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Technische Dokumentation

2.500 Seiten in wenigen Stunden

Früher erstellten viele Maschinen- und Anlagenbauer die Unterlagen zu ihren Gütern noch mit Office-Programmen. Der weltweite Export vieler Varianten und die damit verbundene Sprachenvielfalt zwingen viele Hersteller, den Weg zur Dokumentation effizienter zu gestalten. Welcher Automatisierungsgrad sich mit Software erreichen lässt, zeigen die Chiron-Werke in Tuttlingen.



Jede Maschinenvariante der Chiron-Werke wird als Komponente in der Technischen Dokumentation verwaltet. Bild: Chiron-Werke GmbH & Co. KG

Chiron wurde 1921 als Handwerksbetrieb gegründet und ist heute mit seinen CNC-gesteuerten, vertikalen Fertigungszentren und den darauf basierenden Turnkey-Lösungen ein global agierender Anbieter. Mehr als 1.600 Mitarbeiter sind für den Global Player aus Tuttlingen tätig. Pro Jahr werden über 1.000 Dokumentationen für die Fertigungszentren und Maschinen neu erstellt oder aktualisiert. Allein die Betriebsanleitungen umfassen zwischen 1.200 und 2.500 Seiten. Dazu kommen die Fehlermeldungshandbücher sowie die Anleitungen für Servicetechniker. Im Schnitt werden bei Chiron pro Tag drei Technische Dokumentationen erstellt. Es arbeiten acht Mitarbeiter Vollzeit in der Abteilung Technische Dokumentation, dazu kommen fast zwanzig Autoren aus den Fachabteilungen. Als weltweiter Exporteur bietet Chiron seine Dokumente in 22 Sprachen an. Die Übersetzungen werden an professionelle Dienstleister vergeben. Diese Vielfalt und Masse zu koordinieren erfordert einen enormen Aufwand.

Nützlich wie das CAD-System

Für Bernd Rudolf, Leiter der Technischen Dokumentation bei Chiron, war deshalb schon vor Jahren klar, dass ein professionelles Softwaresystem eingeführt werden muss, damit auch die Technischen Dokumentationen dem Qualitätsstandard entsprechen, den der Produzent bei seinen Maschinen anlegt. „Kein Mensch würde heute mehr auf die Idee kommen, bei der Konstruktion von Maschinen auf ein professionelles CAD-System zu verzichten. Ich sehe das bei der Technischen Dokumentation ähnlich. Es gibt schließlich Softwarelösungen, die einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen“, sagt Rudolf. Chiron entschied sich für die Technische Dokumentationssoftware Cosima go! von der Bamberger Docufy GmbH. Die Anwendung ist für Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau vorkonfiguriert, arbeitet mit XML-Daten und ist mit einem offenen Schnittstellensystem ausgestattet.

Zerlegung in Module

Eine der größten Herausforderungen in der Technischen Dokumentation ist das Handling der Maschinenvarianten. Bei der Konfiguration zerlegt das Unternehmen die Maschinen in einzelne Module beziehungsweise in Komponenten. So können diese je nach Kundenanforderung zusammengestellt werden. „Diese Vorgehensweise schwebte mir auch bei der Technischen Dokumentation vor: dieselben Bausteine, die wir in der Konfiguration verwenden, setzen wir auch als Dokumentationsmodule ein“, sagt Rudolf. Mit ihrem XML-System auf der Basis von Modulen passte die eingeführte Lösung gut zu dieser Anforderung. Die Benutzeroberfläche der Anwendung ist so intuitiv gestaltet, dass die Einstiegshürde bei der Bedienung der Anwendung niedrig ist: Nach 15-20 Minuten Einarbeitung konnten die Mitarbeiter erste Dokumente schreiben.

Relevante Inhalte filtern

Chiron erstellt die Technische Dokumentation mit der Lösung in wenigen Stunden. Dafür kombiniert das Unternehmen die Component-Chapter im Redaktionssystem mit den gefilterten Inhalten zur Maschine aus dem ERP-System. Die Inhalte werden dabei in einem Modultyp gesammelt und über Metadaten einem Thema zugeordnet. Im Masterdokument werden die Komponenten zusammengefasst. Zur Erstellung einer auftragsbezogenen Betriebsanleitung wird dann nur noch der ‚Master‘ gefiltert, das heißt nur die Komponenten, die tatsächlich verbaut wurden, bleiben erhalten. Hier können die Feinarbeiten vorgenommen werden. Auftragsbezogene Dokumente und Pläne werden eingearbeitet, Sonderkomponenten hinzugefügt.

Dokumentenmix ist möglich

Das Modul für die Komponenten ist auch für die Einbindung von Zuliefererdokumentation vorgesehen. Deren Anleitungen werden als Anhang eingebunden. Zusätzlich können weitere Informationen erfasst und mit den anderen ‚vermischt‘ werden. Die DIN ISO 82079 fordert die Vermischung von Zuliefererdokumentation und eigener Anleitung. Deshalb werden auch die Wartungsarbeiten an Zulieferkomponenten stichwortartig erfasst und automatisch im Wartungsplan der Maschine aufgeführt. Da die Informationen zu einer Komponente in einem übergeordneten Modul zusammengefasst sind, lassen sich Änderungen leicht in den referenzierten Inhalten vornehmen. Dann wird die Komponente versioniert und aktualisiert.

Ein Jahr Arbeit, das sich lohnt

Die Abläufe der Dokumentenerstellung bei Chiron sind das Ergebnis einer rund einjährigen konzeptionellen Vorbereitung – die sich jetzt auszahlt. Der Abschied von Word und die Gewöhnung an das strukturierte Arbeiten in einem XML-System könne zwar manchen zu Beginn schwerfallen, sagt Rudolf. Dennoch liegen die Vorteile eines XML-Systems für Maschinenbauer auf der Hand, wenn diese mehr als eine Handvoll Maschinen pro Jahr herstellen: „Die immer kürzeren Time-to-Market Zeiten zwingen uns, die Dokumentationen schnell, effizient und trotzdem natürlich normgerecht zu erstellen. Mit dem System müssen sich Redakteure keine Gedanken um das Layout der Dokumentationen machen, sondern können sich auf die Inhalte konzentrieren.“, sagt er. Das Layout im Corporate Design besorgt das vorher festgelegte Stylesheet automatisch. Rudolf zeigt sich überzeugt: Wer einmal ein XML-System zur Erstellung der Dokumentation genossen habe, könne sich nicht mehr vorstellen, mit Word oder ähnlichen Programmen klarzukommen.

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