- IT&Production - https://www.it-production.com -

Standard-System für Sonderanfertigungen

Variantenvielfalt bewältigen

Standard-System für Sonderanfertigungen

Die Krülland Schwimmbecken GmbH aus Kaarst entwickelt und vertreibt seit über 50 Jahren individuelle Schwimmbecken, Whirlpools und Saunen im Premiumsegment. Um langfristig den Kundenservice zu verbessern und die Prozesse in der Warenwirtschaft zu optimieren, wurde die zehn Jahre alte Unternehmenslösung durch eine umfassende Standardsoftware ausgetauscht.

Bild: Krülland Schwimmbecken

Ob Beton-, Keramik-, oder Edelstahlbecken − bei dem Fertigungsbetrieb Krülland ist jedes Teil ein Unikat. Die Sonderanfertigungen liefert das mittelständische Unternehmen vom Niederrhein in die ganze Welt − nach Russland, Polen und in die Schweiz. Das Produktportfolio von Krülland ist umfangreich: Neben dem Schwimmbeckenbau bietet das Unternehmen auch Wasserpflegeprodukte sowie die energetische Sanierung von in die Jahre gekommenen Becken an. „Bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt”, sagt Dieter Tischler, seit 2005 Geschäftsführer der Krülland Wassertechnologie GmbH. Um den Ansprüchen seiner Kunden weiter gerecht zu werden, sollte die komplette Warenwirtschaft nach zehn Betriebsjahren umfassend modernisiert werden.

Ziel: Abläufe in der Warenwirtschaft abbilden

Die Entscheidung zur Einführung eines neuen Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) fiel im Jahr 2013. Im Zuge dessen wurde auch die komplette Hardware erneuert. „Das alte System sowie die Rechner waren nach mehr als zehn Jahren einfach nicht mehr zeitgemäß“, erläutert Tischler. Zu den Zielen der Initiative zählte weiterhin, die kaufmännischen Abläufe mit einer IT-gestützten Warenwirtschaft effizienter abzubilden. Die Anbietersuche begann im Frühjahr 2013 mit einem umfassenden Vergleich. Diesen konnte der IT-Dienstleister und Software-Anbieter GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG im August 2013 für sich entscheiden.

Standardlösung kommt weitgehend ohne Anpassung aus

Mit der Entscheidung für den Integrationspartner stand auch fest, welches System eingeführt werden sollte: Zum Einsatz würde die zertifizierte Standard-Software unitop ERP Industrie auf Basis von Microsoft Dynamics NAV 2013 kommen. Bei der Wahl der Anwendung spielten kaufmännische Gesichtspunkte eine zentrale Rolle: „Mit den Standardmodulen in unitop ERP Industrie können wir fast alle unsere Prozesse abbilden. Da musste so gut wie nichts angepasst werden”, schildert Patrick Kirchhartz, bei Krülland für den Einkauf und die EDV zuständig. Er fügt hinzu: „Nur an den Artikeln wurde ein bisschen was geändert, um die Artikelnummern für uns sauber zu generieren. Und die Belege haben wir natürlich angepasst. Der Rest ist Standard.” Um das anspruchsvolle Integrationsprojekt im Unternehmen zu verankern, wurden bereits früh im Verlauf der Initiative Key-User aus den Fachabteilungen eingebunden: „Wir haben die einzelnen Unternehmensbereiche von Beginn an einbezogen. So erreichten wir von Anfang an eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern”, sagt Tischler.

Vor der Umstellung auf ein neues Enterprise Resource Planning-System musste die Krülland Schwimmbecken GmbH annhährend die gesamte Hardware austauschen: Dafür mussten Endgeräte ersetzt und neue Server installiert werden, auf denen die Unternehmensanwendungen laufen. Insgesamt teilen sich 24 Mitarbeiter 18 PC-Arbeitsplätze. Bild: Krülland Schwimmbecken.

Auswertungen dauerten einen halben Tag

Probleme mit dem mittlerweile abgelösten System gab es vor allem im Bereich der Systempflege. Die Bestände stimmten häufig nicht, weil Artikel und Stücklisten nicht richtig hinterlegt waren. „Damit waren auch die Standardberichte für uns in vielen Bereichen nicht mehr nutzbar”, beschreibt Kirchhartz die Situation vor der Systemeinführung. Aus diesem Grund wurden in einem ersten Projektschritt zunächst alle Artikel, Debitoren und Kreditoren überarbeitet. Denn ein sauberer Datenbestand wirkt sich auch in anderen Bereichen aus. „Früher haben wir für eine Auswertung einen halben Tag gebraucht. Heute ist das ein Knopfdruck”, schildert Silvia Brüning-Fedder aus der Finanzbuchhaltung.

Variantengenerator statt zahlreicher Sonderartikel

Die Schwimmbecken bei Krülland werden meist nach Kundenwunsch gefertigt. So stehen verschiedene Beckenformen in verschiedenen Ausstattungen zur Verfügung. Komplexe Artikel wie Einhängefolien, Becken und Abdeckplanen wurden in der Vergangenheit in der IT über Sonderartikel abgebildet. „Wir produzieren Einhängefolien in quasi allen Größen. Da gibt es diverse Faktoren, die berücksichtigt werden müssen”, sagt Kirchhartz. Innerhalb des neuen Systems werden neue Artikel im Variantengenerator angelegt. Hier lassen sich die entsprechenden Parameter einstellen, um in Folge einen sauberen Artikel zu generieren. Das spart Zeit beim Anlegen der Artikelvarianten und reduziert gleichermaßen die Fehlerquote. „Diese Zeitersparnis hat nicht zuletzt auch im Vertrieb unsere Flexibilität gesteigert”, erklärt Kirchhartz. „Wir können zum Beispiel Sonderwünsche viel stärker berücksichtigen. Die Parameter werden teilweise direkt von den Kollegen ins System eingepflegt, noch während der Kunde am Telefon ist.” Ein weiteres Modul, welches der Produzent seit Einführung der ERP-Lösung nutzt, ist der automatische Belegversand. „Wir hatten in der Vergangenheit relativ oft Rückfragen von Kunden, die wissen wollten, wann die Ware kommt”, erklärt Kirchhartz. „Mit den Funktionen für den automatischen Belegversand konnten wir die Rückfragen auf ein Minimum reduzieren.” Auch der Vertrieb spart dadurch Zeit. Mussten an dieser Stelle früher manuell Dokumente erstellt werden, laufen auch diese Vorgänge nun automatisiert ab.

Weitere IT-Projekte bereits in Planung

Seit Anfang 2014 ist das Unternehmen in der Echtstart-Phase – der Betrieb läuft weitgehend reibungslos. Ergänzend zur Geschäftsanwendung hat das Unternehmen die Kassenlösung im Fachhandelsgeschäft implementiert, um einer einheitlichen IT-Lösung einen weiteren Schritt näher zu kommen. „Die Zusammenarbeit mit der GOB war sehr angenehm und konstruktiv. Auch weil seitens der Projektleitung sehr gut mitgedacht wurde“, schildert Tischler. Weitere Projekte mit dem IT-Integrator sind bereits in Planung. So soll in Zukunft das Kundenbeziehungsmanagement kontinuierlich ausgebaut werden. Der Launch des neuen interaktiven Webshops ist ebenfalls in naher Zukunft angedacht.