Die Anforderungen an ein unternehmensweites Dokumentenmanagement können auch Lösungen für das Produktdatenmanagement erfüllen. Unternehmen ersparen sich dadurch die Aufwände für ein zusätzliches System – und können von Synergie-Effekten profitieren.

Produktdatenmanagement-Systeme (PDM) haben sich in vielen Unternehme als strategische Informationsplattform neben den Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (ERP) etabliert. Ihre Aufgabe ist es, die technischen Daten und Dokumente zum virtuellen Produkt und entlang des Produktlebenszyklus zu erfassen und diese auch außerhalb der Entwicklungsabteilung bereitzustellen. Dabei bieten sie Kernfunktionen, die auch in anderen Anwendungsbereichen als dem Engineering effektiv genutzt werden können. Dazu zählt insbesondere das Dokumentenmanagement, also die geltungssichere Bereitstellung und Archivierung sowie ihre Nutzung als Bindeglied in den Geschäftsprozessen im Sinne einer Dokumentlogistik.

Dieser Ansatz betrifft alle Abteilungen im Unternehmen. Neben technischen Dokumenten wie Lastenheften, Prüfberichten oder CAD-Modellen wird eine Vielzahl von Unterlagen genutzt, die nicht eindeutig nur dem technischen oder kaufmännischen Bereich zugeordnet werden können – darunter Angebote, Verträge, Arbeitsanweisungen, Patentschriften oder Marketingunterlagen. Die dritte Gruppe bilden Dokumente, die sich rein kaufmännischen Aufgaben wie der Kreditorenbuchhaltung zuordnen lassen.

Die Dokumente der kaufmännischen Prozesse sind traditionell eine Domäne dedizierter Dokumenten-Management-Systeme (DMS). PDM-Systeme hingegen haben ihre Stärken bei technischen Dokumenten und Verbunddokumenten wie 3D-Modellen. Hat ein Unternehmen ein PDM-System im Einsatz oder plant dies, stehen die Verantwortlichen vor der Entscheidung, das kaufmännische und technische Dokumentenmanagement separat zu betreiben oder aber die PDM-Lösung als unternehmensweite Dokumentlogistik-Plattform zu nutzen.

Rechtliche und funktionale Anforderungen

Eine entscheidende Voraussetzung für elektronisches Dokumentenmanagement ist die digitale Bereitstellung der Unterlagen in einer Form, die den rechtlichen Anforderungen in punkto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. Die Anforderungen an kommerzielle Dokumente entsprechen grundätzich denen denen an technische Unterlagen.

• Unveränderbarkeit: Es muss feststellbar sein, dass ein Dokument nicht nachträglich manipuliert wurde.
• Langzeitverfügbarkeit: Daten und Dokumente müssen auch nach Jahrzehnten noch lesbar sein.
• Vollständigkeit: Sowohl Papierdokumente als auch der elektronische Schriftverkehr müssen aufbewahrt werden.
• Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Lebenszyklus der Daten und Dokumente muss protokolliert werden.

Signaturverfahren im Kontext des Produktdatenmanagement

Um Urheberschaft und Integrität nachweisen zu können, ist eine digitale Signatur erforderlich. Fortschrittliche elektronische Signaturen lassen sich auf Basis einer Public-Key-Infrastruktur erstellen; etwa zur Versiegelung von PDF-Dokumenten, Microsoft Office-Dateien oder E-Mails. Um den Signaturprozess bestmöglich zu unterstützen, werden entsprechende Verfahren in die PDM-Umgebung eingebunden: Entweder gibt der Anwender die Signatur auf seinem Desktop in ein sichtbares Feld des Dokuments ein oder das System steuert und kontrolliert den Vorgang im Hintergrund. Man kann den Signaturvorgang so konfigurieren, dass sich ein per Single Sign-on angemeldeter Anwender erneut identifizieren muss, um beispielsweise die Freigabe eines Dokuments zu veranlassen.

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