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Robotic Process Automation bei der Härterei Reese

Robotic Process Automation bei der Härterei Reese

Ohne neue Software zu datenbasierten Entscheidungen

Die IT-Landschaft der Härterei Reese hat sich über viele Jahre durch unterschiedlichste Lösungen zersplittert. Daten aus unterschiedlichen Systemen mussten manuell zusammengetragen werden. Mit Robotic Process Automation (RPA) kann das Unternehmen nun belastbare Business-Daten aus ihren Systemen ziehen – ganz ohne neue Software.

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH [1]

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH

Wie profitabel ist welche Maschine? Wie entwickelt sich der Kundenbedarf, und wie lang sind die Durchlaufzeiten tatsächlich? Fragen, die die Härterei Reese an ihren vier Standorten in Bochum, Brackenheim, Chemnitz und Weimar über viele Jahre mit aus unterschiedlichen Systemen stammenden Kennzahlen aus unterschiedlichen Systemen heraus beantwortet hat. Inzwischen setzt das Unternehmen auf ein automatisches Verfahren, um diese Daten aus der eigenen IT-Landschaft zu gewinnen – obwohl diese nie auf umfangreiche Datengewinnung ausgelegt war.

„Auf Grund des Ermittlungsaufwandes haben wir zum Teil auch geschätzt“, beschreibt Jörg Döllekes, zusammen mit Gerhard Reese Geschäftsführer des Standortes Bochum, „zum Beispiel, um Angebote zu schreiben.“ Auf der einen Seite setzt die Härterei Reese auf Know-how, auf Erfahrung und Fachwissen und auf der anderen Seite musste die Härterei otf auf Intuition, und Bauchgefühl setzen. Der Grund dafür liegt im Wachstumsprozess der Firma: „Natürliches, organisches Wachstum über Jahrzehnte hält ein Unternehmen zwar gesund, führt aber oft auch zu einer zersplitterten IT-Landschaft“, beschreibt Sebastian Kollmar, Managing Data Analyst bei der Industrial Analytics Lab GmbH (IAL) in Bochum. Das Unternehmen berät mittelständische Unternehmen bei Themen wie Digitalisierung und Datenanalyse.

Unterschiedliche Datenquellen

„Wie bei vielen anderen mittelständischen Unternehmen auch, hatte die Härterei Reese viele verschiedene Datenquellen, wie zum Beispiel aus dem ERP und aus anderen Anwendungen. Doch diese Daten wurden nur teilweise ausgewertet und miteinander verknüpft, und das auch noch per Hand“, so Kollmar. Abteilungsleiter trugen manuell Statistiken per Excel zusammen.

„Diese Zahlen wollte ich schneller haben, auf Knopfdruck“, beschreibt Geschäftsführer Döllekes, „und standardisiert. Daher bin ich auf das IAL zugegangen.“ Für diesen Zweck bietet das IAL Robotic Process Automation (RPA) an. Mit diesem Verfahren können Unternehmen ein großes Bild aus verschiedenen Datenquellen gewinnen. Quellen, die keine oder die falschen Schnittstellen haben und oftmals manuell ausgewertet und verknüpft werden müssen.

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH [2]

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH

Daten automatisch zusammentragen

„Mit unseren Werkzeugen für Robotic Process Automation gelingt diese Handarbeit automatisch“, beschreibt Sebastian Kollmar. Dabei bedient eine Software die verschiedenen Subsysteme einer zersplitterten IT-Landschaft genauso, wie ein Mensch es tun würde — mit Maus und Tastatur.

Die Eingaben finden allerdings nur innerhalb der Software statt. Ein solches Tool ist in der Lage, rund um die Uhr verschiedene Enterprise-Relationship-Programme, Maschinendaten, Personal- oder Finanz- und Buchhaltungsdaten zu bedienen und Daten zusammen zu tragen.

Das bei Reese eingesetzte RPA-Skript sammelt jeden Morgen um sechs Uhr verschiedene Daten, bündelt diese und setzt sie miteinander in Korrelation. „Damit sammeln wir unter anderem Daten über Aufträge und Bauteile, die angeliefert wurden; ebenso verknüpfen wir die Informationen, was damit an welchen Anlagen gemacht und wann die Teile ausgeliefert wurden“, so Kollmar.

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH [3]

Bild: Industrial Analytics Lab GmbH

Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage

Das Skript findet so Antworten auf Fragen unterschiedliche Fragen, beispielsweise, wie viel Umsatz die Härterei mit einem spezifischen Kunden macht oder wie hoch sind die Kosten sind. Die Abteilungsleiter bekommen durch das RPA täglich einen Report der wichtigsten Kennzahlen, ebenso die Geschäftsführer. „So erkennen wir, wie profitabel welche Anlage ist“, beschreibt Jörg Döllekes, „und erkennen Trends, welche Bearbeitungsverfahren für welche Kunden interessant werden. Wir finden mit RPA tagesaktuell heraus, wie unsere Durchlaufzeiten für welches Verfahren sind und identifizieren Schwankungen. Diese Zahlen sind die Grundlage für Optimierungen, als Einstieg ins Lean Management.“

Mit den Ergebnissen aus der RPA haben sowohl Abteilungsleiter als auch Geschäftsführer eine Grundlage für Entscheidungen. „Das sorgt für mehr Sicherheit“, sagt Sebastian Kollmar, „und spart Arbeitszeit. Die Zahlen sind auch fehlerfrei, was ein menschlicher Sachbearbeiter nicht unbedingt garantieren kann.“ Mit der Fleißarbeit des RPA-Skripts bleibt der Leitungsebene mehr Zeit, um Ideen zu entwickeln – auf der Grundlage gesicherter Zahlen.

„Letztendlich ermöglicht unser RPA-Skript eine Art Business Intelligence System, nur ohne die hohen Investitionskosten, die zum Beispiel mit einem neuen ERP einher gehen“, resümiert Kollmar. „RPA kommt auch mit älteren Systemen klar, die nie dafür vorgesehen waren, Daten per Schnittstelle an andere Software zu exportieren. Für uns ist RPA eine Brücke für kleine und mittlere Unternehmen in die professionelle Datenanalyse.“