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Besucherregistierung bei der Oettinger Brauerei

Unterschiedliche Gäste, gemeinsame Anmeldung

Um die vielen Besucher, Handwerker und Lieferanten jeden Tag papierlos zu erfassen, setzt die Oettinger Brauerei auf eine digitale Lösung. Drei Check-in-Terminals von Digital Zeit lenken im Eingangsbereich der Brauerei Süd Mitarbeiter und Gäste durch die Werkseinfahrt.

Ein über das Check-in Terminal registrierter LKWFahrer öffnet mit der Karte das Falttor. (Bild: Digital Zeit GmbH)

Ein über das Check-in Terminal registrierter LKWFahrer öffnet mit der Karte das Falttor. (Bild: Digital Zeit GmbH)

I n einer Brauerei gibt es regen LKW-Verkehr – mehr als hundert Fahrzeuge täglich kommen da schon zusammen. Zutritt erhalten neben den eigenen Fahrern auch Abholer, Zulieferer, Handwerker und Besucher. Diese mittels Listen zu erfassen, wurde für die Oettinger-Brauerei zu einem immer größeren Aufwand für die Mitarbeiter. Zudem gelten im Lebensmittelbereich die besonderen Verhaltensregeln des Lebensmittelverbandes. Diese greifen nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Besucher. „Wir wurden gefragt, was wir dafür tun, um unsere Prozesse zur Herstellung von Lebensmitteln noch sicherer zu machen“, sagt Ludwig Metz, technischer Betriebsleiter in Oettingen. „Im IFS (Internationaler Food Standard) wird dies verlangt.“

Datenschutzkonforme Lösung

Dabei ist es keine leichte Aufgabe, eine datenschutzkonforme Lösung auf der Basis von Digitaltechnik zu finden. Darüber hinaus beliefert die Brauerei nicht nur deutsche Firmen, sondern Händler in über 100 Ländern. Eine technische Lösung musste daher eine mehrsprachige Besucherverwaltung mitbringen. Ein entsprechendes Konzept musste her, um die Anforderungen des Projektes präzise zu erfüllen. „Wir haben verschiedene Lösungsansätze diskutiert“, schildert Wolfgang Volz, Geschäftsführer bei Digital Zeit. Herausgekommen ist ein zweigleisiges System innerhalb der Besucherverwaltung. Zum einen werden personalisierte Besucherausweise gedruckt, die gelten für Besucher und Handwerker, zum anderen gibt es neutrale Ausweise, die bei der Ausfahrt aus dem Gelände wieder eingezogen und dadurch mehrfach verwendet werden können.

Anmeldung in 13 Sprachen

Alle Besucher können sich – derzeit in dreizehn Sprachen – über einen 19-Zoll-Touchscreen anmelden. Die Bedienoberfläche kann ohne Einweisung bedient werden. Es werden nicht nur Name und Geburtsdatum eingegeben, auch der Anlass des Besuchs wird hinterlegt. Dazu muss das Einverständnis für die Speicherung der Daten erteilt werden, um den entsprechenden Ausweis zu generieren. Einmal hinterlegt, müssen Lieferanten/Abholer sich nicht jedes Mal komplett neu registrieren und unterweisen lassen. Es reicht die Eingabe des Namens und Geburtsdatums, um sich zu identifizieren und den Ausweis zu erhalten. Dieser wird an der Rezeption innerhalb von Sekunden freigeschaltet – der einzige Einsatz, der noch von den Mitarbeitern geleistet werden muss. Für alles weitere braucht der Besucher keine personelle Unterstützung mehr.

Die drei Check-in-Terminals im Eingangsbereich bedienen die zahlreichen Besucher. (Bild: Digital Zeit GmbH)

Die drei Check-in-Terminals im Eingangsbereich bedienen die zahlreichen Besucher. (Bild: Digital Zeit GmbH)

Wiederverwertbare Karten

Mit den freigeschalteten Ausweisen fahren die Besucher an die Zutrittssäulen, deren Leser jeweils in Pkw- und Lkw-Höhe installiert sind. Diese geben ein Signal an das Falttor, das sich dann öffnet. Bei der Ausfahrt wird die Karte wieder eingezogen, ohne dass der Fahrer sein Fahrzeug verlassen muss. Alle Daten der Ein- und Ausfahrten werden in Echtzeit weitergeleitet und liefern damit jederzeit eine transparaente Übersicht über die Besucherströme. Sie können dann für statistische Zwecke oder Rechnungsfragen nach Handwerkerbesuchen ausgewertet werden. Auch die Einhaltung der Brandschutzbestimmungen ist damit einfach möglich, da jederzeit nachgeprüft werden kann, wer sich noch auf dem Gelände befindet. Drei Check-in Terminals stehen derzeit am Hauptstandort in Oettingen „Das System funktioniert sehr gut“, erläutert Ludwig Metz. „Langfristig planen wir, auch unsere anderen Standorte damit auszustatten.“


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