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Visual Product Selling

Angebote und Kataloge auf Knopfdruck erstellen

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Mit der eingesetzten Software können die Mitarbeiter des technischen Verkaufs ihren Kunden schon früh ein Modell der Anlage präsentieren. Bild: Perspectix

Zehn Mitarbeiter für 1.200 Angebote im Jahr

Über die Schreibtische der zehn Mitarbeiter des Technischen Verkaufs wandern pro Jahr etwa 1.200 Angebote. Diese Menge manuell zu bearbeiten, würde viel Zeit und Mühe kosten. Gleichzeitig ließe es sich auch nicht vermeiden, das die Angebote in Details unterschiedlich gestaltet und formatiert wären. Für die Verantwortlichen wäre das kein optimaler Zustand. Erleichterung bietet aber der in der Software integrierte Project Organizer, der den grafischen Konfigurator mit Customer Relationship Management-Funktionalität ergänzt. Er ermöglicht, technische und kaufmännische Belange auf zwei unterschiedlichen Ebenen zu handhaben. Die Mitarbeiter können nun in ihren Angeboten Positionen frei hinzufügen, sortieren und individuell abändern. Regelmässig verwendete Dienstleistungen lassen sich in Bibliotheken als Projektbausteine hinterlegen und bei Bedarf in die Angebotsstruktur einbinden. Mit der Software konfigurieren die Experten des Technischen Verkaufs die Auslegung eines angefragten Produkts und übergeben es anschließend ihrem Sekretariat. Die Mitarbeiter dort können dann mit der Software das Angebot mit allen Layoutvorgaben sowie kaufmännischen Textbausteinen problemlos fertigstellen und an den Kunden weiterleiten. „Betrachtet man den gesamten Prozess der Angebotserstellung, haben wir dank der Automatisierungen in etwa 30 Prozent weniger Aufwand“, sagt Haußmann.

Kataloge im Handumdrehen aktualisiert

Das Unternehmen setzt die Software seit einiger Zeit auch ein, um Kataloge und Preislisten zu erzeugen. In jedem Quartal werden die 37 Maschinen- und Produktkataloge überarbeitet; jeder Katalog umfasst zwischen vier und 40 DIN-A4-Seiten. Zählt man die Varianten in den drei Standardsprachen Deutsch, Englisch und Französisch und andere regionalspezifische Aspekte hinzu, dann müssen die Verantwortlichen für einen einzigen Katalogzyklus 555 einzelne PDF-Dokumente erstellen und an alle relevanten Mitarbeiter sowie Vertriebsorganisationen verteilen. Diese Arbeit nahm in der Vergangenheit rund zwei Wochen in Anspruch, da innerhalb der Prozesskette mehrere Stationen zu durchlaufen waren. Ein separates Softwarewerkzeug mit eigener Datenbank verwaltete die Komponentenpreise und war nur per Schnittstelle mit dem Konfigurator verbunden. In mühevoller Kleinarbeit mussten die Informationen aus beiden Seiten in Beziehung gebracht und miteinander abgeglichen werden. Jetzt pflegen die Mitarbeiter die Preislisten direkt im Sales Solution-Modul der Lösung und können auf das alte Werkzeug einschließlich seiner Datenbank und deren Verwaltung verzichten.

Was willkommene Nebeneffekte mit sich bringt, denn Artikel müssen nicht mehr doppelt gepflegt werden. Vormals bestand wegen der doppelten Pflege stets die Gefahr, dass Ungereimtheiten zwischen den beiden Systemen entstehen konnten. Nun freut sich zudem die IT, dass sie sich um eine Schnittstelle weniger kümmern muss. Preise zu aktualisieren und anzupassen verläuft in der Lösung wesentlich einfacher und schneller. Insbesondere die Standardteile aus dem Maschinenbau lassen sich sehr rasch in die Datenbank einspeisen. Die Preiskalkulation für das zusammengestellte Produkt erfolgt selbsttätig und simultan zur Konfiguration. Gemeinsam mit den Automatismen, die die Lösung für die Dokumenterstellung etabliert, reduziert sich der Arbeitsaufwand. „Früher benötigten wir zwei Wochen, heute reicht ein halber Tag aus“, beschreibt der Autor der Lösung Staub die erreichten Verbesserungen.


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