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Angebote und Kataloge auf Knopfdruck erstellen

Visual Product Selling

Angebote und Kataloge auf Knopfdruck erstellen

Die Otto Bihler Maschinenfabrik bietet ein variantenreiches Produktspektrum. Mit einer vertriebsorientierten Software gelingt dem Unternehmen zweierlei: Zum einen kann der Anlagenbauer beim Kunden mit dreidimensional aufbereiteten Maschinenkonzepten auftreten. Zum anderen sorgt die Lösung dafür, dass Angebote, Kataloge und Preislisten schneller erstellt werden als vor Systemeinführung.

Bild: Perspectix

Ausgeprägte Kundenorientierung durch hochindividuelle Produktlösungen, das ist die Basis der Tätigkeit der Otto Bihler Maschinenfabrik. Die Firma mit Sitz in Halblech im Allgäu ist Systemlieferant in der Stanz-, Umform-, Schweiß- und Montagetechnik und bietet ihren Kunden ein breites Spektrum von Maschinen für die unterschiedlichsten Aufgaben. Hierfür hat das Unternehmen die Grundtypen der Maschinen, Aggregate und Zuführeinheiten weitgehend standardisiert und in Richtung Ausbaufähigkeit und Konfigurierbarkeit modularisiert. Zugleich wird das Portfolio mit durch die Arbeit des Werkzeugbaus ergänzt, wo in Sonderfertigungen individuelle, auf Kundenanforderungen ausgerichtete Lösungen konzipiert und umgesetzt werden. Denn in der Regel treten Kunden mit einer komplexen Fertigungsaufgabe an das Unternehmen heran und erwarten dann eine Lösung, die einen gewissen Werkstückdurchsatz zu einem bestimmten Preis leisten kann. Dafür wird ein Maschinenkonzept erstellt, das die standardisierten Baukastenelemente mit den Lösungen des Sonderwerkzeugbaus verknüpft. Durch diese starke Ausfächerung des Produktspektrums in einzelne, miteinander kombinierbare Bausteine kann von der Standardmaschine bis zur individuellen Komplettlösung die ganze Bandbreite von Kundenwünschen vom Unternehmen erfüllt werden.

3D-Konfiguration für mehr Kundenorientierung

Damit das variantenreiche Produktspektrum standardisiert abgebildet werden kann, gehört eine softwaregestützte Produktkonfiguration zum informationstechnischen Pflichtprogramm. Das vertriebsorientierte Werkzeug P’X5 von Perspectix unterstützt den Technischen Verkauf, der Schnittstelle von Vertrieb und Konstruktion, mit regelbasierter Maschinenauslegung und dreidimensionaler Lösungskommunikation. Das Regelwerk der Software enthält das gesamte Expertenwissen, um Maschinen richtig zusammenstellen zu können. Das intelligente Baukastensystem beachtet während der Konfiguration alle Aspekte der Produktlogik, etwa funktionale Abhängigkeiten und Vollständigkeit oder auch räumliche Begrenzungen. Eine Machbarkeitskontrolle verringert das Spezifikationsrisiko und verbessert auf diese Weise die Beratungsqualität.

„Weniger Fehler, weniger Nacharbeiten“

„Diese Plausibilitätsprüfung unterstützt uns sehr, weil wir dadurch wesentlich weniger Fehler in unseren Angeboten haben und uns aufwendige Nacharbeiten ersparen“, sagt Bernd Haußmann, Leiter des Technischen Verkaufs. Als Ergebnis der Konfiguration ist die kundenindividuelle Lösung dreidimensional ausgelegt und visualisiert. Solche 3D-Präsentationen begünstigen in Beratungsgesprächen eine schnelle Verständigung. Da der Kunde seine Maschine als virtuelle Lösung vor sich hat, kann er Zusammenhänge nachvollziehen, dadurch seine Wünsche besser ausdrücken und frühzeitig auf die weitere Ausgestaltung Einfluss nehmen. Die in der Maschinenfabrik verwendete Software nutzt dafür Komponentenvisualisierungen im JT-Datenformat, die von den 3D-CAD-Modellen abgeleitet und mit Schnappunkten für ein leichteres Kombinieren versehen wurden. Die 3D-Konfiguration benötigt daher kein eigenes CAD-System und belastet daher die Konstruktionsabteilung nicht, die sich auf ihre Entwicklungsarbeiten konzentrieren kann.

30 Prozent weniger Aufwand für die Angebotserstellung

Das modulare Produktspektrum, bestehend aus Standardbaugruppen, Sonderkonstruktionen und Dienstleistungen, erschwert eine automatisierte Erstellung von einheitlich strukturierten Angeboten. Selbstverständlich kann ein Konfigurator nur Katalogelemente miteinander kombinieren, die bereits eingepflegt wurden. Durch das Regelwerk erzeugte Positionen beschränken sich auf die vorhandenen Maschinenbauteile. Noch zu entwickelnde Sonderkonstruktionen, die im Werkzeugbau des Anwenders zum Alltag gehören, können jedoch in dem Konfigurator der Lösung schemenhaft durch klassifizierte Platzhalter ausgelegt werden.

Mit der eingesetzten Software können die Mitarbeiter des technischen Verkaufs ihren Kunden schon früh ein Modell der Anlage präsentieren. Bild: Perspectix

Zehn Mitarbeiter für 1.200 Angebote im Jahr

Über die Schreibtische der zehn Mitarbeiter des Technischen Verkaufs wandern pro Jahr etwa 1.200 Angebote. Diese Menge manuell zu bearbeiten, würde viel Zeit und Mühe kosten. Gleichzeitig ließe es sich auch nicht vermeiden, das die Angebote in Details unterschiedlich gestaltet und formatiert wären. Für die Verantwortlichen wäre das kein optimaler Zustand. Erleichterung bietet aber der in der Software integrierte Project Organizer, der den grafischen Konfigurator mit Customer Relationship Management-Funktionalität ergänzt. Er ermöglicht, technische und kaufmännische Belange auf zwei unterschiedlichen Ebenen zu handhaben. Die Mitarbeiter können nun in ihren Angeboten Positionen frei hinzufügen, sortieren und individuell abändern. Regelmässig verwendete Dienstleistungen lassen sich in Bibliotheken als Projektbausteine hinterlegen und bei Bedarf in die Angebotsstruktur einbinden. Mit der Software konfigurieren die Experten des Technischen Verkaufs die Auslegung eines angefragten Produkts und übergeben es anschließend ihrem Sekretariat. Die Mitarbeiter dort können dann mit der Software das Angebot mit allen Layoutvorgaben sowie kaufmännischen Textbausteinen problemlos fertigstellen und an den Kunden weiterleiten. „Betrachtet man den gesamten Prozess der Angebotserstellung, haben wir dank der Automatisierungen in etwa 30 Prozent weniger Aufwand“, sagt Haußmann.

Kataloge im Handumdrehen aktualisiert

Das Unternehmen setzt die Software seit einiger Zeit auch ein, um Kataloge und Preislisten zu erzeugen. In jedem Quartal werden die 37 Maschinen- und Produktkataloge überarbeitet; jeder Katalog umfasst zwischen vier und 40 DIN-A4-Seiten. Zählt man die Varianten in den drei Standardsprachen Deutsch, Englisch und Französisch und andere regionalspezifische Aspekte hinzu, dann müssen die Verantwortlichen für einen einzigen Katalogzyklus 555 einzelne PDF-Dokumente erstellen und an alle relevanten Mitarbeiter sowie Vertriebsorganisationen verteilen. Diese Arbeit nahm in der Vergangenheit rund zwei Wochen in Anspruch, da innerhalb der Prozesskette mehrere Stationen zu durchlaufen waren. Ein separates Softwarewerkzeug mit eigener Datenbank verwaltete die Komponentenpreise und war nur per Schnittstelle mit dem Konfigurator verbunden. In mühevoller Kleinarbeit mussten die Informationen aus beiden Seiten in Beziehung gebracht und miteinander abgeglichen werden. Jetzt pflegen die Mitarbeiter die Preislisten direkt im Sales Solution-Modul der Lösung und können auf das alte Werkzeug einschließlich seiner Datenbank und deren Verwaltung verzichten.

Was willkommene Nebeneffekte mit sich bringt, denn Artikel müssen nicht mehr doppelt gepflegt werden. Vormals bestand wegen der doppelten Pflege stets die Gefahr, dass Ungereimtheiten zwischen den beiden Systemen entstehen konnten. Nun freut sich zudem die IT, dass sie sich um eine Schnittstelle weniger kümmern muss. Preise zu aktualisieren und anzupassen verläuft in der Lösung wesentlich einfacher und schneller. Insbesondere die Standardteile aus dem Maschinenbau lassen sich sehr rasch in die Datenbank einspeisen. Die Preiskalkulation für das zusammengestellte Produkt erfolgt selbsttätig und simultan zur Konfiguration. Gemeinsam mit den Automatismen, die die Lösung für die Dokumenterstellung etabliert, reduziert sich der Arbeitsaufwand. „Früher benötigten wir zwei Wochen, heute reicht ein halber Tag aus“, beschreibt der Autor der Lösung Staub die erreichten Verbesserungen.