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Routine automatisieren, Normkonformität sicherstellen

Normenwächter bei der Folienherstellung

Polymerfolien stehen selten im Vordergrund, sind aber Hightech-Produkte. Um die hohen und variablen Fertigungsanforderungen einzuhalten und nachweislich zu prüfen, setzt die EK-Pack Folien GmbH auf das Managementsystem IMS Professional von ConSense.

Bild: EK-Pack Folien GmbH

Bild: EK-Pack Folien GmbH

Die 1977 gegründete EK-Pack Folien GmbH mit Sitz im Allgäu entwickelt und fertigt Polymerfolien, die vor allem in der Lebensmittelindustrie, aber auch für pharmazeutische und kosmetische Produkte sowie für technische Anwendungen eingesetzt werden. Die Hochbarrierefolien, die das Unternehmen in einer Vielzahl von Materialkombinationen herstellt, sind Hightech-Produkte. In immer dünnerer Ausführung, dabei extrem strapazierfähig, vereinen sie unterschiedliche funktionelle Schichten und verschiedene Veredelungen, die auf die Anforderungen der Auftraggeber abgestimmt sind. Bereits 2010 entschieden sich die Verantwortlichen bei EK-Pack ein softwarebasiertes Integriertes Managementsystem einzuführen, das alle Normen und Standards unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenführen sollte. „Uns war besonders wichtig, die Prozess- und Dokumentenpflege über ein zentrales System zu regeln“, sagt Marco Ziegler aus der Geschäftsführung der EK-Pack Folien.

Software pocht auf Standards

Die Wahl fiel auf die Software des Aachener Unternehmens Consense. Deren Integriertes Managementsystem IMS Professional wurde im März 2011 installiert. Es vereint die Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO9001:2008 – inzwischen in der Revision aus 2015 – mit dem BRC Global Standard für Verpackung und Verpackungsmaterialien sowie dem Energiemanagementsystem nach ISO50001:2011. Die Software sorgt dafür, dass die vorgegebenen Standards zur Dokumentation der verschiedenen Regelwerke lückenlos eingehalten werden. Sie bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routineabläufe, stellt systematisch Informationen bereit und überwacht geltende Normvorgaben. Am Standort Ermengerst-Wiggensbach kommt die Software im gesamten Unternehmen zum Einsatz. Die Unternehmensprozesse wurden dazu mit dem integrierten Modellierungs-Tool abgebildet und mit den verantwortlichen Stellen und Dokumenten verbunden. Meldet sich nun ein Mitarbeiter im System an, werden auf einem personalisierten Startbildschirm die notwendigen Informationen zusammengestellt. Das schafft Transparenz im Hinblick auf Zuständigkeiten, Abläufe, Schnittstellen, anstehende Aufgaben und einzuhaltende Termine. „Besonders praktisch ist, dass sich die Lese- und Zugriffsberechtigungen bei Consense IMS gut steuern lassen. Es muss nicht jeder alles im System sehen können, sondern nur das, was für ihn relevant ist“, erklärt Martin Färber, Leitung Qualitätsmanagement bei EK-Pack. Jeder Mitarbeiter nutzt sowohl personenbezogene Inhalte wie Urlaubsanträge als auch arbeitsplatzbezogene Informationen. Dabei gewährt das System stets Zugriff auf die aktuell freigegebene Version von Prozessen und Dokumenten, sodass die Aktualität sichergestellt ist. Das System erfasst außerdem die Historie aller Aktivitäten, z. B. Änderungen, Prüfungen und Freigaben. Bei Statusänderungen erhalten alle betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung.

 (Bild: ConSense GmbH)

(Bild: ConSense GmbH)

 (Bild: ConSense GmbH)

(Bild: ConSense GmbH)

Workflows automatisch steuern

Das Integrierte Managementsystem vereinfacht den Arbeitsalltag von EK-Pack vor allem durch eine automatisierte Workflow-Steuerung von Routineaufgaben, die anstehende To-Dos direkt an die damit beauftragten Kollegen weiterleitet. Über eine Anbindung an das Modul ConSense Maßnahmenmanagement wird die terminbezogene Bearbeitung aller Aufgaben überwacht. Gerade für wiederkehrende Maßnahmen hat sich dies als sehr zeitsparend erwiesen. So finden beispielsweise bei EK-Pack monatliche Abteilungsbegehungen statt, bei denen u.a. der Zustand von Anlagen und Gebäude kontrolliert wird. Dabei werden vorgegebene Checklisten abgearbeitet. Die Abteilungsleiter stellen ihre Berichte danach ins System. Die daraus hervorgehenden erforderlichen Maßnahmen werden direkt in das Maßnahmenmanagement und die Wiedervorlage übernommen. „Das System ‚erzieht‘ uns zu einer termingerechten Umsetzung. Denn bei Terminüberschreitungen werden die von uns zuvor festgelegten Eskalationsstufen eingeleitet. Wird nicht reagiert, meldet sich das System. Und es ist einfacher, die anstehenden Aufgaben dann zu erledigen, als die Erinnerungen abzustellen“, schmunzelt Martin Färber. Besonders praktisch findet der Qualitätsmanager außerdem, dass sich Verlinkungen in das System einbinden lassen. „Man kann zu den Prozessbeschreibungen z.B. Normkapitel hinterlegen. Das trägt dazu bei, das Verständnis für bestimmte Vorgehensweisen zu fördern. Denn gelegentlich gibt es Diskussionen bezüglich bestimmter Abläufe, die möglicherweise auf den ersten Blick etwas umständlich erscheinen. Mit Verweis auf die Norm steigt die Akzeptanz. Gleichzeitig regt dies auch zum Hinterfragen an – und damit zu konstruktiven Änderungsvorschlägen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“, sagt Martin Färber.

Zum Nutzen motivieren

Die Einführung des Integrierten Managementsystems stieß bei der Belegschaft von EK-Pack durch spürbare Arbeitserleichterung schnell auf Akzeptanz. „Wir haben ein bisschen nachgeholfen: Die verschiedenen Dokumente gab es nach und nach nur noch in elektronischer Form. Dadurch konnte niemand mehr die Nutzung des Systems umgehen. Das Interesse der Mitarbeiter lässt sich leicht wecken, wenn man zusätzlich Informationen bereitstellt, die über starre QM-Inhalte hinausgehen. Bei EK-Pack verbreiten wir auf diese Weise alle firmeninternen News, z.B. Infos zum anstehenden Firmenjubiläum oder zu bevorstehenden Kundenbesuchen“, erklärt der Qualitätsmanager. Auch im Arbeitsalltag des QM-Leiters hat sich das System bewährt. „In Kundengesprächen oder in Audits kann ich meine Gesprächspartner oft damit verblüffen, dass ich zu eben gestellten Fragen die Antwort direkt auf Knopfdruck in Form eines Berichts oder einer Aufstellung aus dem System ziehe.“

 (Bild: ConSense GmbH)

Einsatz und Instandhaltung von Prüfmitteln lassen sich mithilfe der Software organisieren. (Bild: ConSense GmbH)

Mitwachsendes System

Das System ist seit seiner Einführung kontinuierlich mit den Bedürfnissen von EK-Pack mitgewachsen. So wurde es unter anderem durch das Modul Prüfmittelmanagement ergänzt, das dabei unterstützt, die in der Produktion der Hochbarrierefolien eingesetzten Prüf- und Messmittel nach den Vorgaben der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO9001 zu überwachen, überprüfen, kalibrieren oder zu eichen. Dazu zählen bei EK-Pack Feinwaagen, Zugprüfmaschinen und Messgeräte zur Bestimmung des Folienprofils. Mit diesen Geräten wird die Dicke der Folien über die gesamte Fertigungsbreite des Materials ermittelt. Schwerlastwaagen stellen das Gewicht der Folienrollen fest, das später relevant für die Abrechnungen ist. Auch Siegelgeräte, die in Folientests eingesetzt werden, um Siegelnähte herzustellen, zählen zu den regelmäßig kontrollierten Prüfhilfsmitteln. „Diese Aufgabe muss in bestimmten Zeitabständen neben den eigentlichen Tätigkeiten miterledigt werden und hat uns früher sehr aufgehalten“, sagt Martin Färber. Heute hat das Modul ConSense Prüfmittelmanagement diese Arbeit erheblich vereinfacht und beschleunigt. Dazu wurden die bei EK-Pack eingesetzten Prüfmittel und Prüfhilfsmittel einmal im System als Vorlage angelegt. Mit dem Modul lassen sich nun u.a. Überwachungstermine und -intervalle, Reparatur- und Anschaffungskosten sowie Ausfall- und Produktivzeiten der Prüfmittel erfassen. Auf Knopfdruck können unterschiedliche Auswertungen abgerufen werden, die in anschaulicher Darstellung, z.B. in Form von Grafiken, den Inhalt auf einen Blick erfassbar machen.

Wirkt nach innen und außen

Die Einführung des Integrierten Managementsystems hat sich bei EK-Pack als wirkungsvolles Instrument zur Sicherung der Kundenzufriedenheit und des Unternehmenserfolgs bewährt. Denn nur mit strukturierten und standardisierten Prozessabläufen – von der Produktentwicklung über den Kundenkontakt bis hin zum Versand der Hightech-Folien – sind die vielfältigen Anforderungen, vor denen ein modernes Unternehmen heute steht, aus Sicht der Verantwortlichen zu bewältigen. Und so berichtet die Geschäftsleitung, dass mit der Umstellung auf das softwarebasierte System ein deutlich wahrnehmbarer Ruck durch das Unternehmen ging. Mit Rückblick auf die eigenen Erfahrungen hat Martin Färber noch einen Tipp für jene, die über die Einführung eines ähnlichen Systems nachdenken: „Bei der Einrichtung der Prozesse sollte man sich auf das Wichtigste beschränken. Man neigt anfangs dazu, bis ins kleinste Detail zu gehen, vergisst aber gern, dass es viel Arbeit macht, diese nicht unbedingt notwendigen Details zu pflegen – oder sie wieder loszuwerden.“

Bild: EK-Pack Folien GmbH

Ohne strukturierte Maßnahmen zur Absicherung der Produktqualität ist auf dem Weltmarkt kaum noch zu bestehen. Bei EK-Pack hat man sich dieser Herausforderung daher früh gestellt. (Bild: EK-Pack Folien GmbH)


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