Unternehmen sollen ausschließen, dass Partner und Lieferanten samt Personal auf internationalen Sanktionslisten stehen. Denn die UN untersagt es, Einzelpersonen und Firmen, die unter Terrorverdacht stehen, wirtschaftliche Ressourcen jeglicher Art zur Verfügung zu stellen. Für solches Compliance-Screening gibt es Software.
(Bild: ©Syda Productions/stock.adobe.com)
Als Reaktion auf die Anschläge vom 11. September wurden zur Bekämpfung von Terrorismus Sanktionslisten eingeführt: Der UN-Sicherheitsrat reagierte mit der UN-Resolution 1373/2001, die alle Länder der Vereinten Nationen umsetzen müssen. In Europa geschah das mit EU-Verordnungen. Umgesetzt in nationale Gesetzgebung, verbieten sie es, terroristischen Organisationen und Einzelpersonen im In- und Ausland jegliche wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen sämtliche Vermögenswerte, Dienstleistungen, Güter oder auch Zertifikate. Die Sanktionslisten ersetzen Totalembargos gegen Staaten und richten sich gegen Firmen, Firmengeflechte und Einzelpersonen. Ziel ist es nicht nur dem Terrorismus, sondern auch dem Waffen- und Drogenhandel oder Schleuserbanden den Geldhahn zuzudrehen und Geldwäsche zu verhindern. Die USA geben über das Bureau of Industry and Security (BIS) und das Office of Foreign Assets Control (OFAC) Sanktionslisten heraus, die bis zu 300 Mal im Jahr angepasst werden. Dazu kommen Listen der EU, der UN und weltweit aus Ländern wie Kanada, Japan oder Australien. Die Zahl von Datensätzen, Listen und Updates steigt stetig: 2019 gab es weltweit 30 Listen und mehr als 110.000 Datensätze. 2020 wurden mehr als 600 Updates durchgeführt.
Da die Verbote an Personen und Organisationen und nicht an Regionen oder Länder geknüpft sind, sind alle Unternehmen verpflichtet, bei jedem Geschäftskontakt ein Sanktionslisten-Screening durchzuführen, unabhängig vom Land, in dem der Kunde, Lieferant oder Handelspartner sitzt. Oft sind sich Unternehmen über diese Pflichten nicht im Klaren oder erkennen die Brisanz nicht. Viele glaubten beispielsweise, die Regelungen des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu den Sanktionslisten beträfen nur den Export. Doch es gibt auch in Deutschland gelistete Firmen. Demnach muss auch, wer nichts zu verzollen hat, jeden Geschäftspartner prüfen. Auch die Kunden von Autovermietungen, Pächter oder das eigene Personal, sogar Betriebsrentner, unterliegen der Prüfpflicht. Strafen für Verstöße liegen bei bis zu 10 Jahren Freiheitsentzug bei vorsätzlichem Verstoß und Geldstrafen bis zu 500.000? bei fahrlässigem Verstoß. Unternehmen laufen zudem Gefahr, ihren Ruf zu schädigen und ihre Geschäftspartner zu verlieren, wenn sie durch Unachtsamkeit selbst auf einer Sanktionsliste geführt werden.
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Der einmalige Abgleich mit den Sanktionslisten zu Beginn einer Zusammenarbeit reicht nicht einmal aus. Firmen müssen über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg nachweisen können, dass ihre Partner nicht auf Listen stehen. Das erschwert eine manuelle Prüfung. Unternehmen können stattdessen auf Software zurückgreifen, wie sie etwa das Unternehmen Sapper aus Kempen anbietet. Dessen Tool Domino ermöglicht, dass für das Geschäftspartner-Screening weltweit alle verfügbaren Listen tagesaktuell gepflegt werden – auf Basis von Veröffentlichungen jeweiligen Behörden. Bei Aktualisierungen stößt die Software automatisch neue Prüfungen an. Das gilt auch für die in SAP-Software integrierten Anwendungen von Sapper. Bei allen Geschäftsvorgängen, die im ERP-System abgebildet werden, kann ein Screening mit dem Beginn des Workflows erfolgen – Prozessschritte wie Angebot, Bestellung und Lieferschein erzeugen Belege, die geprüft werden müssen. Auch CRM-Systeme können an ein Frühwarnsystem angebunden werden. Die Prüfung muss über ein Reporting nachweisbar sein. Nun gibt es aber auch Geschäftsvorgänge, die nicht oder spät im ERP-System abgebildet werden, aber dennoch prüfungsrelevant sind. Unterstützt etwa im Produktionsprozess ein kleinerer Dienstleister mit einer sekundären Partnerrolle im Ablauf, werden dabei eventuell keine Stammdaten hinterlegt und eine Sicherheitslücke entsteht. Auch Human Ressources und Vertrieb sind womöglich betroffen. Wird beispielsweise ein Bewerber zum Gespräch eingeladen, ist dieser im Vorfeld zu prüfen.
Relevant sind darüber hinaus die internationalen Handelsklauseln Incoterms (International Commercial Terms). Die Incoterm EXW (Ex Works) besagt z.B., dass ein Verkäufer seine Ware ab Werk verkauft. Gelangt der Kunde nach der Abholung auf eine Sanktionsliste, ist der Verkäufer davon unbehelligt. Liefert er dagegen nach Incoterm DAP (Delivered At Place) muss sichergestellt sein, dass der Kunde auch noch beim Empfang der Ware sauber ist. Die Prüfung des Lieferscheins reicht hier nicht aus.
Die Software von Sapper kann auch bereits zu Beginn einer Zusammenarbeit mit Ad-hoc Checks prüfen, ob potenzielle Partner auf Sanktionslisten stehen. Für den Einkauf bedeutet das eine Prüfung zu Beginn des Kontakts, für den Vertrieb am Anfang der Akquise und für HR nach der Erstauswahl der Bewerber. Verpflichtend wird die Prüfung dann ab Ausschreibung bzw. Angebotsversand oder Gesprächseinladung eines Kandidaten. Auch jene Geschäftsvorgänge außerhalb des ERP-Systems, etwa Aktivitäten der Geschäftsführung wie Beraterverträge, Absichtserklärungen (Letter of Intent, LOI), Vermietung und Verpachtung, Anlagenverkäufe und Dienstleistungen können geprüft werden.
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Aufgrund der Vielzahl der notwendigen Überprüfungen ist eine möglichst geringe Fehlerquote wichtig. Denn bei Treffern werden Geschäftsprozesse blockiert und Abläufe verriegelt. Die Fehlerquote des Sapper-Tools liegt nach Anbieterangaben bei 0,1 bis 0,3 Promille. Insgesamt werden mit Sapper-Software mehr als 84 Millionen Transaktionen weltweit Tag für Tag geprüft. Der Algorithmus scannt Wörter und Buchstaben einzeln und soll damit Hör- und Schreibfehler wie Buchstabendreher ausgleichen können. Bei schlechten Listen kann er Treffer liefern, wenn Buchstaben fehlen oder anders lauten.
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