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Produktdaten im Baukastensystem organisieren

Technische Dokumentation

Produktdaten im Baukastensystem organisieren

Die zunehmende Produktkomplexität und Produktindividualität stehen derzeit an erster Stelle der Herausforderungen der Unternehmen im Maschinenbau. Der Kunde ist König und der hat seine Vorstellungen und Wünsche an die Funktionalität der neuen Maschine oder Anlage. Dies wirkt sich unmittelbar auf die zugehörige Produktdokumentation und ihrer Erstellung aus.

Bild: red150770 / Fotolia

Der Wert und die Wichtigkeit der technischen Produktdokumentation [1] werden von vielen Unternehmen noch immer unterschätzt. Dabei ist sie doch ein fester Bestandteil des Produktes und hat in so manchen Fällen nachweislich schon zu Folgegeschäften geführt. Aber eine verzögerte Auslieferung der Dokumentation kann erhebliche Zahlungseinbußen nach sich ziehen. Zusätzlich muss die Dokumentation von hoher Qualität sein. Mangelhafte Beschreibungen oder fehlende Hinweise können für die Hersteller zu Haftungsfällen führen.

Dokumentation mit Konstruktion im Schulterschluss

Der Grundstein für eine gute und termingerechte Dokumentation wird in der Konstruktion gelegt. Hier werden Produkte so aufbereitet, dass sie aus einem Baukasten zusammengestellt werden können. Nur so lässt sich dem individuellen Kundenwunsch nachkommen, und nur so lassen sich dabei die Produktkomplexität sowie die Variantenvielfalt beherrschen. Dieses Vorgehen ist so direkt auf die Arbeitsweise für die technische Dokumentationserstellung übertragbar, denn zu einer kundenindividuellen Maschine gehört eine maschinenindividuelle Dokumentation. Sie muss eindeutig beschreiben, was der Kunde hat – und nicht etwa, was er nicht hat. Der technische Redakteur strukturiert analog zu dem in der Konstruktion erstellten Baukasten die technische Produktdokumentation modular und ordnet die jeweiligen Dokumentations-Module den Bauteilen und Baugruppen zu. So lässt sich schon die Stückliste mit der Produktbeschreibung verknüpfen und die Dokumentation ergibt sich aus der Zusammenstellung der Stückliste.

Im unternehmensweiten Informationsfluss

Die Modularisierung der technischen Dokumentation eröffnet weitere Möglichkeiten hinsichtlich der Verbesserung von Qualität und Abläufen. Die heutige Technik, die Organisation der IT-Systeme und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen eine Zusammenstellung der Betriebsanleitung so, dass sie die Maschine, die zum Kunden ausgeliefert wird, mit Typ, Baureihe et cetera exakt beschreibt. Die Qualität der Dokumentation verbessert sich durch Wiederverwendung der Module gegenüber dem regelmäßig neu erstellten Dokumentationstext. Zudem reduzieren sich die Erstellungskosten. Dies lässt sich einleuchtend erklären: Jeder neu erstellte Text kostet Zeit und damit Geld und ist in der Regel fehlerbehaftet. Deshalb durchläuft er eine Qualitätsprüfung, bevor er an den Kunden oder die Übersetzung ausgeliefert wird.

Zeit- und kostenintensive Texterstellung enfällt

Bei der Wiederverwendung entfallen die zeit- und kostenaufwendige Texterstellung und Prüfung. Es werden nur neu erstellte Texte geprüft und übersetzt. Dies reduziert zudem Übersetzungskosten. Aufgrund einer derartigen Organisation und Strukturierung der Dokumentation und der Nutzung heutiger im Kommunikations-Verbund befindlicher IT-Werkzeuge ist es möglich, dieselben Bausteine für die altbekannte Papierdokumentation sowie für moderne Medien wie Tablet oder Smartphone zu verwenden. Schon in einem frühen Stadium der Produktentwicklung können Prozessverbesserungen eingeleitet werden, weil:

Kennzahlen als objektives Mittel

Kennzahlen sind ein objektives Mittel der Qualitätsbewertung. Dies ist mit der Tole-ranzangabe in der Fertigung zu vergleichen. Die Toleranzangabe ist eine Vorgabe zur Qualitätsbeurteilung, die über gut, schlecht – was Nacharbeit bedeutet – oder Ausschuss entscheidet. Textmodule werden vorrangig nach der Häufigkeit ihrer Verwendung bewertet. Relationen wie Modulgröße oder Anforderungen an die Produktbeschreibungen nehmen natürlich Einfluss auf eine Bewertung. Da die Module analog zum Konstruktionsbaukasten für die Produktvarianten aufgebaut werden, lassen sich hier die ersten Schlüsse zum Gesamtkonzept ziehen und gegebenenfalls frühe Korrekturen durchführen. Ein zusätzlicher Nutzen ist durch die Klassifizierung gegeben. Hierdurch lassen sich varianten- oder baureihenübergreifend Kriterien festlegen, welche zur Gesamtstrukturierung beitragen. Dies können Ausschlusskriterien sein, die besagen, dass ein Bauteil in besonderen Fällen nicht verwendet werden darf oder muss. Ferner können bei Funktionsbeschreibungen Bauteile direkt einer Funktion zugeordnet werden. Dies unterstützt zum Beispiel den Kundendienst bei der Vorbereitung eines Servicefalls.

Modularisierung vereinfacht Verwendung des Internets

Durch die Modularisierung lässt sich zudem ein weiterer Effekt erzielen. Die Aufbereitung in Teilen erleichtert die Verwendung des Internets, da sich die einzelnen Module untereinander verlinken lassen. So muss nicht mehr durch riesige Texte gescrollt werden. Die Vereinfachung drückt sich auch dadurch aus, dass die Informationen mit Zugriffsrechten versehen eingestellt werden. So sind die Informationen online jeweils für bestimmte Personen verfügbar. Ab diesem Moment wird der Nutzen mobiler Geräte, auf denen in der Regel keine großen Datenvolumen abgespeichert werden, deutlich. So können die Informationen aus dem Firmenportal zum Einsatz kommen und der Nutzer erhält so stets Zugriff auf den aktuellen Informationsstand.

Jeder erhält seinen notwendigen Teil

Die Zielgruppen der Dokumentation sind sehr mannigfaltig. Sie erstrecken sich von den internen Nutzern wie Mitarbeiter im Einkauf, im Vertrieb, in der Schulung oder im Service bis hin zu den externen Kunden, Vermittlern oder auch Beratern und Resellern. Jeder Nutzer erhält mit dieser Organisation nur den für ihn notwendigen Anteil der Dokumentation. Das lässt sich durch den Einsatz von Metadaten erreichen. Mit solchen Metadaten kann die Gesamtheit der Informationen, die zur Dokumentation benötigt wird, genau und zielgruppengerecht aufbereitet werden. Wichtig sind aber auch die Informationen, die firmenintern verbleiben sollen. Sie werden ebenfalls von der Dokumentationsabteilung zusammengetragen und finden ihre Verwendung für interne Zwecke wie Produktüberarbeitung oder -verbesserung, aus Gründen der Nachweispflicht oder auch für Patentbeschreibungen.

Dokumentation als ‚Technischer Informationspool‘

Die Technische Produktdokumentation ist der ‚Technische Informationspool‘ im Unternehmen. Hier zeigt sich, dass nur durch das homogene Zusammenwirken und die Integration von Personen, Prozessen und Informationen die Effizienz und Transparenz gesteigert werden können. Das ist ein wichtiger Baustein, um als Unternehmen den Anforderungen aus dem Markt begegnen zu können. Für die derzeit so groß geschriebene Nachhaltigkeit muss der Dokumentation auch zugeschrieben werden, dass hier eine Wissensbasis aufgebaut und in Systemen hinterlegt ist, auf die noch nach Jahren verlässlich zurückgegriffen werden kann.