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Logistik

IT-unterstützte Fahrer

Das Leben der Auslieferungsfahrer erleichtern und die Prozesse vereinfachen – das war der Wunsch der Lütvogt Gruppe, als sie sich nach einer mobilen Software-Lösung für ihre Getränkelogistik umsah. Das Projekt wurde ein Erfolg und Lieferscheine aus Papier sind nun passé.

Bild: Commsult AG

Bild: Commsult AG

Die Friedrich Lütvogt GmbH & Co. KG, ansässig in Wagenfeld, Niedersachsen, beschäftigt derzeit etwa 180 Mitarbeiter. Das Unternehmen schöpft aus einem Mineralbrunnen und vertreibt ein großes eigenes Produktportfolio. Zudem ist Lütvogt als Dienstleister in den Bereichen Abfüllung für hochwertige, nachhaltige Mehrweggetränke und Logistik für viele namhafte Unternehmen tätig. Auch die 1.500 Großhandelsartikel werden durch einen gemeinsamen Fuhrpark ausgeliefert. Die Situation vor der Einführung einer mobilen Software-Lösung war für die Fahrer und Logistiker schwierig. So konnte es vorkommen, dass ein Fahrer mit Lieferscheinen der Auburg Quelle (dem firmeneigenen Produkt), dem Getränkefachgroßhandel und von diversen Lohnfüllkunden einen einzigen Kunden belieferte. Ein Kunde hatte oftmals mehrere Konten bei der Lütvogt-Gruppe. Der Fahrer konnte nicht wissen, welches Leergut auf welches Konto gutgeschrieben werden sollte. So kam es immer wieder zu Verwirrungen. Auch mussten die abgeschlossenen Touren immer manuell rückerfasst werden. Dieser Prozess kostete viel Zeit und war sehr anfällig für Fehler, Zahlendreher, übersprungene Zeilen oder unleserliche Zahlen und Bemerkungen.

Das Ende der Zettelwirtschaft

„Es musste etwas geschehen“, sagt Rainer Schwittay, Leiter Logistik bei der Lütvogt Gruppe. „Unsere Abläufe wurden immer komplexer und so suchten wir nach einer Lösung. Ein befreundetes Unternehmen machte uns auf die Standardsoftware Ontego von der Commsult AG aufmerksam. Wir konnten dann auch vor Ort die Software live erleben und waren sofort von der Flexibilität beeindruckt.“ Nachdem sich das Unternehmen auf dem Markt umgesehen hatte, ist die Entscheidung zugunsten Ontego gefallen. Vor allem die Flexibilität im Bereich der Hardware und die individuellen Möglichkeiten innerhalb der Software trugen maßgeblich zur Entscheidung bei. Die konkrete Aufgabenstellung hierbei war die automatisierte Beleg-Rückerfassung und der Wegfall der manuellen Lieferscheine. Dennoch musste die Abwicklung der Barzahler gewährleistet sein. Auch der Wunsch nach einer automatisierten Leergutzuordnung auf die jeweiligen Kundenkonten wurde erfüllt. So erarbeiteten die Commsult AG und Lütvogt gemeinsam eine passende Lösung – abgestimmt auf das bestehende ERP-System.

Mitarbeiter zufrieden

Die Einführung von Ontego verlief weitestgehend reibungslos. Alle auftretenden Schwierigkeiten konnten schnell und unkompliziert gelöst werden. „Wir haben uns anfangs selbst das Leben schwer gemacht“, berichtet Schwittay. „Als wir 2009 starteten, haben wir zu Beginn parallel den Papierlieferschein beibehalten. Das führte dazu, dass das neue System nicht richtig genutzt wurde. Erst mit der endgültigen Umstellung auf das neue System profitierten alle von den Vorteilen.“ Lieferscheine konnten nun automatisiert rückerfasst und das Leergut der Kunden direkt dem richtigen Konto gutgeschrieben werden. Neben der immensen Zeitersparnis werden unnötige Rückfragen und Reklamationen vermieden. Auch die Abwicklung von Barzahlern wurde deutlich vereinfacht. „Mit Ontego wurde der komplette Ablauf der Auslieferung und die anschließende Rückerfassung sowie die Abfertigung von Barzahlern mobilisiert. Ein großer Gewinn für uns und auch die Mitarbeiter“, freut sich Schwittay. „Auch unsere Kunden akzeptierten sofort, dass sie nun nicht mehr die klassischen Lieferscheine, sondern nur noch einen Bon erhielten“.

Der Auslieferungsprozess

  • Ontego nutzt die im ERP-System verfügbaren Funktionen und Prozesslogiken. Anpassungen im bestehenden ERP-System sind überflüssig, denn es werden nur die für den jeweiligen Prozessschritt notwendigen Daten übertragen.
  • Für die Leerguterfassung und -kontrolle stehen vorbelegte Leergutlisten zur Verfügung, die den Prozess stark vereinfachen. Mit der Schnellerfassungsmaske kann der Fahrer alle Artikel direkt dem richtigen Konto zubuchen. Fehler werden durch automatische Check-Routinen auf dem Gerät sofort erkannt. Alle Daten werden nach Eingabe vom mobilen Endgerät direkt in das ERP-System übertragen.
  • Alle Abrechnungsprozesse sind mit Ontego vollständig elektronisch abgebildet. Der Kunde erhält nach seiner Unterschrift einen breiten Bon, der alle Informationen enthält. Auch Barzahlungen lassen sich einfach abwickeln. Mit der Synchronisation am Betriebshof werden alle Lieferscheine mit Unterschriften als PDF- oder TIFF-Datei im ERP-System hinterlegt.
  • Mit dem Ontego Designer, einem grafischen Tool als fester Bestandteil der Plattform, wird die Basis-Lösung für die Prozesse in der Getränkelogistik angepasst. Zusammen mit dem Kunden wird so die entsprechende mobile Anwendung kreiert.

Die Flotte ist mobil

Derzeit sind vierzehn Fahrzeuge mit mobilen Industriegeräten ausgerüstet, für das Abholergeschäft sind drei weitere Geräte im Einsatz. Als Endgerät wird das Motorola Workabout Pro4 zusammen mit einem Zebra Mobile RW-420 Drucker genutzt. „Seit wir Ontego umfassend nutzen, hat sich die Qualität und Flexibilität der Prozesse verbessert“, sagt Schwittay. Die Mitarbeiter hatten zu Beginn etwas Angst vor dem unbekannten Gerät. Doch diese war unbegründet: Alle konnten die Anwendung direkt intuitiv bedienen. Ab dann gab es keine Probleme mehr. „Jeder konnte die Software nach einer sehr kurzen Einarbeitung sicher nutzen“, berichtet Schwittay. „Und alle merkten sehr schnell, welche große Zeitersparnis das für den Einzelnen auf den Touren bedeutete.“ Als die Commsult 2015 einen Fahrer der Lütvogt Gruppe einen Tag für ein Fotoshooting begleitete, bekam dieser als Requisite ein Smartphone mit der Demoversion der nächsten Generation von Ontego für Getränkelogistik. Die erste Reaktion: „Ich will das haben!“. Der 59-jährige Fahrer war sofort in der Lage, diese Version mit der typischen Smartphone-Oberfläche zu bedienen. Mehr noch: Die moderne Touch-Oberfläche erinnerte ihn an sein privates Handy und gewohnte Apps. Und sein Wunsch nach mehr Modernität auf seinen Touren sollte ihm bald erfüllt werden.

Investition hat sich gelohnt

Bereits nach weniger als zwölf Monaten hatte sich die Investition in Hard- und Software amortisiert. Und nun, nach fast acht Jahren im täglichen Einsatz, sind Neuinvestitionen geplant. Schwittay sagt: „Durch unsere ständig wachsende Komplexität wäre ein Arbeiten ohne Ontego zum jetzigen Zeitpunkt nur sehr schwer umzusetzen.“ Im Sommer 2017 wird daher die gesamte Flotte von Lütvogt, nun auch inklusive der Gabelstapler im Lager, mit modernen Smartphones und der neuen Getränkelogistik-Lösung ausgestattet. „Das Papier muss endlich runter vom Stapler“, sagt Schwittay. Nur so können die LKWs auch an der Rampe deutlich schneller abgefertigt werden. Insgesamt 23 neue mobile Geräte werden das tägliche Geschäft nochmals deutlich beschleunigen und flexibler gestalten. Zum Einsatz werden die Outdoor-fähigen Samsung XCover 3 kommen, da sie sehr robust und günstig sind.

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Bild: Commsult AG



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