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Aktives Releasemanagement einführen

Unternehmenssysteme aktualisieren

Aktives Releasemanagement einführen

Umfrageergebnisse haben ergeben, dass ein Drittel der Anwender von Enterprise Resource Planning-Lösungen auf einem Releasestand arbeiten, der älter als fünf Jahre ist. Angesichts der Veränderungsdynamik auf dem Markt der Unternehmenssoftware sind viele Programmversionen in den Betrieben mittlerweile deutlich veraltet.



Bild: Fotolia / Spiral Media

Die durchschnittliche Nutzungsdauer von Enterprise Resource Planning-Lösungen (ERP) in den Unternehmen beträgt nach einer Trovarit-Studie aus dem Jahr 2012 inzwischen rund 16 Jahre. Das verdeutlicht, dass die Zusammenarbeit von ERP-Nutzern und Software-Anbietern in der Regel strategisch und auf eine langfristige Zusammenarbeit angelegt ist. Das ist insbesondere vor dem Hintergrund von Bedeutung, dass die Weiterentwicklung und Verbesserung der integrierten Softwarelösungen üblicherweise in dem Entgelt enthalten ist, das Anwenderunternehmen für die laufende Benutzung der ERP-Lösungen an die Systemanbieter bezahlen. Umso unverständlicher ist, dass viele Anwender hohe Investitionen in ihre Lösung stecken, im Laufe der Jahre jedoch einen immer größeren Anteil an Funktionalität und Performance bezahlen – aber nicht nutzen, weil sie mit der Release-Pflege im eigenen Unternehmen ins Hintertreffen geraten. Dabei gilt es bereits aus wirtschaftlichen Erwägungen, diese Form der Verschwendung zu vermeiden.

Release-Rückstand durch Systemanpassungen

Die Ursachen für den Rückstand bei der Aktualisierung von ERP-Releases sind zahlreich. Viele Anwender scheuen den Aufwand und die Kosten für einen Releasewechsel und haben zudem oft die Befürchtung, dass die Lösung nach einem Update nicht mehr so stabil läuft wie zuvor. Dabei können insbesondere eigene Softwareanpassungen des Betriebes eine Rolle spielen, die auf Grund von vermeintlichen oder tatsächlichen Funktionalitätslücken der ERP-Lösungen entwickelt wurden und nicht releasefähig sind. Denn solche ‚Costomizings‘ lassen sich bei einem Releasewechsel häufig nur mit einem vergleichsweise hohen Aufwand an die neue Programmversion anpassen. Dabei sollte allerdings berücksichtigt werden, dass der Funktionsumfang vieler ERP-Lösungen mit der Zahl der Releasewechsel steigt – die Anpassungsprogrammierungen werden daher häufig überflüssig, da die gewünschten Funktionen nicht nur in den Standard eingegangen sind, sondern mitunter besser und umfangreicher implementiert wurden.

Eine Entwicklung vom ‚Jäger‘ zum ‚Gärtner‘ erforderlich

Auch die Systemanbieter tragen Verantwortung für den vielerorts veralteten Versionsstand ihrer Lösungen. Nach wie vor sind die Vertriebs- und Marketingaktivitäten auf das Neukundengeschäft ausgerichtet. Diese Strategie erscheint vor dem Hintergrund wenig vielversprechend, da der Markt an Unternehmenslösungen als weitgehend gesättigt gilt. Ein neuer Kunde kann dementsprechend meist nur gewonnen werden, wenn ein bereits installiertes System aus dem Unternehmen gedrängt wird. Daraus lässt sich schließen, dass für viele ERP-Anbieter die Bestandskundenbindung eine zentrale Grundlage für nachhaltig erfolgreiche Unternehmensführung darstellen dürfte. Denn so profitierten Lösungsanbieter davon, die stetige, pragmatisch anwendbare Verbesserung ihrer Systeme in den Mittelpunkt von Produktwerbung zu stellen, anstatt auf wenig greifbare Visionen zu verweisen, die sich vielleicht erst in zehn Jahren in die Realität umsetzen lassen. In der Fachwelt wird derzeit darüber diskutiert, ob sich ERP-Anbieter von ‚Jägern‘ zu ‚Gärtnern‘ entwickeln müssten – also der Systempflege bis in den Anwenderbetrieb hinein einen höheren Stellenwert beimessen sollten. Der Blick auf die Praktiken vieler Vertriebs- und Marketingabteilungen liefert ein anderes Bild.

Anwenderbetriebe in den Mittelpunkt stellen

Um die Aktivitäten der Vertriebs- und Marketingabteilung der Software-Hersteller entsprechend auszurichten, könnte die Kommunikation mit Bestandskunden zielgerichteter und lückenloser gestaltet werden. Weiterhin ist gefragt, die Fokussierung auf das Neukundengeschäft um eine Marktstrategie hinsichtlich der Bestandskunden zu ergänzen. Dabei gilt es auch, Informationen über erweiterte Funktionen der ERP-Lösungen in die Betriebe hineinzutragen und die Bedenken zu zerstreuen, die in Hinblick auf Releasewechseln noch vielerorts bestehen. Dies kann geschehen, indem die Lösungen daraufhin angepasst werden, einen Releasewechsel einfacher zu gestatten, als es früher der Fall war, und durch qualifizierte Begleitung durch den Anbieter.

Unterstützung auf weitere Geschäftsbereiche ausdehnen

Aus der Weiterentwicklung vieler Unternehmensanwendungen können sich große Potenziale für Anwenderbetriebe ergeben. Ein Beispiel dafür ergibt sich aus der Notwendigkeit, Konformitätspflichten nachzukommen, die sich aus veränderten rechtlichen Voraussetzungen derzeit für viele Unternehmen ergeben. Mit dem konsequenten Einsatz einer geeigneten ERP-Lösung kann die Sicherheit der unterstützten Geschäftsprozesse in der Regel deutlich verbessert werden. Darüber hinaus bietet sich Anwenderbetrieben durch regelmäßige Releasewechsel mitunter die Möglichkeit, die Systemunterstützung durch die Business-Software auszudehnen. Etwa wenn Funktionen für Geschäftsbereiche wie Service, Controlling, Management oder Vertrieb in neueren Versionen hinzugefügt werden, im ursprünglichen Leistungsumfang der Lösung jedoch nicht enthalten waren. Ein vergleichender Blick auf den Funktionsumfang aktueller Systeme zeigt, dass sich in den letzten Jahren insbesondere in den Bereichen Business Intelligence, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Servicemanagement und Variantenmanagement vieles getan hat. Auch die Lauffähigkeit von ERP-Systemen in einer Cloud-Umgebung und die Umstellung auf eine ’serviceorientierte Architektur‘ ist in vielen Systemen in den letzten Jahren realisiert worden.

An Systemverbesserungen teilhaben

Nach Untersuchungen des Marktanalysten und Beratungshauses Trovarit sind aktuelle ERP-Releases deutlich übersichtlicher und auskunftsfähiger als früher und liefern eine bessere Prozessunterstützung. Zudem werden die Bedienoberflächen von Anwendern meist als deutlich angenehmer wahrgenommen als in früheren Jahren. Weitere Verbesserungen betreffen die Anpassungsmöglichkeiten von Geschäftsprozessen im Unternehmenssystem, die Abbildung internationaler Unternehmensstrukturen, das Schnittstellenmanagement – auch in Bezug auf abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sowie den mobilen Einsatz. Es kann sich für ERP-Anwender daher lohnen, ein aktives Release-Management zu verfolgen und das Arbeitsmittel, das zentrale betriebswirtschaftliche Wertschöpfungsprozesse unterstützt und begleitet auf einem aktuellen Stand zu halten.