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"Wir sehen den starken Wunsch nach Integration"

Dokumentenmanagement-Systeme stammen aus dem kaufmännischen Bereich, doch auch die Produktion kann von der systematischen Aufbereitung von Dokumenten profitieren. Welche Einsatzgebiete sich für Fertiger anbieten und worauf Unternehmen bei der Anschaffung einer solchen Lösung achten sollten, erklärt Docuware-Vorstand Jürgen Biffar.



Bild: Docuware

IT&Production: Ein Dokumenmanagement-System umfasst mehr als nur die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Welche Aufgabe kann DMS für produzierende Unternehmen übernehmen?

Jürgen Biffar: Die Einsatzgebiete von Dokumentenmanagement-Lösungen sind auch auch im Produktionsprozess vielfältig. Beispielsweise benötigt die Produktion Ausschreibungsunterlagen oder Pläne aus der Produktionsvorstufe, mit denen sich die Fertigung gezielt im Prozess steuern lässt. Dabei übernimmt ein DMS eher eine passive Rolle: Die Benutzer greifen lediglich auf die Dokumente zu. Das System kann aber auch in einem Workflow Prozesse steuern und etwa zu erledigende Aufgaben auflisten. Ein weiteres Anwendungsgebiet stellt eine Art Fertigungsauftragsmappe dar, die Informationen für einen bestimmten Prozess oder Fertigungsschritt für einzelne Kollegen oder Abteilungen bereitstellt. Ein wirtschaftlicher Nutzen besteht daher in der effizienten Steuerung von Prozessen: Eine solche Workflow-Steuerung spart Zeit und stellt sicher, dass etwa Service und

Wartung mit aktuellen Unterlagen arbeiten.

IT&Production: Wie grenzt sich DMS zu anderen Lösungen wie Enterprise Content Management oder Produktdatenmanagement ab?

Biffar: Das Dokumentenmanagement stellt eine Teilmenge des Enterprise Content Management dar und umfasst die elektronische Archivierung, erweitert um die Verwaltung lebender Dokumente. Zusätzlich gehört zum Dokumentenmanagement das Steuern von Prozessen mithilfe von Dokumenten. In Zusammenhang mit dem Thema weborientiertes Dokumentenmanagement spricht man von Enterprise Content Management. Aus unserer Erfahrung überschneiden sich jedoch Dokumentenmanagement und ECM zu 90 Prozent. Im Vergleich zu Produktdatenmanagement ist das Dokument für DMS?immer die zentrale Informationseinheit, während ein PDM auf die einzelnen Datensätze sieht.

IT&Production: Welche Systemfunktionen fragen Fertiger derzeit verstärkt bei Ihnen nach?

Biffar: Im produzierenden Gewerbe sehen wir den ungebrochen starken Wunsch nach Integration. Anwender wollen möglichst mit webbasierten Technologien arbeiten, um den

Arbeitsaufwand an den einzelnen Arbeitsplätzen so gering wie möglich zu halten. Dabei wird aber meist nur eine Anzeige per Browser gesucht, echte Online-Lösungen werden zwar verstärkt nachgefragt, den Trend sehen wir allerdings im Produktionsbereich noch nicht. Die Unternehmen haben ein ausgeprägtes Bedürfnis, Betriebsgeheimnisse zu wahren, und auf der anderen Seite einen hohen Integrationsbedarf mit In-Haus-Anwendungen.

IT&Production: Worauf sollte ein produzierendes Unternehmen bei der DMS-Auswahl achten?

Biffar: Für Industrieunternehmen sollte ein DMS gut wachsen können. Meistens beginnt ein Betrieb in einem bestimmten Bereich mit DMS?und weitet die Lösung dann auf andere Abteilungen aus. Zweitens sollte das System gut mit anderen Anwendungen im Unternehmen zusammenarbeiten: Strukturierte und unstrukturierte Unterlagen sollen aus den unterschiedlichen Prozessstufen geordnet

zusammengeführt werden können.

IT&Production: Für welche Abteilungen eignet sich das DMS?

Biffar: Traditionell kommen die meisten Systeme im Finanzbereich zum Einsatz. Inzwischen nutzen auch Vertrieb und Produktion intergierte DMS-Lösungen. Der Vertrieb erstellt Spezifikationen für ein Produkt, die die Produktion benötigt. Umgekehrt muss der Vertrieb etwa bei Gewährleistungsfragen auf technische Unterlagen aus der Entwicklung zugreifen. Damit vernetzen sich die unterschiedlichen Bereiche. Etwas abgegrenzt stellt sich hingegen der Personalbereich dar.

IT&Production: Wie lässt sich Datenintegration etwa hin zu ERP oder CAD am besten umsetzen?

Biffar: Unser Weg ist es, Schnittstellen so universell wie möglich zu gestalten. Um Dokumente auszutauschen, kommen systemeigene Druckfunktionen genauso zum Einsatz wie spezifische Schnittstellen. Dazu bieten wir unter anderem Entwicklungswerkzeuge und Webdienste an. Bei unserem neusten Produkt ‚Smart Connect‘ kann der Anwender nach kurzer Konfiguration per Knopfdruck die zur aktuellen Maske gehörenden Unterlagen anzeigen lassen. Die Verknüpfung von DMS und CAD erfolgt seltener. Meist fließen hier nur Dokumente etwa zu Versionsständen ins DMS.

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