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Vom Datenlabyrinth zum Informationshighway

Unternehmenswissen nutzbar machen

Vom Datenlabyrinth zum Informationshighway

Seit über 50 Jahren beliefert die Eissmann Group Automotive die Automobilindustrie. Das Unternehmen hat nun neben einer Enterprise Content Management-Lösung ein neues Enterprise Resource Planning-System eingeführt.

Bild: SER Solutions

Das Motto der Unternehmensführung des schwäbischen Automobilzulieferers Eissmann Group Automotive lautet ‚Den Blick für das Ganze entwickelt man nur mit Liebe zum Detail‘ und beschreibt nicht nur die Produktphilosophie. Vielmehr findet sich der Leitspruch auch in der Enterprise Content Management-Strategie (ECM) wieder. Definiertes Ziel der Verantwortlichen ist es, dem gesamten Konzern eine effiziente, IT-gestützte Arbeitsweise zu ermöglichen und dazu vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen. Ein entscheidender Faktor bei der erfolgreichen Umsetzung der ECM-Strategie ist die im Unternehmen gelebte Kultur des ‚Collaboration works‘, in der Wissen geteilt und nicht als Hoheitswissen verborgen wird.

Auf der Suche nach einer passenden ECM-Lösung entschied sich Eissmann nach einem mehrstufigen Auswahlprozess, in den auch die Key-User einbezogen waren, für ‚Doxis4‘ von SER. Die modulare ECM-Suite umfasst neben dem zentralen Content Repository als Informationspool ein breites Spektrum an Instrumenten zum Verwalten und Bereitstellen von Informationen entlang der wertschöpfenden Prozessketten, elektronische Akten für unterschiedliche Bereiche, Workflows zur Steuerung häufig wiederkehrender Aufgaben, automatisiertes Invoice Management sowie Archivierung von SAP-Daten, EDI-Logfiles und Maschinendaten.

Parallele System-Migration

Parallel zur Umsetzung der ECM-Strategie erfolgte eine Enterprise Resource Planning-Migration (ERP) auf SAP. Als besonders förderlich für die Hand-in-Hand gehende Einführung von SAP und Doxis4 zeigte sich, dass einige Mitarbeiter Key-User in beiden Projekten waren und dadurch ein tiefes Verständnis für die ineinandergreifenden Prozesse in die Umsetzung einbringen konnten. „Eine getrennte Implementierung und die Anpassung der in SAP definierten Prozesse an die ECM-Erfordernisse wäre deutlich schwieriger gewesen, als ein symbiotisch aufeinander abgestimmtes Vorgehen mit allen Beteiligten“, sagt Cornelius Hilbig, Projektmanager bei dem Automobilzulieferer.

Die zum Auftakt eingeführte elektronische Lieferantenakte zeigt exemplarisch, dass durch genaue Kenntnis der Lieferantenprozesse in der ERP-Lösung im gleichen Arbeitsschritt auch die entsprechenden Erfordernisse zur Organisation der Lieferantenakten und Archivierung der lieferantenbezogenen Dokumente im ECM definiert werden konnten. Aus der positiven Erfahrung der parallelen Einführung beider Systeme in der Zentrale in Bad Urach erfolgt im internationalen Rollout die ECM-Einführung nach der jeweiligen Stabilisierung der Unternehmenslösung um je drei Monate zeitversetzt. Auf diese Weise wird der in Symbiose erzielte Mehrwert vollständig realisiert, indem auf Basis der neu aufgebauten ERP-Daten die Implementierung der Content Management-Lösungen erfolgt. Das Team aus internen Fachleuten ist in diesen Phasen direkt vor Ort, sodass die bisher gewonnene Projekterfahrung eingebracht und stetig erweitert wird. Zurzeit wird der Roll-out der Lieferantenakte und der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung in Tschechien und den USA vorbereitet.

Das Null-Fehler-Prinzip

Leitlinie von Eissmann ist das Null-Fehler-Prinzip nach dem Poka Yoke-Ansatz. Es gilt insbesondere bei der Konzeption, Prüfung und Produktion sicherheitsrelevanter Elemente. Im PKW muss sich ein Airbag bei Unfällen einwandfrei und sicher entfalten. Das gilt selbstverständlich auch für das von Eissmann patentierte Airbagschwächungsverfahren für Oberflächenmaterialien. Die funktionellen Anforderungen unter gleichzeitiger Einhaltung der Designvorgabe ‚Unsichtbarkeit‘ stellten eine große Herausforderung dar, die speziell beim Werkstoff Leder als technisch sehr anspruchsvoll einzustufen ist. Eine einwandfreie Funktion wird fortlaufend durch Tests und Prüfverfahren sichergestellt.

Um der Dokumentationspflicht gegenüber dem Auftraggeber gerecht zu werden, archiviert Eissmann die Anlage- und Maschinendaten für jeden Punkt in der Fertigungskette. Im Fall der Airbags werden sämtliche Produktionsdaten der Kategorien Dokunaht, Heißprägen, Kaschieren, Nieten et cetera vom Doxis4 File Import Service (Fips) direkt von den Maschinen im Produktionsprozess übernommen und revisionssicher archiviert. Diese Produktionsdaten stehen daher jederzeit für Prüfzwecke zur Verfügung und können auch als Beleg für einwandfrei produzierte Teile herangezogen werden. Der Automobilzulieferer wendet das Null-Fehler-Prinzip auch auf das Informationsmanagement an. Dort folgt es der Vision, das bisher ungenutzte Wissen in den Prozessen zur kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Marktposition nutzbar zu machen.

In digitale Welt überführt

An die neue Arbeitswelt haben sich die Mitarbeiter schnell gewöhnt. Papierdokumente und Akten wurden in die digitale Welt überführt, wo sie nun als elektronische Repräsentanzen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Schnell erkannten die Mitarbeiter, dass zwar das Medium Papier abgelöst wurde, die Bearbeitungsmöglichkeiten grundsätzlich aber die gleichen blieben. Mit umfassenden Annotationswerkzeugen können die Mitarbeiter zum Beispiel Markierungen mit einem digitalen Textmarker und Stempel aufbringen oder Kommentare hinterlassen. Die Einfachheit und der deutliche Zeitgewinn durch Wegfall des Medienbruchs sowie die direkte Informationsverfügbarkeit ließen Bedenken schnell schwinden. Die Überzeugung der Anwender von den Vorteilen der Arbeit mit elektronischen Akten gelang durch den direkten Bezug zur Praxis.

So liefert die Suche nach einem bestimmten Lieferschein nicht nur das gewünschte Dokument, sondern alle inhaltlichen Zusammenhänge entlang der Sach- und Vorgangsbearbeitung. Zu einem Frachtbrief finden sich im Kontext der Lieferantenakte auch das dazugehörige Angebot, die Bestellung, die Bedarfsgenehmigung und möglicherweise auch ein Lastenheft für die Logistik mit einem Abnahmeprotokoll. Ein weiterer wesentlicher Vorteil elektronischer Akten und Dokumente: Alle diese Informationen stehen heute prozessorientiert über Abteilungsgrenzen hinweg zur Verfügung. Aus eigener Erfahrung wissen die Mitarbeiter nun, wie viel Zeit sie gegenüber der bisherigen, traditionell papierbasierten Arbeit einsparen und wie viel schneller die Sach- und Vorgangsbearbeitung heute abgeschlossen werden kann. Alleine für die Suche nach Dokumenten mit ECM rechnet der Automobilzulieferer mit einer Ersparnis je Mitarbeiter und Jahr von über 100 Stunden.

„Hunger kam beim Essen“

„Die positive Akzeptanz der Anwender und Fachbereiche erzeugt eine erhebliche Sogwirkung für weitere ECM-Projekte“, schildert Bodo Deutschmann, CIO/Bereichsleiter IT bei Eissmann. Die große Nachfrage der internen Fachbereiche und verschiedener Standorte nach elektronischen Akten führt dazu, dass die IT eine sinnvolle Priorisierung der Projekte im Rahmen der verfügbaren Ressourcen erarbeiten muss. „Mit dem Essen kam der Appetit“, so sein Resümee.

 

  • Mitarbeiter: 4.200 Mitarbeiter weltweit
  • ECM-Lösung: Komplette Doxis4 iECM-Suite: zentrales Content Repository für elektronische Akten, SAP-Daten und -Dokumente, EDI-Archivierung, automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung
  • Ursprungssysteme: Hierarchisches Filesystem, ERP – Infor XPPS und SAP
  • Besonderheit: Paralle ECM und SAP-Einführung
  • ECM-Nutzer: Aktuell 1.300 Mitarbeiter, perspektivisch bis zu 3.000
  • Dokumentvolumen: Aktuell über 1,2 Millionen Dokumente im Archiv, täglicher Zuwachs ca. 700 bis 800 Dokumente/Datensätze