Im Umgang mit Assets und Equipments setzen viele Unternehmen auf die Equipment-Lebenszyklus-Analyse. Doch was ist darunter zu verstehen, was nutzt sie und wie setzt man eine solche Analyse auf? Ein detaillierter Leitfaden für optimierte Instandhaltungs- und Serviceprozesse.
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Unter Equipments oder Assets sind im industriellen Kontext Sachanlagen zu verstehen, also materielle Vermögensgegenständen wie Maschinen, Anlagen, Fahrzeuge und Gebäude. Ein Equipment-Lebenszyklus beschreibt die Phasen im Lebenszyklus einer Sachanlage. Der Equipment-Lebenszyklus beginnt üblicherweise mit der Planung, in der zunächst der Bedarf für ein Equipment ermittelt wird und setzt sich über die gesamte Nutzungsdauer bis hin zur Entsorgung des Equipments fort. Dabei durchläuft das Equipment zwischen Planung und Entsorgung für gewöhnlich die Phasen Engineering, Beschaffung, Inbetriebnahme, Betrieb und Austausch, manchmal auch Upgrade, Retrofit oder Überholung. Im Rahmen des industriellen, anlagennahen Equipment Managements betrachtet insbesondere der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) bei der zugrundeliegenden Definition nur den bestimmenden Teil des Equipment-Lebenszyklusses: den Betrieb und die Instandhaltung. Eine Equipment-Lebenszyklus-Analyse beschreibt den Ablauf innerhalb des Anything-Relationship-Managements (XRM), bei welcher der vollständige Lebenszyklus eines Equipments abgebildet und im Anschluss auf das Optimierungspotential hin untersucht wird. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der Ausarbeitung ankommt und welche Faktoren neben den Lebenszyklus-Abschnitten von Maschinen und Anlagen zu berücksichtigen sind.
Die Analyse soll Unternehmen helfen, das Optimierungspotenzial entlang des Lebenszyklusses einer Maschine oder Anlage aufzudecken. Diese Erkenntnisse gilt es bei der Umsetzung beispielsweise im Zuge der digitalen Transformation des Unternehmens zu berücksichtigen. Dabei ist es essenziell für Hersteller, Kenntnis über die Verfügbarkeit, Nutzung und Qualität des eigenen Equipments zu haben. Eine Equipment-Lebenszyklus-Analyse kann angewendet werden, indem der Equipment-Lebenszyklus zunächst als linearer Verlauf visualisiert wird. Dafür gehen Anwender den gesamten Lebenszyklus eines Equipments gedanklich entlang und stellen diesen anhand von zwei Dimensionen grafisch in einer sogenannten Equipment-Lebenszyklus-Matrix dar.
Von links nach rechts werden hier alle Stationen abgebildet, die ein Equipment während seines Lebenszyklusses durchläuft. Dieser Zyklus beginnt schon vor der eigentlichen Inbetriebnahme, umfasst geplante und ungeplante Ereignisse sowie Ersatz- und Verschleißteile. Meist endet dieser mit der Entsorgung oder dem Austausch des Equipments. Dabei gilt für jeden Schritt: Je genauer die Beschreibung und Abgrenzung zum vorherigen Schritt, desto detailliertere und aussagekräftigere Ergebnisse liefert die Analyse.
Die vertikale Achse stellt die Analyseebenen dar. Zunächst ist es wichtig, die Aufgaben, die in jedem Schritt anfallen, genau zu beschreiben. Das gibt einen Überblick darüber, welche Personen und Tools jeweils involviert sind. Zusätzlich werden in diesem Rahmen der Aufwand und Erfolg betrachtet und gegenübergestellt.
Digitalisierungspotenzial im Service von Maschinen (Bild: Remberg GmbH)
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Jede Analyse wird für ein bestimmtes Equipment oder einen Equipment-Typ erstellt. Hierbei sollten Anwender genau auf die Funktionsweise und Bedürfnisse eines Equipment-Lebenszyklus eingehen. So kann es sein, dass die Schritte der Equipment-Lebenszyklus-Analyse von einem Equipment unbrauchbar für ein anderes sind. Das heißt, dass ein Unternehmen mit mehreren Maschinentypen bzw. Anlagen nicht zwangsläufig mit einer universellen Equipment-Lebenszyklus-Analyse auskommen kann, sondern diese individuell erstellen sollte. Als Lohn für die einzelnen Arbeitsschritte steht dem Unternehmen eine Gesamtansicht der installierten Basis zur Verfügung, anhand der sich etwa Digitalisierungspotential ableiten ließe. Den Erfahrungen des XRM-Softwareanbieters Remberg zufolge reicht es jedoch meistens, einmalig eine fundierte Equipment-Lebenszyklus-Analyse zu erstellen und die Unterschiede innerhalb der Equipment-Lebenszyklus-Matrix für die unterschiedlichen Equipment-Typen festzuhalten. Letztlich sind dann doch oft ähnliche IT-Systeme und Personen involviert, wenn Service, Wartung und Instandhaltung von unterschiedlichem Equipment beginnt.
Wer eine Lebenszyklus-Analyse anlegen möchte, muss zunächst ein Reihe von Fragen beantworten:
Ist der Rahmen geklärt, können Unternehmen damit beginnen, das Equipment-Lebenszyklus-Analyse-Team zusammenzustellen. Auch wenn nicht alle Mitarbeitenden direkten Kontakt zum Equipment haben, sollten möglichst verschiedene Abteilungen in diesem Team für die Analyse vertreten sein. Diese Unterscheiden sich nach Beschaffenheit des Unternehmen meist deutlich. Bei Herstellern und Servicepartnern zählen etwa Service-Innendienst, -Außendienst, Geschäftsführung und IT-Abteilung dazu. Bei den Betreibern sind es die Instandhaltungsteams, die Bediener der Maschine etc. Auch Mitarbeitende ohne Maschinenkontakt können hier wertvolle Einblicke und neue Betrachtungswinkel liefern. Sie werden zudem dafür sensibilisiert, bei jedem Arbeitsschritt das Equipment im Hinterkopf zu behalten. Die Serviceleiterinnen und -leiter sollten jedenfalls ihre Einschätzung beisteuern, da sie über fundiertes Wissen verfügen, was die installierte Basis betrifft. Auch die Servicetechnikerinnen und Monteure bringen in der Regel zielführende Perspektiven ein, da sie die praktischen Bedürfnisse und Anforderungen gut kennen. Aus der IT-Abteilung kommt nützlicher Input zu Möglichkeiten und Grenzen der Verfügbarkeit, Verarbeitung und Auswertung von Daten. Externe Berater können in individuellen Fällen dabei helfen, einen objektiven Blick ohne die sogenannte Betriebsblindheit beizusteuern.
Im nächsten Schritt sollte das Analyse-Team z.B. im Rahmen eines Workshops zusammenkommen, um einen ersten Entwurf in Richtung Equipment-Lebenszyklus zu erarbeiten. Dabei ist es ratsam, einen Moderator festzulegen, der die Fragen stellt und die jeweiligen Antworten des Teams notiert. Welche Schritte durchläuft das Equipment entlang seines Lebenszyklusses von vor der Inbetriebnahme bis zum Lebenszyklusende? Welche Parteien, Organisationen, Personen, IT-Systeme und Prozesse sind involviert? In diesem Schritt geht es dabei um den ersten groben Entwurf. Statt viel Zeit und Ressourcen zu investieren, ist es an dieser Stelle ausreichend, einen zwei- bis dreistündigen Termin mit dem Analyse-Team vorzunehmen. Die Erarbeitung eines richtungsweisenden Fahrplans steht hier im Vordergrund, welcher sich formlos mithilfe eines Flipcharts oder in Form von Post-its darstellen lässt.
Nach dem Brainstorming folgen die Hard Facts. Hier geht es darum, die vorher besprochenen Teilschritte mit Zahlen, Daten und Fakten so genau wie möglich zu belegen. Wie oft füllt der Servicetechniker jährlich den Servicebericht aus, wie lange braucht er dafür und wer verarbeitet diesen? Sind die Berichte noch papierbasiert? Müssen die Berichte noch beim Kunden ausgedruckt, danach unterschrieben, wieder eingescannt und händisch vom Backoffice ins ERP-System übertragen werden? Ein repräsentativer Servicefall kann als Blaupause dienen, die benötigten Daten zu ermitteln, etwa die Dauer einzelner Aufgaben. Diese Arbeit scheint zunächst kleinschrittig, zeigt im Nachgang aber detailliert auf, wo Optimierungsbedarf besteht. Datenquellen können interner und externer Natur sein. Erfahrungsberichte von Servicepartnern können genauso hilfreich sein, wie Daten aus den eigenen Reihen im Service-Außendienst oder aus dem Instandhaltungsteam.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass in vielen Fällen mit nur 20 Prozent Einsatz ein 80-prozentiges Ergebnis erzielt werden kann. Dieser Grundsatz findet auch im industriellen Servicepotenzial Anwendung. Dabei werden die Potenziale nach der Reihenfolge ihrer Bedeutung als Säulen in ein zweidimensionales Koordinatensystem (Pareto-Diagramm) eingetragen. Dies dient als Entscheidungsgrundlage, die es ermöglicht, wichtiges von unwichtigem Potenzial zu unterscheiden. Je mehr der Equipment-Lebenszyklus dabei in den vorherigen Schritten ausgestaltet wurde, desto einfacher fällt es in diesem Schritt, Knackpunkte zu identifizieren und Potenzial abzuleiten. Hier geht es darum, die Equipment-Lebenszyklus-Matrix zu analysieren und auf Auffälligkeiten und Potenziale hin zu untersuchen. Bei welchen Tätigkeiten entlang eines Equipment-Lebenszyklus lassen sich Mitarbeitende entlasten oder zusätzliche Serviceangebote für Kunden schnüren? Welche Prozesse, die heute noch händischen Aufwand für Ihre Mitarbeitenden bedeuten, können Sie optimieren und wie kann diese Lösung aussehen? Vor allem Unternehmen, die im Hinblick auf Digitalisierung und Servitization noch nicht so weit fortgeschritten sind, finden häufig viel Potenzial zur Effizienzsteigerung.
Für die Umsetzung sollte einen Fahrplan aufbereitet werden, der sich am ermittelten Potenzial orientiert und den Parteien Verantwortlichkeiten intern und extern zuzuweist. Die Zusammenstellung der Mitarbeitenden könnte ähnlich wie beim Analyse-Team verlaufen. Sinnvoll ist eine Projektleitung aus der Fachabteilung Service oder Instandhaltung. Die Umsetzung liegt in der Verantwortung von allen Abteilungen und Beteiligten des Projektteams und wird nur durch eine zielgerichtete Zusammenarbeit ermöglicht. Unternehmen sollten prüfen, ob die für die Umsetzung nötigen Ressourcen intern zur Verfügung stehen oder ob externe Dienstleistern hinzugezogen werden sollten. In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass das nötige Wissen im Umfeld von industriellen Equipments bzw. dem Service oder der Instandhaltung auch IT-seitig vorhanden ist. Außerdem ist es wichtig, dass die Geschäftsführung bei der Umsetzung die nötige Unterstützung zusichert.
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