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Mit Workflows die Prozesse lenken

Komplexe Arbeit agil verrichten

Mit Workflows die Prozesse lenken

Unternehmen müssen schnell auf neue Bedingungen reagieren. Doch die Funktionsdichte der führenden IT-Systeme und ihre Verknpüfung mit internen und externen Geschäftsnetzen bremst benötigte Agilität eher aus. Workflow-Management hilft, die Komplexität aktueller Systeme mit dem Bedürfnis nach Beweglichkeit zu vereinbaren.

 (Bild: @aydinmutlu/iStockphoto.com + Bearbeitung durch PSI) [1]

(Bild: @aydinmutlu/iStockphoto.com + Bearbeitung durch PSI)

Unternehmen müssen auf immer kürzere Innovations- und Produktzyklen reagieren. Anpassungen an Wertschöpfungsketten und Arbeitsprozesse gilt es, permanent und schnellstmöglich zu realisieren. Kosten und Qualität dürfen unter dem Tempo nicht leiden. Das klassische Fließband mit seinen physischen Einschränkungen ersetzen daher immer mehr produzierende Unternehmen durch dynamische Systeme. Dadurch steigt der Digitalisierungs- und Automationsgrad in der Fertigung kontinuierlich – und mit ihm die Komplexität der IT. Hierin liegt die Herausforderung. Agile Prozesse benötigen agile Softwarelösungen. So sollte die Programmierung von Prozessen in Softwarelösungen leicht möglich sein, damit sich Unternehmen projektbezogen die geeignete Anwendung maßschneidern können. Über Workflows lässt sich das erreichen.

Systeme modellieren Arbeitsabläufe

Mit Workflows sind modellierte Arbeitsabläufe gemeint. So fächern Workflows komplexe Prozesse in ihre einzelnen Bearbeitungsschritte auf und legen fest, wer was wann zu tun hat. Dabei lassen sich Regeln und zeitliche Abfolgen unternehmensspezifisch und flexibel gestalten. Bezogen auf ein ERP-System oder ein MES bedeutet das: Integrierte Workflow-Funktionalitäten versetzen Anwender in die Lage, individuelle Prozesse Schritt für Schritt zu erfassen, zu strukturieren und zu ändern. Ist ein Prozess erst einmal modelliert, kann er ausgeführt werden, was zu deutlich verkürzten Entwicklungszyklen führt. In der Vergangenheit musste hierfür in der Regel programmiert werden. Die Abbildung und Steuerung von Prozessen erleichtern etwa die Umsetzung rechtlicher Vorgaben und länderspezifischer Regeln. So werden Lieferungen erst dann freigegeben, wenn alle definierten Bedingungen erfüllt sind. Ähnliches gilt für Workflows, die bei Störungsmeldungen und deren Bearbeitung greifen: Fällt eine Maschine aus, wird automatisch die Produktionsplanung angepasst. So erhält das Instandhaltungsteam einen entsprechenden Auftrag, der Vorarbeiter eine Meldung, um seine Arbeiter neu einzuteilen, und auch den Fabrikmonitor für das Management bestückt das System automatisch mit den Störungsinformationen. Ein letzter beispielhafter Blick in die Praxis: Im Rahmen eines KVPs beschließt ein Team, erst die Liegezeit und dann den Arbeitsplatz zu erfassen, um den Materialfluss zu optimieren. Folglich muss es die eingesetzten IT-Systeme entsprechend anpassen, was mit Workflows schnell und einfach gelingen kann – angefangen bei der Modellierung über erforderliche Tests bis zur Einsatzfähigkeit. Für die Prozessmodellierung empfehlen sich vor allem grafische Tools, etwa Java-basierte Workflow-Management-Systeme, die auch ohne Programmierkenntnisse zu nutzen sind. Die Geschäftsprozesse werden häufig in der Spezifikationssprache Business Process Model and Notation definiert und dokumentiert.

Komplexität bewältigen

Workflow-Funktionalitäten können Unternehmensprozesse in verschiedenen Bereichen vereinfachen und vereinheitlichen. Vielfältig sind daher auch die Effekte: Dazu zählen verkürzte Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die wiederum für eine erhöhte Produktivität sorgen. Gleichzeitig lassen sich durch die optimierte Planung und Steuerung Stillstandzeiten verkürzen und Lagerbestände reduzieren, was Kosten spart. Mitarbeiter spüren vor allem eine verringerte Komplexität ihrer alltäglichen Arbeitsschritte. So führt ein Workflow-basiertes IT-System Anwender mittels relevanter Informationen durch den Prozess. Zudem werden Prozesse bei verständlicher Visualisierung besser nachvollziehbar und viele Fehlerquellen verringert.

Workflow statt Programmieren

Viele Softwarelösungen machen es ihren Anwender vergleichsweise schwer, darin hinterlegte Workflows eigenständig anzupassen. Anpassungsprogrammierungen sind oft teuer und kosten Zeit. IT-Werkzeuge mit integrierter Workflow-Funktionalität können Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Prozesse eigenständig und recht zügig zu optimieren und zu steuern – und so den immer kürzeren Produkt- und Innovationszyklen Herr zu werden.