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Unterstützung bei der individuellen Fertigung

Kundenanfragen in Software gießen

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Von der Kundenanfrage bis zur Angebotserstellung: Bei der durchgängigen Gestaltung eines Neuanfrage-Prozesses werden mehrere IT-Systeme integriert und es sind viele Disziplinen eines Unternehmens in den Prozess eingebunden. Bild: BTC

Praxisbeispiel für einen durchgängigen Ablauf

Start: Der Prozess der Neuteil-Anfrage startet im Bereich des Vertriebs, beim Außen- oder Innendienst, der als ‚Initiator‘ agiert. Der Initiator eröffnet die Anfrage im CRM-System. Anschließend überprüft er mithilfe des Produktmatchcodes, ob es sich um ein Neuteil handelt. Wenn Ja wird im Beleg eine Beschreibung des Neuteils hinterlegt.
Machbarkeit und Komplexität: Innerhalb der ‚Machbarkeit‘ erfolgt die kaufmännische und technische Prüfung. Im Fallbeispiel wird zusätzlich die Komplexität des Werkzeugs beurteilt. Dabei kann es notwendig werden, einen Fachmann hinzuzuziehen. Ist die Anfrage machbar, wird der Beleg an die Konstruktion übergeben.
Konstruktion: Die Konstruktion erstellt eine Zeichnung in der Produktdatenmanagement-Software (PDM) und legt den Artikel in der ERP-Anwendung an, dem führenden System für die Artikelanlage. Der neue Artikel wird an das CRM-System repliziert und steht dort mit der richtigen Artikelnummer zur Verfügung. Die Zeichnung des Neuteils wird innerhalb der Anfrage hinterlegt. Über eine Verlinkung kann diese einfach aus dem CRM-System heraus im PDM-System geöffnet werden.Arbeitsvorbereitung mit Kalkulation: Je nach Unternehmen lassen sich hier verschiedene Wege definieren. Im Praxisbeispiel unterteilt die Arbeitsvorbereitung die Bereiche W-SP für Schneidplatten und W-KH für Werkzeuge & Zubehör. Abhängig von der Produktsparte sind unterschiedliche Vorgehensweisen möglich. So kann etwa die Kostenkalkulation für Werkzeuge und Zubehör in einem Excel-File erfolgen, das als Anhang an den Vorgang hochgeladen wird. Aufgrund der Artikelunterscheidung kann es ratsam sein, den Status in diesem Prozessschritt auf Positionsebene erfolgen zu lassen.
Zur Preisbildung und Angebotserstellung: Der Verkaufsleiter kalkuliert die Preise auf Positionsebene, die im System hinterlegt werden. Zusätzlich erfolgt die Erfassung von Hilfsmittelkosten, bevor der Vorgang beim Innendienst landet. Dieser legt das Angebot aus der Anfrage heraus im ERP-System an und sendet es an den Kunden.


Im Bild: Christian Volker, Senior Berater bei der BTC Business Technology Consulting AG

Großes Potenzial bei konsequenter Anwendung

Im Vergleich zu einer Vorgehensweise, die vor allem durch manuelles Informationsmanagement geprägt ist, stellt die prozessorientierte Lösung im Rahmen eines CRM-Systems oftmals die effizientere Alternative dar. Sie zeichnet sich durch eine kontrollierte und strukturierte Verarbeitung der Neuteil-Anfrage aus und erleichtert vielen am Prozess Beteiligten durch einen IT-gestützten Workflow die Arbeit. Bei konsequenter Anwendung der Prozesse können sich folgende Effekte und Möglichkeiten ergeben:

  • Transparenz über den aktuellen Status und Bearbeitungszeitpunkt jeder Neuteil-Anfrage
  • Ressourcen-Planung der Bearbeitungszeiten in den Abteilungen
  • Strukturierte Einbindung von Fachabteilungen möglich
  • Aktuelle Auskunftsfähigkeit des Vertriebes gegenüber dem Kunden
  • Fehlerminimierung aufgrund integrierter Stamm- und Bewegungsdaten in einer integrierten Systemlandschaft
  • Kostensenkung aufgrund geringerer Fehlerzahl und einem geführten Prozess
  • Senkung der Durchlaufzeit aufgrund der gestiegenen Transparenz
  • Aufbau eines integrierten Berichtswesens zur Messung der Leistungssteigerung

Resultiert aus einem integrierten Prozess am Ende ein Auftrag und noch besser ein Qualitätsprodukt, das schnell geliefert werden kann, ist die Integration der Neuteile-Anfrage in das CRM-System gelungen.


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