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Vom Zeitmodell bis zur Schichtplanung

Den Personaleinsatz im Griff

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Umfassendes Anforderungsprofil

Die Anforderungen an die Zeitwirtschaftslösung gehen somit über die Abbildung der gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen sowie der Betriebsvereinbarungen hinaus. Zur Abbildung der Abläufe in der Software wurden die komplexen Details des Gesamtprojektes – bestehend aus Zeiterfassung, Zutritt, Personaleinsatzplanung und Workflow-Funktionalitäten – zunächst in einem Pflichtenheft erfasst. Die Einführung des Systems erfolgte im Testbetrieb in mehreren Bereichen des Unternehmens, darunter Contischicht, Gleitzeit und Teilzeit. Gleichzeitig wurden Beispielfälle in einem Testsystem abgebildet. Der Zugriff der Mitarbeiter und deren Selbstbestimmung sollten so nachhaltig gefördert werden. Die Einführung der Zeitwirtschaft mit dem Workflow erfolgte dabei vom Kick-off bis zum Livebetrieb in rund vier Monaten, kleinere Stolpersteine zu Projektbeginn konnten im engen Dialog zwischen Unternehmen und Softwareanbieter unmittelbar beseitigt werden. Inzwischen wird der Webclient von fast allen Mitarbeitern genutzt. „Gerade in Bereichen mit vielen Mitarbeitern stellt dies eine erhebliche Vereinfachung des Beantragungsverfahrens von Urlaubsanträgen etc. dar“, macht Hufenbach deutlich.


Die Personaleinsatzplanung kommt neben den Fertigungsbereichen auch im Versand zum Einsatz. Das Unternehmen profitiert dabei von schneller Planung und zuverlässigen Auswertungen. Bild: GFOS

Personaleinsatzplanung für zuverlässige Schichtplanung

Im Standort Arnsberg kommt die schichtbezogene Personaleinsatzplanung (PEP) in allen Fertigungsbereichen, darunter Kunststoffverarbeitung, Montage und Werkzeugbau sowie im Versand und der Instandhaltung zum Einsatz. Der Personaleinsatz wird auf Arbeitsplatzebene recht differenziert und detailliert geplant. Hierbei müssen Qualifikationen ebenso berücksichtigt werden wie verschiedene Schichtgruppen und die Planung von Zusatzschichten. „Uns ist wichtig, dass wir die richtigen Personen an der richtigen Maschine in der richtigen Schicht haben. Nur so können wir sicher sein, dass unsere zum Teil recht komplexen Produkte auch qualitätsgesichert gefertigt werden“, erläutert der Personalleiter. Die Einführung der PEP dauerte insgesamt drei Monate, einschließlich der Vorarbeiten, die vom Unternehmen geleistet wurden. Dank des projektbegleitenden, umfassenden Know-how-Transfers ist der Betrieb mittlerweile in der Lage, selbstständig Parametrierungen und Einrichtungen am System durchzuführen. So konnten beispielsweise der Projektleiter Personalwesen Marc Wenzel und Ingolf Böhmer, Projektleiter IT, den Rollout der Zeiterfassung für Mellert sowie den Rollout der PEP für weitere Fertigungsbereiche selbstständig durchführen. Die beiden Projektverantwortlichen haben zusammen auch die Dokumentation für die Mitarbeiter erstellt.

Zutrittsbereiche und -zeiten unter Kontrolle

Um ein einheitliches System im Unternehmen zu haben, setzt der Produktionsbetrieb auch bei der Zutrittskontrolle auf die Lösung des Essener Softwarehauses. Das Modul GFOS-Security übernimmt dabei die Zutrittskontrolle, um Werksgelände und Verwaltungsgebäude vor unberechtigtem Betreten zu schützen. Den Auslöser für die Anschaffung eines entsprechenden Systems lieferten Diebstähle und das Auffinden unberechtigter Personen auf dem Werksgelände. Diese Vorfälle gingen nach Einführung der Software deutlich zurück, denn das System gestattet dem Personal den Zutritt nur zu bestimmten Zeiten und mit dem passenden Ausweischip. Der Zutritt zum Verwaltungsgebäude ist so außerhalb der regulären Arbeitszeiten nur mit besonderen Berechtigungen möglich, die in der Personalabteilung vergeben werden.

Jährliche Einsparungen von 50.000 Euro

„Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der neuen Software“, erläutert der Personalleiter. „Insbesondere durch die Workflowfunktionalitäten haben sich große Zeitersparnisse ergeben. Zudem können durch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten Informationen zu den Arbeitszeiten sowohl von Mitarbeitern als auch von Vorgesetzten und Zeitbeauftragten jederzeit abgerufen werden.“ Auch wenn der gesamte Nutzen noch nicht abschließend bewertet werden kann, beziffert das Unternehmen die Einsparungen in der Personalabteilung durch die Arbeitsentlastung aktuell mit rund 50.000 Euro pro Jahr. Die erhöhte Datentransparenz zwischen den Abteilungen ist für das gesamte Unternehmen von großem Nutzen und erleichtert die Arbeit des Controllings deutlich. Hufenbach geht davon aus, dass sich das System nach etwa zwei Jahren amortisiert hat.


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