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Weltweit harmonisierte Geschäftsprozesse

Weltweit harmonisierte Geschäftsprozesse

Für die Harmonisierung von Unternehmenssoftware in allen Niederlassungen muss ein Unternehmen zunächst seine Prozesse prüfen. Als Vorteile winken zuverlässiges Reporting, sinkender Administrationsaufwand sowie Erleichterungen bei System-Betrieb und Wartung. Das größte Optimierungspotential findet sich allerdings in den wertschöpfenden Kernprozessen – wie das Beispiel des Kaminbauers Schiedel zeigt.

Bild: Schiedel

Mittelständische Betriebe expandieren organisch oder mittels Akquisitionen, um sich international aufzustellen. Dabei erwerben sie nicht nur Standorte und Mitarbeiter, sondern auch IT-Systeme, die oftmals auf landesspezifische Anforderungen zugeschnitten sind. Je mehr sich diese Systeme unterscheiden, desto schwieriger wird es, Unternehmensprozesse über Ländergrenzen hinweg zu optimieren. Will ein Unternehmen die Einzellösungen der Länder beibehalten, müssen Schnittstellen geschaffen werden, um Daten automatisiert entnehmen zu können. Der Aufwand für Implementierung und Pflege entsprechender Interfaces kann extrem hoch sein. Zudem liegen landesspezifischen Systemen häufig unterschiedliche Definitionen und Strukturen zugrunde: Die eine Landesgesellschaft mag ihre Verkäufe nach Materialien aufteilen, während die andere nach Kundengruppen oder Regionen auswertet. Die daraus resultierenden Zahlen sind für unternehmensweite Reportings und Prozessoptimierungen kaum zu gebrauchen.

Zentrales System für klare Strukturen

Alternativ bietet es sich an, die Geschäftsprozesse und -systeme im Rahmen einer Harmonisierung der Enterprise Ressource Planning-Systeme (ERP) zu vereinheitlichen. Dabei werden lokale Lösungen durch ein zentral gehostetes und verwaltetes System ersetzt. Das schafft klare Strukturen für das Berichtswesen und verspricht Vorteile für die Effizienz von Arbeits- und Geschäftsprozessen. Wenn Mitarbeiter der Landesgesellschaften ihre Daten in einem System verarbeiten, erübrigen sich etwa Excel-Lösungen oder andere Workarounds. Aufwand und Kosten für die Administration sinken.

Diskutieren IT-Leiter und Geschäftsführer darüber, welches System für ein Harmonisierungsprojekt in Frage kommt, sollten Unternehmen ihre Anforderungen genau prüfen, um herauszufinden, welche Lösung diese am besten erfüllen kann. Viele mittelständische Unternehmen befürchten, ein umfassendes System sei zu groß, zu wenig agil und zu teuer. Ob das zutrifft, hängt allerdings von den unternehmenseigenen Anforderungen ab. Schlanke Mittelstandslösungen sind oft verlockend, da sie sich leicht an einfache lokale Anforderungen anpassen lassen. Dafür müssen Anwender mitunter Schwächen im Reporting und in der Wiederverwendbarkeit von Funktionalitäten in Kauf nehmen – als Folge können die Systeme oft nicht mit dem Unternehmen ‚mitwachsen‘.

Templates für multinationale Unternehmen

Im Gegensatz dazu sind ‚große‘ ERP-Lösungen wie die Systeme von SAP grundsätzlich generisch und industrieneutral konzipiert und basieren auf einer komplexen Architektur. Kleinere Unternehmen mit wenigen Standorten und geringer Prozesstiefe benötigen diese Komplexität häufig nicht. Für multinationale Organisationen mit höheren Anforderungen an die Supply Chain kann dieser Ansatz jedoch äußerst attraktiv sein. Denn viele kleinere Systeme stoßen ab einem bestimmten Anforderungsniveau an ihre Grenzen und sind nicht in der Lage, alle Produktionsvarianten oder kundenindividuellen Fertigungen korrekt abzubilden. Sobald die Supply Chain detaillierter beplant werden muss, wird das zum Problem.

Insbesondere für internationale Organisationen empfiehlt sich SAP ERP aufgrund eines möglichen Template-Ansatzes. Damit kann ein Unternehmen den größten Teil der benötigten Funktionalitäten als Prozessvorlagen abbilden, die anschließend in allen Gesellschaften eingesetzt werden. So lassen sich Strukturen mit geringerem Aufwand kopieren und ausrollen. Es entsteht eine einheitliche Basis über Ländergrenzen hinweg. Daher entschied sich die Schiedel Gruppe, europäischer Marktführer für Schornsteinsysteme und Anbieter von Belüftungstechnik, für eine ERP-Harmonisierung mit dem System des Walldorfer Softwarekonzerns.

Im Unternehmen herrschte eine historisch gewachsene IT-Landschaft vor, die sich sowohl in den Länderorganisationen als auch am deutschen Standort aus verschiedenen Systemen zusammensetzte. Eine durchgehende Beplanung der Lieferkette war nicht möglich, das Reporting aufwändig. Jede Zahl musste in jedem Land manuell für das Berichtswesen der Gruppe aufbereitet werden. Johannes Kistler, CFO Schiedel AG, erinnert sich: „Die erste Überlegung war, den Schwerpunkt auf die Optimierung des Reportings zu legen. Wir erkannten jedoch, dass das weitaus größte Optimierungspotential in den Kernprozessen liegt und hier nur ein grundsätzlich einheitlicher Ansatz zielführend ist. Auf diese Art und Weise gehen wir von einem maßgeblichen Wettbewerbsvorteil durch Optimierung unserer Prozesse und der ERP-Landschaft aus.“

Der Einsatz von Templates im Unternehmenssystem kann auch dazu beitragen, Fertigungsprozesse über Ländergrenzen hinweg zu vereinheitlichen. Dabei ist genaues Abwägen gefragt, welche lokalen Prozesse beibehalten, und welche standardisiert werden sollen. Bild: Schiedel

Detaillierte Prozessanalyse erforderlich

Um festzustellen, welche Prozesse vereinheitlicht werden können, ist eine detaillierte Prozessanalyse erforderlich. Da die Know-how-Träger des operativen Geschäfts in der Regel in den Landesgesellschaften zu finden sind, empfiehlt es sich, die Geschäftsvorgänge möglichst vor Ort in Augenschein zu nehmen. Idealerweise sollten Unternehmen hier auf die Unterstützung eines ERP-Dienstleisters zurückgreifen, der dazu in der Lage ist, Standardprozesse und notwendige Abweichungen effizient zu identifizieren.

Ein Beispiel dafür stellen abweichende Fertigungsvarianten für ähnliche Produkte im Kontrast zu den Fertigungsverfahren dar, die im ERP-System vorzusehen sind. Anonyme Massenfertigung etwa kann auf Basis verschiedener Kriterien wie Lagerbestände oder erwarteten Absätzen geplant werden. Auch wenn der Geschäftsführer einer Landesgesellschaft darauf beharrt, dass seine Serieneinzelfertigung komplett anders funktioniert als die im Nachbarland, muss diese Aussage nicht zwingend zutreffen. Hier wird deutlich, dass eine System-Einführung nicht als technisches Projekt verstanden werden darf.

Mit der Gestaltung des Templates wandern Verantwortlichkeiten zur Zentrale, was eine stark eingebundene Führung sowie professionelles Change Management verlangt. Globale Templates sollen an den Kernprozessen ausgerichtet, lokale Anpassungen möglichst gering gehalten werden. Bei Schiedel war es möglich, 80 Prozent aller Funktionalitäten durch globale Templates abzudecken. Kistler erklärt: „Die wichtigsten Anforderungen liegen in unseren großen Landesgesellschaften mit Komplexität in der Produktion und Warenwirtschaft. Lokale Anpassungen sind vor allem im Vertriebsbereich mit unterschiedlichen Marktanforderungen sowie im Finanzbereich aufgrund gesetzlicher Vorgaben notwendig.“

Zentrales System flexibler als Einzellösungen

Ein mit agilen Methoden eingerichtetes ERP-System mit harmonisierten Prozessen erlaubt wesentlich mehr Agilität im Business als landesindividuelle Einzellösungen. Will ein Unternehmen kurzfristig auf Änderungen des Marktes reagieren oder in neue Geschäftsfelder vorstoßen, muss es die dafür nötigen Anpassungen nur einmal am zentralen System-Template vornehmen. Anschließend kann es die Innovationen für alle Länder identisch zur Verfügung stellen. Agilität als Entwicklungsmethode, Agilität in Geschäftsprozessen und der Template-Ansatz sind also eng miteinander verbunden. Für Schiedel sind das wichtige Eigenschaften.

Das Unternehmen entwickelt beständig neue Geschäftsfelder. Baute Schiedel in der Vergangenheit hauptsächlich Schornsteine, bietet es heute auch individuell gefertigte Lüftungssysteme mit Energiemanagement an. Mit dem zentralen ERP-System bildet das Unternehmen diese sehr unterschiedlichen Prozesse im Template ab und gibt sie dann den Landesgesellschaften vor. Auch das Vorgehen zur Implementierung wurde agil gewählt: Standardprozesse werden vorgestellt, im System nach Anwenderbedarf eingestellt und getestet. Hierdurch wird von Anfang an im System gearbeitet, der Dokumentations- und Planungsaufwand im Projekt sinkt, die Einführung erfolgt zügiger. Dazu sind aber ein starkes Projektmanagement, Mitarbeiterschulungen und Change Management unabdingbar. Sowohl die technologische als auch die Managementberatung sind maßgeblich für den Projekterfolg.

Im Übrigen erlaubt ein unternehmensweites System, unrentable Geschäftsbereiche zu identifizieren, etwa indem Teilbilanzierungen Aufschluss über die Rentabilität eines neuen Segments geben. Die zentralen Vorteile einer solchen Prozessharmonisierung liegen in der Optimierung von Supply Chain und Lagerbeständen, der Produktion, hier insbesondere Kapazitätsplanung und Optimierung von Losgrößen, sowie einer effizienteren Beplanung und Steuerung des Vertriebs. Wenn ein Template die Arbeitsweisen im Unternehmen definiert, können neue Akquisitionen kurzfristig auf die vorhandene ERP-Plattform umgestellt werden. Damit folgen sie der gleichen Logik und unterliegen der gleichen Transparenz wie alle anderen Konzerngesellschaften.