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Unternehmenswissen nutzbar machen

Vom Datenlabyrinth zum Informationshighway

Seit über 50 Jahren beliefert die Eissmann Group Automotive die Automobilindustrie. Das Unternehmen hat nun neben einer Enterprise Content Management-Lösung ein neues Enterprise Resource Planning-System eingeführt.

Bild: SER Solutions

Das Motto der Unternehmensführung des schwäbischen Automobilzulieferers Eissmann Group Automotive lautet ‚Den Blick für das Ganze entwickelt man nur mit Liebe zum Detail‘ und beschreibt nicht nur die Produktphilosophie. Vielmehr findet sich der Leitspruch auch in der Enterprise Content Management-Strategie (ECM) wieder. Definiertes Ziel der Verantwortlichen ist es, dem gesamten Konzern eine effiziente, IT-gestützte Arbeitsweise zu ermöglichen und dazu vollständige Informationen entlang der Geschäftsprozesse unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit papierlos und medienbruchfrei zur Verfügung zu stellen. Ein entscheidender Faktor bei der erfolgreichen Umsetzung der ECM-Strategie ist die im Unternehmen gelebte Kultur des ‚Collaboration works‘, in der Wissen geteilt und nicht als Hoheitswissen verborgen wird.

Auf der Suche nach einer passenden ECM-Lösung entschied sich Eissmann nach einem mehrstufigen Auswahlprozess, in den auch die Key-User einbezogen waren, für ‚Doxis4‘ von SER. Die modulare ECM-Suite umfasst neben dem zentralen Content Repository als Informationspool ein breites Spektrum an Instrumenten zum Verwalten und Bereitstellen von Informationen entlang der wertschöpfenden Prozessketten, elektronische Akten für unterschiedliche Bereiche, Workflows zur Steuerung häufig wiederkehrender Aufgaben, automatisiertes Invoice Management sowie Archivierung von SAP-Daten, EDI-Logfiles und Maschinendaten.

Parallele System-Migration

Parallel zur Umsetzung der ECM-Strategie erfolgte eine Enterprise Resource Planning-Migration (ERP) auf SAP. Als besonders förderlich für die Hand-in-Hand gehende Einführung von SAP und Doxis4 zeigte sich, dass einige Mitarbeiter Key-User in beiden Projekten waren und dadurch ein tiefes Verständnis für die ineinandergreifenden Prozesse in die Umsetzung einbringen konnten. „Eine getrennte Implementierung und die Anpassung der in SAP definierten Prozesse an die ECM-Erfordernisse wäre deutlich schwieriger gewesen, als ein symbiotisch aufeinander abgestimmtes Vorgehen mit allen Beteiligten“, sagt Cornelius Hilbig, Projektmanager bei dem Automobilzulieferer.

Die zum Auftakt eingeführte elektronische Lieferantenakte zeigt exemplarisch, dass durch genaue Kenntnis der Lieferantenprozesse in der ERP-Lösung im gleichen Arbeitsschritt auch die entsprechenden Erfordernisse zur Organisation der Lieferantenakten und Archivierung der lieferantenbezogenen Dokumente im ECM definiert werden konnten. Aus der positiven Erfahrung der parallelen Einführung beider Systeme in der Zentrale in Bad Urach erfolgt im internationalen Rollout die ECM-Einführung nach der jeweiligen Stabilisierung der Unternehmenslösung um je drei Monate zeitversetzt. Auf diese Weise wird der in Symbiose erzielte Mehrwert vollständig realisiert, indem auf Basis der neu aufgebauten ERP-Daten die Implementierung der Content Management-Lösungen erfolgt. Das Team aus internen Fachleuten ist in diesen Phasen direkt vor Ort, sodass die bisher gewonnene Projekterfahrung eingebracht und stetig erweitert wird. Zurzeit wird der Roll-out der Lieferantenakte und der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung in Tschechien und den USA vorbereitet.

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