Das Integrierte Managementsystem von Hermetic

Information auf Qualität gelenkt

Mit der weltgrößten Spaltrohrmotorpumpe mit Explosionsschutz konnte Hermetic-Pumpen für Aufsehen sorgen. Um bei der Entwicklung und Fertigung der Spezialpumpen erforderliche Normen und Vorgaben möglichst effizient umzusetzen, setzt der Hersteller aus Gundelfingen auf ein Integriertes Managementsystem.

Hermetic-Pumpen ist als Entwickler und Hersteller von hermetischer Pumpentechnik auf Spaltrohrmotorpumpen spezialisiert. Diese Nischenprodukte werden weltweit für extreme Einsatzbereiche und kritische Fördermedien eingesetzt. Das Besondere dieser Produkte: Motor und Pumpe werden als fest verbundene Einheit hergestellt. Damit sind keine dynamischen Dichtungen erforderlich, die Leckagen ausbilden könnten. Insbesondere bei der Förderung giftiger, explosiver und allgemein umweltbelastender Medien greifen Unternehmen zu diesen Systemen. „Unsere Pumpentechnologie nach API 685 – eine Spezifikation, die den Einsatz von dichtungslosen Kreiselpumpen in Raffinerien und in der Petrochemie standardisiert – macht einen Kälte- und Wärmetransport in einem Temperaturspektrum zwischen -120 bis +450°C bei hohen Dampf- und Systemdrücken möglich. Damit eignen sich unsere Pumpen ideal für Branchen wie die Öl-, Gas- oder Chemieindustrie“, erläutert Matthias Ufer, Beauftragter für das Integrierte Managementsystem und Leiter der Qualitätssicherung bei der Hermetic-Pumpen GmbH. Hermetic beschäftigt etwa 800 Mitarbeiter in Deutschland und seinen Niederlassungen in China und den USA. Die Produktion findet am Stammsitz in Gundelfingen sowie am chinesischen Standort statt.

System sichert Qualität

Das Qualitäts- und Umweltmanagement sichert das Unternehmen seit 2019 mit einem IT-basierten Integrierten Managementsystem. Die Software ConSense IMS Enterprise der ConSense GmbH aus Aachen ist auf den Bedarf von Organisationen mit mehreren Standorten und komplexeren Strukturen zugeschnitten. Zu den wichtigsten Anforderungen, die Hermetic an ein softwarebasiertes Managementsystem stellte, zählten u.a. ein einfacher, anwenderfreundlicher Zugriff für die Mitarbeiter, die Unterstützung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), die Möglichkeit der Verschlagwortung von Inhalten für ein schnelles Auffinden von Dokumenten sowie die Einbindung aller gängigen Dokumentenformate. „ConSense IMS Enterprise erfüllt diese Vorgaben. Ausschlaggebend für unsere Entscheidung für diese Software waren außerdem die einfachen Anforderungen an die IT zur Installation des Systems, die Einbindungsmöglichkeit von Datenschutzmanagement sowie die transparente Abbildung der verschiedenen Rollen, welche die Mitarbeiter im Unternehmen einnehmen“, so der Leiter der Qualitätssicherung.

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Normen und Regelwerke

Anfang 2018 begann der Aufbau des neuen QM-Systems bei Hermetic. ConSense IMS Enterprise bildet quasi unbegrenzt viele Normen und Regelwerke ab und übernimmt die revisionierte Verwaltung und Lenkung von Dokumenten und Prozessen. Die Prozesse und Verfahren werden im System entsprechend der realen Abläufe als Flussdiagramme dargestellt. Die Schritte werden mit den verantwortlichen Stellen im Unternehmen verbunden und Zugriffsberechtigungen festgelegt. Zugehörige Dokumente und weiterführende Informationen werden in den Prozessen hinterlegt. Die Prozessmodellierung übernahm Matthias Ufer anfangs eigenhändig, inzwischen herrscht hier Arbeitsteilung, wie er beschreibt: „Weil sich die Prozesse sehr einfach im System erstellen lassen, haben wir in den verschiedenen Abteilungen System-Redakteure geschult, welche nun die Berechtigung haben, dies für ihre eigenen Bereiche oder Abteilungen durchzuführen, sodass die Qualitätssicherung zur Freigabe nur noch die Konformität prüfen muss.“

Mitarbeiter gut informiert

Jeder Anwender wird auf seiner personalisierten Startseite über anstehende Aufgaben und relevante Informationen benachrichtigt und gelangt von hier aus zu weiteren benötigten Informationen. Prüf- und Freigabeabläufe regelt das System durch festgelegte Workflows, die den individuellen Abläufen im Unternehmen angepasst worden sind.

Rechtssicherheit gestiegen

Der Einsatz des softwarebasierten Managementsystems hat den Beschäftigten an vielen Stellen Erleichterungen im Arbeitsalltag verschafft. Dokumente, die Konformität mit verschiedenen Normen und Vorgaben z.B. der ISO9001 und ISO14001 nachweisen, lassen sich jetzt auf Knopfdruck zusammenstellen. Auch die Verteilung durch die QM-Software spart Zeit. Der Managementsystem-Beauftragte schildert: „Wir haben im Unternehmen eine große Vielfalt an Dokumenten, u.a. für den Bereich Arbeitssicherheit. Unsere Betriebsanweisungen zeigen potenzielle Gefahren auf, z.B. in der Montage, und schreiben Vorsichtsmaßnahmen inklusive erforderlicher Schutzausrüstung vor. Die Unterweisungen müssen zielgerichtet an die entsprechenden Arbeitsplätze verteilt und dort zuverlässig zur Kenntnis genommen werden. Das neue System, das diese Dokumente automatisiert an die betreffenden Beschäftigten leitet und gegebenenfalls deren Kenntnisnahmen dokumentiert, unterstützt uns nicht nur beim Schutz unserer Mitarbeiter, sondern gibt uns auch mehr Rechtssicherheit.“

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Modulares System

Die Anwendung ist modular aufgebaut: Die Basissoftware lässt sich so den Bedürfnissen der Nutzer anpassen. Maßnahmen-, Audit- und Kennzahlenmanagement sind einige der verfügbaren Erweiterungen. Bei Hermetic werden die Module Schulungs- und Qualifikationsmanagement eingesetzt. Das ConSense Schulungsmanagement unterstützt Unternehmen entlang der kompletten Prozesskette der Personalentwicklung – von der Planung über die Beantragung und Genehmigung von Schulungen, der Dokumentation und Wirksamkeitsbewertung bis hin zum automatischen Zertifikatsausdruck.

Corona-Schulung abgebildet

Die Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Weiterbildung über eLearning-Einheiten wie Tutorials und Multiple-Choice-Tests zu erstellen und durchzuführen. Hermetic hat diese Möglichkeit etwa zur Vorsorge und Information in Pandemie-Zeiten genutzt. Führungskräfte konnten so jederzeit nachsehen, welche ihnen unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Lerneinheit bereits bearbeitet hatten. Insgesamt sind die Mitarbeiter zufrieden mit dem Umstieg auf die IMS-Software, sagt Matthias Ufer: „Das neue System hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Wir können es unserem Bedarf sehr gut anpassen und haben damit eine hohe Akzeptanz unter unseren Mitarbeitern erreicht.“