichtserkennung, Iris-Scan sowie Handvenen-Erkennung spielen hingegen in den meisten Anwendungen eine Nebenrolle. Einerseits ist hier die Nutzerakzeptanz, andererseits der Kostenfaktor ein Ausschlusskriterium. Da die Nutzung biometrischer Daten für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle immer Zustimmungspflichtig ist, kann schon ein einzelner Mitarbeiter dem Arbeitgeber einen Strich durch die Rechnung machen. Methoden wie Barcode oder PIN-Eingabe sind ebenfalls noch weit verbreitet, auf Grund des sehr niedrigen Sicherheitsniveaus aber oft nicht empfehlenswert. So ist ein Barcode etwa für die Zeiterfassung mit Smartphones schnell fotografiert und an einen Kollegen geschickt, der dann Zeiten stempeln könnte. Immer mehr Anwender erwarten von den Systemen eine hohe Durchgängigkeit – also die Verwendung gleicher Identifikationsmedien von der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle über die Kantine, den Drucker bis in die Fertigung für die Betriebsdatenerfassung (BDE) und Werkzeugausgabe.

Alles aus einer Hand

Anbieter mit breitem Produktportfolio und vielen Optionen, haben in Verbindung mit den passenden Kommunikationsarten oft einen Vorteil am Markt. So wollen Unternehmen häufig die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, die Betriebs- und Maschinendatenerfassung, Kantinenlösungen sowie Workflow-Angebote aus einer Hand beziehen. Dies stellt einerseits die Softwareanbieter vor große Herausforderungen – andererseits aber auch die Hardwareanbieter, die ein möglichst breites Produktportfolio bieten müssen. Dabei sollen Geräte per LAN, WLAN oder Mobilfunk kommunizieren können. Auch die Datenübergabe und Anbindung an alle Arten von Software, Datenbanken und natürlich in die Cloud sind technisch machbar. Erste Hardwarehersteller bieten die Einbindung Ihrer Geräte über das abgesicherte Protokoll HTTPS. Dieses weltweit einheitliche und verbreitete Verfahren zur Datenübergabe erfordert kaum Programmieraufwand und funktioniert quasi in Echtzeit – sowohl im internen Netzwerk, als auch im Internet und Mobilfunknetz. Der Datenaustausch für Zeiterfassung, Saldenabfrage und Zutrittskontrolle ist damit online und abgesichert über das Internet möglich. Gerade der Betrieb von Terminals mit Mobilfunk und die Anbindung per HTTPS ermöglicht es, Geräte ohne großen Aufwand an jedem Ort in Betrieb nehmen zu können. Die M2M-Datenverträge der großen Netzbetreiber sind hierbei verhältnismäßig günstig.

Individuelle Lösungen gefragt

Auch auf dem Markt für Zeit und Zutritt ist mehr Individualisierung erkennbar. Ziel ist die Benutzerfreundlichkeit und Einbindung des Softwareanbieters als auch der Endkunden ins Corporate Design. Einzelne Hardwarehersteller bieten hier weitreichende Möglichkeiten für Zutrittsleser sowie Zeiterfassungs- und BDE-Terminals. Der Markt der Anbieter für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle umfasst allein in Deutschland mehr als 1000 Firmen. Der größte Teil sind Software- und Lösungsanbieter. Die Zahl der Hardwarehersteller ist eher überschaubar und wird vor allem von deutschen und europäischen Herstellern dominiert. Natürlich werden gerade am unteren Ende des Preisniveaus auch Geräte aus Fernost angeboten. Fehlender oder schlechter Support, oft wechselnde technische Spezifikationen und schwankende Qualität sorgen aber für einen stagnierenden oder gar fallenden Marktanteil. Neben den etablierten Anbietern komplexer Human Resources-Lösungen hat sich in den letzten Jahren eine Startup-Landschaft gebildet, die sich mit den Themen Dienstplanung, mobiler Zeiterfassung per App und Cloud-Lösungen beschäftigt. Es ist aber zu bemerken, dass auch äußerst innovative Anbieter nach kurzer Zeit oft auf stationäre Terminals setzen, um damit den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Durch Venture-Capital und viele frische Ideen entstehen so schlagkräftige Unternehmen, die Modelle wie ‚Software as a Service‘ und ‚pay as you use‘ auf den Markt der Zeiterfasssung und Zutrittskontrolle zuschneiden.

Arbeitsteiliger Markt

Der Bereich der Zutrittskontrolle gliedert sich in Anbieter für Sicherheitstechnik – also Drehkreuze, Schranken, Kameras et cetera. Hinzu kommen Anbieter von elektronischen Zutrittscontrollern und Lesern, sowie Schließzylindern und Beschlägen. Viele Softwareanbieter aus dem Bereich Zeiterfassung und ERP bieten integrierte Zutrittskontroll-Module. Es gibt außerdem Spezialisten, die ausschließlich Zutritts- und Sicherheitslösungen verkaufen. Die überwältigende Mehrheit der Anwender arbeitet in diesem Bereich mit RFID-Technik zur Identifikation. Der Trend geht dabei klar zu Online-Systemen, auf Basis der bereits erwähnten Mifare-Technologie, bei denen Berechtigungen vergeben werden können und die flexibel einsetzbar sind. Eine einfache Installation und Umsetzung ist wichtig, damit die späteren Betreiber die Systeme durch lokale Ressourcen oder Elektrofachbetriebe einrichten lassen können. Für viele Unternehmen sind dezentrale Systeme interessanter, bei denen kostengünstige Controller nicht mehr im Server-Raum, sondern in der Nähe der Tür platziert und im Netzwerk integriert werden. In anderen Umgebungen können leistungsstarke Zentralen Vorteile ausspielen, wenn viele Türen abzusichern und dazu Alarmanlagen einzubinden sind. Auf jeden Fall sollten die Betreiber in spe ihren Anbieter sorgfältig auswählen, damit dieser flexibel genug auf die spezifische Aufgabe reagieren kann.

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