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Vom Terminjäger zum Projektkoordinator

Unternehmenslösung statt Excel-Blatt

Vom Terminjäger zum Projektkoordinator

Wenn ein Unternehmen national und international erfolgreich ist und sich entsprechende Marktpositionen erobert, denkt meist niemand daran, dass die bisher so nützlichen Tabellen eines Tages die Prozesse eher behindern können. Der Prototypenhersteller ACTech in Freiberg kam dieser Situation rechtzeitig zuvor.

Bild: ACTech

Die ACTech GmbH in Freiberg/Sachsen ist ein Dienstleister für die Prototypen-Fertigung von Gussteilen aus Leichtmetall-, Gusseisen- und Stahlgusslegierungen. Die Unternehmensgründung 1995 basierte auf der Entwicklung und internationalen Patentierung eines Verfahrens zur schnellen Herstellung von Sandgussformen, dem Laser-Sintern von Croning-Formstoff. Hier bietet das Unternehmen hohe Genauigkeiten und fast unbegrenzte geometrische Freiheiten bei der Gestaltung von Formteilen und Kernen durch das sogenannte Direct Croning. Mittels der Kombination verschiedener Rapid Prototyping-Technologien erzielt das Engineering-Team so eine Zeit- und Kostenersparnis gegenüber konventionellen Verfahren von bis zu 80 Prozent. So bietet AC Tech individuelle Lösungen von der Idee in der Produktentwicklung bis zu komplett einbaufertigen Prototypenteilen wie Ansaugmodulen, Zylinderblocks und -köpfen, Verdichter- und Turbinengehäusen, Hinterachsgetrieben und Kurbelwellen sowie Getriebegehäusen und Verteilergetrieben an.

Inzwischen kann der Betrieb bei einem Exportanteil von rund 60 Prozent auf Beziehungen zu mehr als 1.100 internationalen Kunden verweisen. Neben namhaften Automobilherstellern und -zulieferern – die immerhin über 70 Prozent des Umsatzes des Unternehmens ausmachen – zählen insbesondere Unternehmen aus Luftfahrt, Energietechnik sowie Geräte-, Maschinen- und Anlagenbau zu den Kunden. Das Unternehmen hat neben dem Stammsitz in Freiberg noch ein Liaison Office in Bangalore, Indien und eine eigenständige Vertriebstochter in Ann Arbor, USA. Knapp 400 Mitarbeiter einschließlich 22 Auszubildender fertigen jährlich 15.000 Gussteilprototypen mit seriennahen Eigenschaften. Damit erwirtschaftete der Betrieb allein im Jahr 2012 einen Umsatz von 35,9 Millionen Euro.

Wachstum erfordert neue IT-Systeme

Bereits im Januar 2004 ließ sich absehen, dass die bis dahin im EDV-Bereich des Unternehmens selbst entwickelten Tools mit dem Firmenwachstum nicht mehr lange mithalten konnten. Das betraf sowohl die Menge der zu verarbeitenden Daten, als auch die Verlässlichkeit der Lieferterminaussagen und die optimale Kapazitätsausnutzung. So wurde unter anderem die gesamte Personalzeitabrechnung und -einsatzplanung in Excel-Tabellen abgebildet. „Mit 80 Mitarbeitern ist das noch zu machen. Aber irgendwann sind es 200, 300 Leute und das kriegt man in einer Excel-Tabelle einfach nicht mehr abgebildet“, schildert Heiko Krause, Projektleiter ERP bei ACTech. Darum beschloss das Unternehmen die Einführung eines zeitgemäßen, investitionssicheren Enterprise Resource Planning-Systems (ERP).

Produktionskenntnis gibt den Ausschlag

Für die Auswahl des Anbieters führte das Projektteam ein klassisches Auswahlverfahren durch. In einer internen Runde fand eine Vorauswahl statt, nach der drei Anbieter einen Anforderungskatalog als Basis für die Präsentation ihrer Lösungen bekamen. Im Vordergrund der Anforderungen stand klar die Produktionsoptimierung. „Jeder Auftrag wird bei uns als Projekt behandelt und bekommt einen Projektleiter, der sich um die Herstellung des Kundenauftrags kümmert. Dazu muss er in allen Fertigungsabteilungen die Termine für sein Projekt suchen. Wenn es aber zehn oder zwölf Projektleiter gibt, jeder mit mehreren Aufträgen, kommt es schlicht zu Terminkonflikten“, beschreibt Dr.-Ing. Florian Wendt, Firmengründer und Geschäftsführer, die Organisationsprobleme und fährt fort: „Also wollten wir die Projektleiter organisatorisch von der Rolle des Terminjägers befreien und stattdessen eine zentrale Terminplanung einführen.“

Die Entscheidung fiel schließlich zugunsten des ERP-Standards Microsoft Dynamics NAV und des Microsoft-Partners Cosmo Consult, der die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Spezial-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics und Qlikview fokussiert. „Nicht nur die Nähe zur Dresdner Niederlassung der Cosmo Consult Gruppe war uns wichtig, eine wesentliche Rolle spielte auch, dass die Dresdner maßgeblich das Produktionsmodul für Dynamics NAV mit- entwickelt hatten“, erläutert Krause die Gründe für die Anbieterwahl. Geschäftsführer Wendt ergänzt: „Die Cosmo-Leute haben es geschafft, uns die richtigen Fragen zu stellen und so lange nachzubohren, bis sich die Probleme herauskristallisierten und wir schließlich selbst unser Unternehmen bis ins Detail verstanden haben und abbilden konnten.“ Als Folge dessen ergänzte das Projektteam den ERP-Standard um Spezialtools des IT-Partners für Finanzmanagement, Einkauf, Lager, Personalwesen und Produktion.

Enge Abstimmung zwischen Vertrieb und Produktion

Alle Daten, die der Vertrieb mit einem Kunden für einen Neuauftrag abstimmt, werden inzwischen zunächst in einem bestimmten Teil des Customer Relationship Management-Systems (CRM) des Unternehmens, dem Fertigungsplan oder ‚F-Plan‘, dokumentiert. Darin ist das Projekt mit allen Arbeitsgängen aufgeschlüsselt, darunter die Stunden, die Kosten für das Konstruieren der Form sowie die Auslagen für Gießen und Feinputzen. Auf dieser Basis errechnet der Vertrieb einen Geldwert, den er dem Kunden als Angebot vorlegt. Erteilt der Kunde den Auftrag, nutzen die Produktionsplaner die dokumentierten Aufwände. Der F-Plan wird ins ERP-System und dort in das Cosmo Consult-Produktionsplanungstool CC|Top überspielt und 1:1 abgebildet. Der Leitstand errechnet dann eine Lieferterminvorhersage, die der Vertrieb dem Kunden weitergeben kann.

Auch Wunschtermine lassen sich so weitgehend berücksichtigen. Dann startet die Fertigung. Durch den Einsatz des Zusatzmoduls entfällt in diesem Prozess die Rolle des ‚Terminjägers‘, alle Daten entstehen zentral durch das Produktionsplanungstool. Dabei bewertet das System stets die Personalressourcen auf der Grundlage von Echtzeitbuchungen wie etwa Fehlzeiten. Bei der exakten Abbildung von Kapazitäten berücksichtigt die Software sogar die individuellen Kapazitäten und Fachkenntnisse der einzelnen Mitarbeiter. Dadurch entsteht eine Echtzeitsicht auf die Auslastung des gesamten Unternehmens in allen Prozessschritten – einschließlich der zahlreichen prozessbegleitenden Qualitätskontrollen. Vom Angebot bis zum Lieferschein entsteht so ein durchgängiger, geordneter Daten- und Dokumentationsfluss.

Der ‚Datenkrake‘ zwingt zu einheitlichem Vorgehen

Die Neueinführung eines ERP-Systems führte für das Unternehmen unmittelbar zu einer Reihe von Vorteilen. Projektleiter Krause schätzt vor allem die Zentralisierung der Daten, die zu deutlich weniger Datenfehlern führt: „Ich sehe Dynamics NAV als Datenkrake. Der Konsens ‚alles kommt ins ERP-System‘ zwingt uns zu einer Strukturierung von Daten zu Datenformen und Normen, die eingehalten werden müssen. So schaffen wir dort einen zentralen Datenpool, den jeder nach seinen Aufgaben und Berechtigungen nutzen kann.“ Ein weiterer Fortschritt betrifft die bessere Ressourcenauslastung durch den Fertigungsleitstand und das Produktionsplanungssystem. Das Software-Modul visualisiert dabei zuverlässig alle Kapazitätsreserven. „Natürlich haben wir wie jeder Produktionsplaner die Möglichkeit der manuellen Umschichtung, der Fremdvergaben oder Sonderschichten“, betont Wendt. „Wir sehen das jetzt aber schon drei Wochen im Voraus“, sagt der Geschäftsführer. Dass das System zudem die verschiedenen Mitarbeiterqualifikationen flexibel ausnutzt und diese entsprechend variabel einsetzt, sieht er als zusätzlichen Pluspunkt.

Grundlage für Produktionsmanagement in Echtzeit

Abfragen ermöglichen jederzeit Einblicke in die Projektstände, die Kosten und Zeiten, wie es vorher nie möglich war. Dadurch bieten sich Entscheidungsgrundlagen etwa für Kapazitätsanpassungen in Echtzeit. Die Wahl des IT-Partners hat dabei nach Einschätzung des Projektleiters klar zum Erfolg des Projekts ‚ERP‘ beigetragen: „Mit ihrem Produktions-Know-how waren die IT-Berater sehr schnell in der Lage, unsere Prozesse zu verstehen und deckten einige Schwachstellen bei uns auf. Außerdem trugen sie zu einer sinnvollen Priorisierung unserer Anforderungen bei“, bestätigt Krause die erfolgreiche Zusammenarbeit. Wendt fasst zusammen: „Auch wenn es im Laufe des Projekts – wie bei jedem Projekt dieser Größe – den einen oder anderen Engpass gegeben hat, so ist es am Ende doch eine echte Erfolgsstory.“ Daher wird ACTech noch im Jahr 2014 die Tools des IT-Dienstleisters für Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung einführen.