Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Technische und kaufmännische Dokumentation verbinden

Die Anforderungen an ein unternehmensweites Dokumentenmanagement können auch Lösungen für das Produktdatenmanagement erfüllen. Unternehmen ersparen sich dadurch die Aufwände für ein zusätzliches System – und können von Synergie-Effekten profitieren.

Bild: iStock – Vetta-Foto

Produktdatenmanagement-Systeme (PDM) haben sich in vielen Unternehme als strategische Informationsplattform neben den Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (ERP) etabliert. Ihre Aufgabe ist es, die technischen Daten und Dokumente zum virtuellen Produkt und entlang des Produktlebenszyklus zu erfassen und diese auch außerhalb der Entwicklungsabteilung bereitzustellen. Dabei bieten sie Kernfunktionen, die auch in anderen Anwendungsbereichen als dem Engineering effektiv genutzt werden können. Dazu zählt insbesondere das Dokumentenmanagement, also die geltungssichere Bereitstellung und Archivierung sowie ihre Nutzung als Bindeglied in den Geschäftsprozessen im Sinne einer Dokumentlogistik.

Dieser Ansatz betrifft alle Abteilungen im Unternehmen. Neben technischen Dokumenten wie Lastenheften, Prüfberichten oder CAD-Modellen wird eine Vielzahl von Unterlagen genutzt, die nicht eindeutig nur dem technischen oder kaufmännischen Bereich zugeordnet werden können – darunter Angebote, Verträge, Arbeitsanweisungen, Patentschriften oder Marketingunterlagen. Die dritte Gruppe bilden Dokumente, die sich rein kaufmännischen Aufgaben wie der Kreditorenbuchhaltung zuordnen lassen.

Die Dokumente der kaufmännischen Prozesse sind traditionell eine Domäne dedizierter Dokumenten-Management-Systeme (DMS). PDM-Systeme hingegen haben ihre Stärken bei technischen Dokumenten und Verbunddokumenten wie 3D-Modellen. Hat ein Unternehmen ein PDM-System im Einsatz oder plant dies, stehen die Verantwortlichen vor der Entscheidung, das kaufmännische und technische Dokumentenmanagement separat zu betreiben oder aber die PDM-Lösung als unternehmensweite Dokumentlogistik-Plattform zu nutzen.

Rechtliche und funktionale Anforderungen

Eine entscheidende Voraussetzung für elektronisches Dokumentenmanagement ist die digitale Bereitstellung der Unterlagen in einer Form, die den rechtlichen Anforderungen in punkto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. Die Anforderungen an kommerzielle Dokumente entsprechen grundätzich denen denen an technische Unterlagen.

  • Unveränderbarkeit: Es muss feststellbar sein, dass ein Dokument nicht nachträglich manipuliert wurde.
  • Langzeitverfügbarkeit: Daten und Dokumente müssen auch nach Jahrzehnten noch lesbar sein.
  • Vollständigkeit: Sowohl Papierdokumente als auch der elektronische Schriftverkehr müssen aufbewahrt werden.
  • Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Lebenszyklus der Daten und Dokumente muss protokolliert werden.

Signaturverfahren im Kontext des Produktdatenmanagement

Um Urheberschaft und Integrität nachweisen zu können, ist eine digitale Signatur erforderlich. Fortschrittliche elektronische Signaturen lassen sich auf Basis einer Public-Key-Infrastruktur erstellen; etwa zur Versiegelung von PDF-Dokumenten, Microsoft Office-Dateien oder E-Mails. Um den Signaturprozess bestmöglich zu unterstützen, werden entsprechende Verfahren in die PDM-Umgebung eingebunden: Entweder gibt der Anwender die Signatur auf seinem Desktop in ein sichtbares Feld des Dokuments ein oder das System steuert und kontrolliert den Vorgang im Hintergrund. Man kann den Signaturvorgang so konfigurieren, dass sich ein per Single Sign-on angemeldeter Anwender erneut identifizieren muss, um beispielsweise die Freigabe eines Dokuments zu veranlassen.


Das könnte Sie auch interessieren:

ERP-Integrationen sind herausfordernde Projekte. Oft vergrößern überbordende Funktionswünsche das Risiko des Scheiterns. Eine Alternative ist die Ausarbeitung einer langfristigen ERP-Strategie samt Roadmap.‣ weiterlesen

Julia C. Arlinghaus, Nicole Dreyer-Langlet, Katharina Hölzle, Daniel Hug, Dieter Meuser und Björn Sautter verstärken den Forschungsbeirat Industrie 4.0. Das von Acatech koordinierte Gremium berät strategisch und unabhängig, insbesondere das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF).‣ weiterlesen

Softwareanbieter Sage stellt neue Werkzeuge bereit, die eine Brücke zwischen der eigenen Systemumgebung und der Azure-Cloud von Microsoft bilden sollen.‣ weiterlesen

Fahrerlose Transportsysteme werden aufgrund ihrer Flexibilität für ständig neue Anwendungsfelder in Produktion und Logistik eingesetzt. Die Effizienz dieser Systeme steht und fällt mit ihrer Steuerungslogik. Um diese zu optimieren und schnell umzurüsten, hilft die rechnergestützte Simulation.‣ weiterlesen

Zum Jahreswechsel hat Kumavision Henrichsen4msd übernommen. Die Lösungen des DMS-Spezialisten sollen das eigene Portfolio ergänzen.‣ weiterlesen

BlueXP nennt NetApp sein neues Produkt zum Management von Multi- und Hybridcloud-Umgebungen. Das System ermöglicht die Verwaltung des Datenbestandes einschließlich On-Premises Unified Storage und First-Party Native Storage bei großen Public Cloud-Anbietern.‣ weiterlesen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Optimierungsansätze, die auf IIoT-Vernetzung und KI-Anwendungen wie Bilderkennung basieren. Cloud-Plattformen helfen dabei, diese Technologien in den Produktionsalltag zu integrieren und die Entscheidungsfindung vor Ort an der Maschine zu unterstützen.‣ weiterlesen

Nachdem sich VDI-Direktor Ralph Appel Ende des vergangenen Jahres in den Ruhestand verabschiedet hat, tritt Adrian Willig dessen Nachfolge an.‣ weiterlesen

ERP-Systeme sind zentral für die Abwicklung der täglichen Geschäftsprozesse in Firmen. Und sie machen das gut. Das geben die meisten der rund 2.000 Anwenderunternehmen aus dem deutschsprachigen Raum in der Trovarit-Studie 'ERP in der Praxis' an. Für die aktuelle Ausgabe der seit 2004 realisierten Untersuchung wurden 130 ERP-Systeme bewertet, von denen 37 aufgrund ausreichender Datenbasis in die Studie eingingen.‣ weiterlesen

Das Mittelstand-Digital Zentrum Rheinland hat einen Praxisratgeber zum Thema Augmented und Virtual Reality für Unternehmen veröffentlicht. Die Publikation steht kostenfrei zum Download zur Verfügung.‣ weiterlesen

Ohne es zu bemerken, beeinflussen Websites, Programme oder Apps unsere Wahrnehmung und so auch unsere Handlungen. Denn die Frontends folgen bestimmten Regeln - den Gestaltprinzipien. Sie helfen, ein ansprechendes und verständliches Dashboard zu entwerfen.‣ weiterlesen