Vereinfachte Prozesse, sinkende Kosten

CAQ in der Cloud für kleine Unternehmen

Cloud-Dienste bieten auch im Kontext von CAQ-Anwendungen überzeugende Vorteile. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von vereinfachten Prozessen und schnellen Zugriffen für die Mitarbeiter auf wichtige Anwendungen bei sinkenden Betriebskosten.

(Bild: ©metamorworks/istockphoto.com)

Die bekannten Vorteile der Cloud sind überall nachzulesen: die Bereitstellung und Bedienung der Software über einen Browser, geringere Produkt- und Betriebskosten sowie ein reduzierter Aufwand in der IT-Abteilung eines Unternehmens. Die cloudbasierten Anwendungen sind über das Internet rund um die Uhr von jedem Gerät und von jedem Ort aus zugänglich.

Verfügbarkeit und Sicherheit

Zu den Bedenken gegenüber der Cloud gehört die Frage der Sicherheit. Die Verfügbarkeit gilt als großer Vorteil, insbesondere, wenn Nutzer mobile Geräte nutzen, wie Laptops, Tablets oder Smartphones. Doch kleine Unternehmen arbeiten oft mit stationären IT-Geräten. Lohnt sich die Anschaffung und die Schulung des Personals? Dieser Punkt betrifft Unternehmen ganz praktisch, denn es müssen Kosten und Nutzen sowie Risiko und Nutzen abgewogen werden. Die Antwort hängt auch von der Größe des Unternehmens und seinen Strukturen ab. Große Unternehmen und Konzerne mit tausenden von Mitarbeitern und meist mehreren Standorten sind anders aufgestellt als kleinere Betriebe mit wenigen Mitarbeitern an einem Standort. Die Strukturen und damit die Anforderungen sind sehr verschieden, obwohl sich die Aufgaben, die es zu lösen gilt, sehr ähnlich sind.

Beispiel Reklamationsbearbeitung

Die Cloud-Thematik lässt sich am Beispiel der Reklamationsbearbeitung illustrieren. Hier geht es im Kern darum, mit möglichst einfachen und dennoch sicheren Mitteln Informationen zwischen Kunden und Lieferanten auszutauschen, um die Produktqualität zu verbessern. Am besten lässt sich das Ziel erreichen, wenn die relevanten Daten allen am Reklamationsprozess Beteiligten und Befugten zentral zur Verfügung stehen, und eben nicht zeitintensiv aus einzelnen Dateien zusammengesucht werden müssen. Auch die Vereinfachung der Prozesse unterstützt das Ziel der verbesserten Qualität, sorgt für weniger Fehler und weniger Schulungsbedarf. Die Argumentation lässt sich in ähnlicher Weise für die Erstbemusterung ohne langwierigen E-Mail-Austausch und die erleichterte Verfolgung von Audit-Maßnahmen fortsetzen. Auch hier können Cloud-Dienste mit ihrem Online-Zugriff Prozesse abbilden und vereinfachen.

Normen, Erwartungen, Kosten

Die Pro-Argumente dürften die kleineren Unternehmen sehr gut kennen. Auch spüren sie die immer strengeren normativen Anforderungen und die Erwartungshaltung ihrer Kunden, diese zu erfüllen. Da die Kunden oftmals große Konzerne sind, erwarten diese eine zeitgemäße, digitale Art der Zusammenarbeit, für die sie die Regeln definieren. Schlüsselforderungen sind Transparenz, Berichterstattung, Analysen und Kennzahlen. Haben kleinere Unternehmen eine CAQ-Software im Einsatz, können sie beispielsweise die geforderten KPIs liefern, analysieren und Bericht erstatten. Jedoch ist die Software vielen kleineren Unternehmen zu teuer oder das Projekt zur Einführung selbst zu umfassend, um es mit den verfügbaren Ressourcen umzusetzen. So bleibt es bei Excellisten und womöglich einer fortschreitenden Ratlosigkeit und Resignation. In diesem Szenario könnten cloudbasierte Systeme die Lösung darstellen. Da sie die drei folgenden Effekte mitbringen.

Cloud-Systeme erlauben kleineren Unternehmen, IT-seitig zu ihren großen Kunden anschlussfähig zu bleiben. (Bild: ©Gorodenkoff/istockphoto.com)

Skalierbarkeit, weniger Risiko, OPEX

Unternehmen müssen nicht das gesamte Software-Paket kaufen, sondern können die IT-Leistungen aus der Cloud bedarfsgerecht skalieren, nach oben und nach unten. Das bedeutet, dass der Aufwand für die IT-Infrastruktur überschaubar bleibt. Die Devise lautet: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Zweitens werden Cloud-Dienste von Dienstleistern bereitgestellt, die das Risiko für Sicherheitsfeatures und Technologie-Updates reduzieren und die Betriebssicherheit verantworten. Außerdem können Unternehmen ihre Kosten steuern, wenn sie Cloud-Systeme einsetzen. Aus den festen Investitionskosten (Capex, Capital Expenditure) für den Erwerb der Software sowie laufenden Kosten für Betrieb und Wartung der Hardware werden Gebühren für die Nutzung der Software (Opex, Operational Expenditure). Die Flexibilität der Kosten entsteht durch das Bereitstellen der Software als Service (SaaS, Software as a Service).

Freiräume und Entlastung schaffen

Wollen Unternehmen auf Cloud-Software umstellen, müssen die meisten einige Changeprozesse durchlaufen. Das Ziel dabei sollte klar formuliert sein: Einfacher und effizienter zusammenzuarbeiten, um Mitarbeiter zu entlasten und Freiräume zu schaffen für die nächsten zukunftsweisenden Entscheidungen rund um die IT für das Kerngeschäft.

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