Wenn die Möglichkeiten der bestehenden Unternehmenssoftware ausgereizt sind, beginnt die Suche nach einem geeigneten Nachfolger. In dieser Situation befand sich das Fertigungsunternehmen Doyma: Es galt, komplexe Vertriebsstrukturen bei hoher Variantenvielfalt im System abzubilden und gleichfalls den Auftragsdurchlauf zu beschleunigen. Zudem sollte sich die neue Lösung durch geschulte Mitarbeiter des Unternehmens an veränderte Marktbedingungen anpassen lassen.
Die Doyma GmbH & Co Durchführungssysteme ist ein international tätiger Hersteller von Dichtungs- und Brandschutzsystemen. Die Produkte dienen der Abdichtung und Abschottung von Gebäudedurchdringungen mit Rohren und Kabeln gegen Wasser, Feuer und Rauchgas. Das Unternehmen ist in den drei Kompetenzfeldern Tiefbau, Gebäudetechnik und Energieversorgung aktiv und beliefert den Markt etwa mit Durchführungssystemen für Rohre und Kabel, Ein- und Mehrspartenhauseinführungen für Versorgungsleitungen oder Produkten für den vorbeugenden baulichen Brandschutz. Täglich agiert das Unternehmen in einem für die Bauzulieferbranche typischen Beziehungsgeflecht zwischen Bauträgern, Architekten sowie ausführendem Gewerbe und Handel.
Die Abbildung dieser Vertriebssituation sowie ein schneller Auftragsdurchlauf und die große Produktvielfalt gehören zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren des niedersächsischen Herstellers und erfordern eine flexible Unternehmenssoftware. Als das in die Jahre gekommene Produktionsplanungs- und -steuerungssystem (PPS) mit weiteren angebundenen Insellösungen an seine technischen Grenzen stieß, machte sich das Fertigungsunternehmen auf die Suche nach einer geeigneten Enterprise Resource Planning-Lösung (ERP). „In unserer Altanwendung konnten wir unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen nicht im gewünschten Maße abbilden und die Abläufe nicht zukunftsgerecht weiterentwickeln. Die Zeit war reif, über einen Systemwechsel nachzudenken“, erinnert sich IT-Leiter Werner Sommer.
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„Für uns war eine integrierte Lösung besonders wichtig, die schnell an neu aufkommende Gegebenheiten angepasst werden konnte“, sagt Sommer. Darüber hinaus suchte der Fertiger nach einem plattformunabhängigen System, welches die geforderte Abbildung der breiten Produktpalette und des mehrstufigen Vertriebsmodells ermöglichte. „Neben den Kosten war die Flexibilität ein entscheidendes Auswahlkriterium. Denn insbesondere unsere speziellen Anforderungen verlangen der Software einen großen Gestaltungsfreiraum ab“, ergänzt Christian Voß, der für die technische Auftragsvorbereitung zuständige Projektmitarbeiter bei Doyma. Das zukünftige Unternehmenssystem sollte sich durch eigene Key User mit einem überschaubaren Aufwand anpassen lassen, um sich schnell und flexibel auf verändernde Marktanforderungen auszurichten. Nach dem Vergleich von mehreren Lösungen und Systemhäusern fiel die Entscheidung schließlich auf CaniasERP, eine Anwendung der Industrial Application Software GmbH.
Das Projektteam war vor allem von der Möglichkeit des uneingeschränkten Zugriffs auf den offenen Quellcode des Systems überzeugt. Dieser Eigenschaft kommt die offene, objektorientierte Architektur des Systems sowie dessen integrierte Entwicklungsumgebung ‚Troia‘ entgegen. Die Bezeichnung steht für ‚Tool for Redesign of the Operational Interface and the Application‘. Auf dieser technologischen Grundlage kann der Industriebetrieb Anpassungen des Systems wie gefordert eigenständig vornehmen und es mit vertretbarem Aufwand weiterentwickeln. „An dieser Stelle haben wir an unsere komplexen Handels-/Verbandsstrukturen und damit zusammenhängende Abrechnungsformen gedacht“, sagt Voß.
Die Einführung der Anwendung wurde in drei Stufen gegliedert: Zunächst wurde das Finanzwesen mit den Modulen Buchhaltung und Kostenrechnung implementiert. Im zweiten Schritt wurde die Angebotserstellung als ein wesentliches Kernelement mit allen damit zusammenhängenden Bereichen realisiert. In der dritten Stufe wurden die Bereiche Auftragswesen, Fertigungs- und Lagerwirtschaft mit den Modulen Einkauf, Rechnungsprüfung, Bestandsführung, Disposition, Produktionsplanung/-steuerung sowie Qualitätsmanagement umgesetzt. Sechs Mitarbeiter von Doyma wurden an dem umfangreichen Einführungsprojekt beteiligt. „Die gemeinsame Arbeit mit den Beratern und der iterative Prozess der Lösungsfindung und -umsetzung waren für unser Projekt sehr vorteilhaft“, sagt Projektmitarbeiter Voß. Aktuell wird die ERP-Lösung mit ihren insgesamt 38 Modulen fast in vollem Umfang genutzt. Von den 120 Mitarbeitern arbeiten etwa 90 Nutzer täglich mit dem neuen System.
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Durch die Einführung der neuen Anwendungsumgebung konnte der Mittelständler den betriebskritischen Auftragsdurchlauf erheblich beschleunigen. Nun können nahezu alle eingegangenen Aufträge am gleichen Tag bearbeitet, gefertigt und ausgeliefert werden. Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung zeigt sich im geringen Schnittstellenaufwand: Allein durch den umfassenden Funktionsumfang der Anwendung wurde eine weitreichende Integration von Zusatzlösungen erreicht. Die im Laufe des Projektes erfolgte Prozessintegration gestattete dem Unternehmen, eine sehr hohe Datentransparenz herzustellen. Als Folge des Integrationsgrades entfällt beispielsweise im Berichtswesen die Konsolidierung der Daten aus verschiedenen Systemen und die Berichte sind viel schneller abrufbar als im zuvor verwendeten Unternehmenssystem.
Ein weiteres Beispiel für den Erfolg der Systemeinführung schildert Voß: „Wir haben selbst eine Auftragssteuerung und -kontrolle entwickelt, in der alle für den Auftragsdurchlauf relevanten Daten unternehmensweit abrufbar sind und aus dem alle erforderlichen Funktionalitäten zentral gesteuert werden. Auch weniger kritische Funktionen und Automatismen können zur nachhaltigen Arbeitserleichterung beitragen, etwa die konsequente Abbildung des dreistufigen Vertriebsmodells, der Handels- und Verbandsstrukturen sowie der Produktvielfalt.“ Die Anwendung bietet zudem Funktionen rund um Intercompany-Beziehungen, um Geschäftsvorgänge innerhalb der Unternehmensgruppe schneller abzubilden. IT-Leiter Sommer hat für die Bereiche Objektverfolgung und Angebotserstellung die Rechnung aufgestellt, dass mit dem neuen System eine Produktivitätssteigerung von etwa 40 Prozent erreicht wurde.
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