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Enterprise Resource Planning

„Volle Kontrolle gewonnen“

Die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH fertigt Maschinen und Anlagen speziell nach Kundenwunsch. Um über die einzelnen Aufträge sowie alle anderen relevanten Vorgänge den Überblick zu behalten, hat das Unternehmen ein ERP-System im Einsatz.

Bild: SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH

Bild: SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH

Die SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH hat sich auf die Produktion komplexer Handling-, Montage- und Transportanlagen spezialisiert und ist hauptsächlich für die Branchen Automotive, Lebensmittel- sowie Baustoffindustrie tätig. Das Unternehmen sei immer dann gefragt, so Geschäftsführer Jan Wolf, wenn Standardlösungen nicht weiterhelfen und es heißt, neue Wege zu gehen: „Egal welches Produkt der Kunde befördern oder montieren möchte, wir liefern den Automatisierungsprozess dafür.“

Exakter Überblick

Die SME kann sich hierbei mit der ERP-Software Deleco auf effiziente Arbeitsprozesse und einen stets exakten Überblick über alle Geschäftskennzahlen verlassen. Die Initialzündung für die Suche nach einem geeigneten ERP-System gab 2011 die bevorstehende Pensionierung des langjährigen Geschäftsführers Rainer Delch. Um eine solche Firmenübergabe reibungslos zu meistern und die Erfolgsgeschichte des Unternehmens weiterhin fortzuführen, bedarf es langfristiger Planung und nicht selten einer Anpassung der organisatorischen Strukturen – so auch bei SME. Basierten zuvor sämtliche Betriebsabläufe allein auf Excel-Listen, sollten alle Prozesse künftig transparent in einer Software-Lösung abgebildet werden. Ziel war es, der nächsten Generation den Start zu erleichtern und ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem alle Geschäfts- und Produktionsabläufe abgebildet, kontrolliert und gesteuert werden können.

Flexible Prozesse

Heute läuft bei SME kein Prozess mehr an der ERP-Software vorbei. Durchgängig begleitet die Lösung jedes Projekt durch alle Abteilungen im Unternehmen – beginnend mit dem ersten Schritt, der Angebotserstellung, über die Generierung von Stücklisten aufbauend auf den Konstruktionsdaten, bis hin zur Arbeitsplanung und Rückmeldung der aufgewendeten Zeiten sowie schließlich dem Druck des Lieferscheins und der Rechnungslegung. „Diese klaren Abfolgen haben unsere Arbeitsweise und Organisation positiv beeinflusst,“ beschreibt Jan Wolf, der die größte Herausforderung an seine Business Software allerdings darin sieht, die perfekte Balance aus geregeltem Workflow und Flexibilität zu finden. Denn, so der Geschäftsführer, der Bau einer Sondermaschine sei immer als Prozess zu verstehen. Nicht selten ergeben sich in der laufenden Fertigung zusätzliche Anforderungen, neue Lösungswege werden erprobt und hinzukommende Bauteile müssen hergestellt oder eingekauft werden. „Man muss einfach in der Lage sein, schnell und konstruktiv Lösungen zu entwickeln,“ verdeutlicht Geschäftsführer Jan Wolf die Anforderungen seiner täglichen Arbeitswelt weiter. „Daher muss auch unsere Software eine gewisse Beweglichkeit aufweisen, ohne aber das große Ganze aus dem Auge zu verlieren.“

Zahlreiche nützliche Funktionen helfen hierbei: Änderungen in der Konstruktion der Anlagen werden beispielsweise in Form nachträglicher Ergänzungen oder mithilfe verschiedener Technologievarianten abgebildet. Trifft zusätzlich bestelltes Material in der Warenannahme ein, kann dieses als ‚ungeplant‘ direkt dem entsprechenden Fertigungsauftrag zugeordnet werden und findet so auf kurzem Weg seinen Platz im System. Oder: Muss ein anderes Bauteil, als zunächst vorgesehen, eingesetzt werden, lassen sich problemlos die Artikel in der Disposition oder direkt im Fertigungsauftrag ersetzen. Somit bleibt die SME flexibel und behält dennoch stets den Überblick über die einzelnen Projekte sowie die dazugehörigen Daten und Positionen – auch für ein späteres Controlling ein immenser Vorteil. Darüber hinaus ist die ERP-Lösung für SME die Organisationszentrale in Sachen Timing, denn der Sondermaschinenbau ist nur ein Standbein des Betriebes. Parallel zu den Maßanfertigungen im Bereich Automatisierungstechnik, die mit eigener Konstruktion und Montage Laufzeiten bis zu einem Jahr aufweisen, ist das Unternehmen auch in der Lohnfertigung gefragt. Mit Auftragsarbeiten wie CNC-Fräsen und -Drehen, Schweißen oder Lackieren wird in der Fertigung ein extrem hoher Auftragsdurchlauf erreicht. „Terminkontrolle und eine perfekt abgestimmte Arbeitsplanung sind daher für uns besonders wichtig, vor allem, da der Zeitdruck seitens der Kunden stets zunimmt,“ erklärt Jan Wolf.

Bei SME läuft kein Prozess mehr an der ERP-Software vorbei. Durchgängig begleitet die Lösung jedes Projekt durch alle Abteilungen im Unternehmen. (Bild: SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH)

Bei SME läuft kein Prozess mehr an der ERP-Software vorbei. Durchgängig begleitet die Lösung jedes Projekt durch alle Abteilungen im Unternehmen. (Bild: SME Sondermaschinenbau Engelsdorf GmbH)

Kosten im Blick

Die strukturierte Arbeitsweise bietet einen weiteren, zentralen Vorteil für eine stabile Geschäftsentwicklung: den Rundumblick auf alle Kosten und Einnahmen. „Mit einer stichhaltigen Kostenauswertung steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens,“ sagt Jan Wolf. Die Voraussetzungen hierfür schafft das ERP-System mit einer lückenlosen Datenbasis. Von der ersten Zeichnung bis zu den einzelnen Fertigungsschritten in der Produktion werden sämtliche Arbeitszeiten erfasst. Die Rückmeldung dieser Zeiten erfolgt minutengenau über die entsprechenden Arbeitskarten. Darüber hinaus werden die Maschinenstunden in Form von Fertigungskosten sowie die Ausgaben für Einkaufsteile, Fremdvergaben oder Material zur Vervollständigung des Bildes direkt aus dem Einkauf herangezogen. All diese Daten analysiert die Kostenauswertung und stellt die Ergebnisse mittels Auswertungen und Diagramme zur Verfügung. Jan Wolf schätzt vor allem die stichtagsbezogene Betrachtung der Projektzahlen. Hierbei werden die im Auftragswert kalkulierten Kosten direkt den tatsächlich entstandenen Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt. „Durch den Soll-Ist-Vergleich habe ich stets den kostenmäßigen Projektstand parat und sehe sofort, ob die Kalkulation aufgeht oder sich Differenzen ergeben,“ sagt der Geschäftsführer. Ist letzteres der Fall, schließt sich meist der Blick in die Aufschlüsselung der Kostenbestandteile an. Anhand dieser Auswertung ist sofort ersichtlich, wie sich die Ausgaben zusammensetzen und ob beispielsweise die Material-, Fremdvergabe-, Projektaufgaben- oder Fertigungskosten für den Anstieg verantwortlich sind. Damit schafft die Software die Möglichkeit, frühzeitig zu reagieren. „Sind zum Beispiel die Maschinenstunden zu hoch, kann ich einen spezialisierten Mitarbeiter für einen Arbeitsschritt einplanen, um so Zeit und damit Arbeitskosten zu sparen,“ sagt Jan Wolf. Neben den tagesaktuellen Projektständen lassen sich Auswertungen selbstverständlich auch bezogen auf bestimmte Kalenderwochen, Monate oder Jahre erstellen.

Papierlos in die Zukunft

Derart gerüstet, blickt die SME zuversichtlich in die geschäftliche Zukunft. Auch Pläne in Bezug auf die noch intensivere Nutzung des ERP-Systems gibt es bereits: In Engelsdorf möchte man demnächst den Umstieg auf ein papierloses Büro wagen. „Der zentrale Speicherort in Deleco hat jegliche Arbeitswege, ob im Büro oder in der Werkhalle, drastisch verkürzt. Unsere Aktenordner führen wir eigentlich nur noch aus Nostalgie,“ berichtet der Geschäftsführer, der mit dem kompletten Verzicht auf die Ablage in Papierform auf noch mehr Effizienz in der täglichen Arbeitspraxis hofft. Die revisionssichere Archivierung der Dokumente managt die Lösung dann im Zusammenspiel mit einem verlässlichen Dokumentenmanagementsystem. Und der ursprüngliche Plan, mit einer Business Software die Arbeitsprozesse transparent abbilden, optimieren und steuern zu können und damit eine reibungslose Unternehmensübergabe zu ermöglichen? Dieser Plan ist aus Sicht des neuen Geschäftsführers Jan Wolf perfekt aufgegangen: „Wir haben sehr viel durch die Arbeit mit Deleco gewonnen, vor allem Transparenz und volle Kontrolle über unsere Geschäftsprozesse.“


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