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Vom Zeitmodell bis zur Schichtplanung

Den Personaleinsatz im Griff

Lichttechnik ist das Kerngeschäft des Unternehmens BJB. Fassungssysteme und Klemmen gehören dabei genauso zum Portfolio wie Automatisierungslösungen. Um die unterschiedlichen Anforderungen an die Personaleinsatzplanung aus Werkhalle und Verwaltung abzudecken, setzt das Unternehmen ein modernes Workflow-System ein.

Bild: GFOS

Seit 140 Jahren ist das Unternehmen BJB in der Lichttechnik zu Hause. Das im Jahr 1867 gegründete Unternehmen beschäftigt rund 650 Mitarbeiter am Hauptsitz in Arnsberg und etwa 30 bei der Tochter Mellert in Bretten. Mit Petroleumleuchten nahm der Betrieb seine Tätigkeitauf, heute ist das Kerngeschäft die elektrische Verbindung zwischen Stromquelle und Lampe. Fassungssysteme, Klemmen und Schalter werden für Märkte in der ganzen Welt angefertigt. Außerdem entwickelt, baut und liefert der neue Geschäftsbereich ‚ADS Automation‘ kundenspezifische Anlagen zur Automatisierung der Leuchtenfertigung. Das dritte Standbein der Sauerländer sind Beleuchtungslösungen für Hausgeräte, die von nahezu allen bedeutenden Herstellern der Welt eingesetzt werden.

Im Unternehmen gilt der Leitsatz, mit kontinuierlichen Innovationen und weltweiter Präsenz stets die Nähe zum Kunden zu suchen sowie gemeinsam mit großen Entwicklungspartnern Fortschritte in der Licht- und Leuchtentechnik voranzutreiben. Diesen Anspruch hat BJB auch an die Software, die im Unternehmen eingesetzt wird. In beiden Betrieben befindet sich die Zeiterfassungslösung GFOS-Time im Einsatz. Das System löste die bestehende Zeiterfassung bei dem sauerländischen Zulieferer ab, da das Altsystem die gestiegenen Anforderungen an eine moderne Zeitwirtschaftslösung mit integriertem Workflow, Zutrittsverwaltung und Personaleinsatzplanung nicht mehr erfüllte. Die Entscheidung im Ausschreibungsverfahren fiel auf den Essener Anbieter GFOS, dessen Software die meisten Anforderungen des Lastenheftes abdeckte. Auch die Produktpräsentationen mit Fallbeispielen und der Besuch eines Referenzkunden konnten überzeugen. „Last-but-not-least waren wir auch vom guten Preis-/Leistungsverhältnis überzeugt“, erläutert Horst Hufenbach, Leiter Personal im Hause BJB.

Softwareunterstützung für unterschiedliche Zeitmodelle

Das IT-System für die Einsatzplanung muss dabei zahlreiche Zeitmodelle abbilden, die im Unternehmen nebeneinander existieren. So finden sich verschiedene Schichtsysteme mit Früh-, Spät- und Nachtschicht sowie unterschiedliche Arbeitsrhythmen. Dabei wird in fast allen Bereichen des Unternehmens in Gleitzeit gearbeitet, das gilt sowohl im kaufmännischen wie auch im gewerblichen Bereich. Gleichzeitig gibt es in einzelnen Abteilungen und bei den technischen Auszubildenden feste Arbeitszeiten. Hinzu kommen variable Schichtrhythmen und die Berücksichtigung von ‚Springern‘, die die Zeitmodelle der Software automatisch erkennen sollen.

Bei BJB werden Kostenstellen und Kostenarten am Zeiterfassungsterminal beziehungsweise mittels Workflow erfasst. Dadurch kann eine Bewertung der Personalzeit auf Basis von Tätigkeiten und Kostenarten durchgeführt werden. Kostenstellen sowie Kostenarten bilden so die Grundlage für ein umfassendes und projektgenaues Controlling. Zudem ermittelt das Unternehmen differenzierte Zuschläge für Mehrarbeit, Lärm, Samstags- und Sonntagszulagen sowie Bereitschaftsdienste. Diese Daten müssen sauber berechnet und für das Abrechnungssystem aufbereitet werden. Die Qualität der Lohndatenaufbereitung ist sehr wichtig, da für jede Abrechnung und vor allem Rückrechnung extra an den externen Entgeltabrechner gezahlt werden muss.

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