Der Bau von Caravans und Reisemobilen bei Bürstner stellt hohe Anforderungen an das Teile- und Konfigurationsmanagement: Knapp die Hälfte aller in der Produktion verwendeten Teile werden jährlich verändert. Um Warenflüsse und Konstruktionsprozesse zu unterstützen, ersetzte das Unternehmen daher sein Altsystem durch eine standardisierte Geschäftslösung.
Seit mehr als 50 Jahren entwickelt und produziert die Firma Bürstner Caravans, seit 25 Jahren auch Reisemobile. Mit der Entwicklung des ersten Wohnwagens, liebevoll ‚Delfin‘ genannt, betritt Bürstner 1958 die Welt der Caravans. In den Folgejahren wachsen Nachfrage und Produktion des im südbadischen Kehl beheimateten Unternehmens stetig, die Modellreihe wird erweitert und ein Werk im französischen Wissembourg erworben, um zusätzliche Produktionskapazitäten aufzubauen. Mit dem Blick für zukunftsträchtige Produkte bringt Bürstner immer wieder Neuheiten auf den Markt, so zum Beispiel das erste Reisemobil in der klassischen T-Modell-Bauweise – mit einem integrierten Hubbett. Bis heute wächst das Angebot an Caravans, Reisemobilen und Mobilheimen der Marke kontinuierlich, mit etwa 1.000 Mitarbeitern an den beiden Standorten zählt das zur Hymer-Gruppe gehörenden Unternehmen zu den führenden Produzenten seiner Branche. Jährlich verlassen etwa 3.700 Caravans, 6.000 Reisemobile und rund 400 Mobilheime die Produktionsstätten. Dabei verbindet das Unternehmen Tradition mit innovativen Lösungen, die Produkte vereinen immer wieder klassische und moderne Elemente.
Auch bei den internen Prozessen macht diese Philosophie nicht Halt. Im Jahr 2009 begann man bei Bürstner die mittlerweile 25 Jahre alte Software durch eine moderne Enterprise Resource Planning-Lösung (ERP) zu ersetzen, um den steigenden Anforderungen an das Geschäftssystem gerecht werden zu können. Dabei setzte das Unternehmen auf die ERP-Komplettlösung Proalpha, die der Kaiserslauterner IT-Dienstleister für Geschäftsprozessoptimierung Alpha Business Solutions einführte. Seitdem laufen in fünf Standorten alle Prozesse der Bereiche Vertrieb, Einkauf, Rechnungswesen, Logistik, Materialwirtschaft und Produktionsplanung über die Software. Die vielfach ausgezeichnete Innovationskraft – das Unternehmen gewann zum Beispiel den European Innovation Award 2011 – setzt sich so auch bei der Gestaltung der IT-Prozesse fort.
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„Vielleicht hätten wir mit unserer alten Software sogar noch zwei bis drei Jahre weiter arbeiten können. Allerdings wäre es immer schwieriger und aufwändiger geworden, all unsere Fahrzeuge und Modelle im System entsprechend abzubilden und zu konfigurieren“, beschreibt IT-Leiter Hubert Zimmermann eine der Überlegungen, die das Unternehmen zum Wechsel veranlasste. So konnte das alte System nicht mit einer regelbasierten Stückliste oder einem flexiblen Konfigurator dienen. Bei bis zu 4.000 unterschiedlichen Teilen, von denen fast die Hälfte aufgrund von Produktneuheiten jährlich ersetzt werden, sind dies aber zwei sehr hilfreiche Werkzeuge. Stellt heutzutage ein Vertriebsmitarbeiter ein Fahrzeug zusammen, kann er stets auf aktuelle und korrekte Stücklisten zugreifen. Diese müssen nicht mehr jedes Jahr neu angelegt werden, sie aktualisieren sich gewissermaßen über das Jahr verteilt, werden wie die Teilestämme und technischen Zeichnungen auch via Computer Aided Design (CAD) generiert und über Freigabemechanismen automatisch an die ERP-Lösung übermittelt.
Teile, die nicht vorrätig sind, werden automatisch, meistens per Electronic Data Interchange (EDI), bestellt. Die Anzahl von Fax-Bestellungen, die zurzeit der alten Software zu 100 Prozent Usus waren, ist deutlich zurückgegangen, wie auch das gesamte Management der über 500 Lieferanten mit der neuen Lösung einfacher, übersichtlicher und effizienter abläuft. Darüber hinaus unterstützt das neue ERP-System die auftragsbezogene Fertigung des Unternehmens, was die Lagerbestände reduzierte und die Chassisverwaltung vereinfachte. Eingesetzte Barcode-Scanner erfassen jede Materialbewegung im Lager und in der Produktion und dokumentieren die Abläufe im Geschäftssystem. Durch die automatisierte Erfassung stimmen nun die Zahlen, was bei den in Excel- und Word geführten Listen zuvor nicht immer der Fall war. „Der Logistikbereich ist ähnlich anspruchsvoll wie die Automobilindustrie“, erklärt Zimmermann. Es gehe immer darum, das richtige Material zum geforderten Zeitpunkt an der richtigen Stelle zu haben. Das neue ERP-System übermittelt dazu Fahraufträge oder Umbuchungen per WLAN an die mobilen Endgeräte der Logistikmitarbeiter. Diese können die Teile dann an die entsprechende Bandstation transportieren. Auch Bestandsabfragen oder das Ausdrucken von Barcode-Etiketten im Rahmen des Wareneingangs sind möglich. „Dadurch hat sich die Bestandsqualität eindeutig verbessert“, sagt der IT-Leiter.
Aber noch ein weiterer Grund sprach für einen Wechsel auf eine Standardsoftware: Die Geschäftsleitung des Mutterkonzerns Hymer wollte für alle Standorte eine unternehmensweit einheitliche Systemlandschaft aufbauen, denn bei mehreren zu einer Gruppe gehörenden Unternehmen müssen die Intercompany-Prozesse stimmen. Der Waren- und Geldfluss untereinander oder mit der Zentrale müssen reibungslos ablaufen, schließlich produzieren die Werke zum Teil Fahrzeuge füreinander oder beziehen vorgefertigtes Interieur von der hauseigenen Schreinerei oder Näherei. Aufträge und Änderungen müssen allen Beteiligten jederzeit vorliegen. Darüber hinaus sind bilanzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen, Konzernabschlüsse müssen konsolidiert werden. Die Software muss diese Vorgänge nicht nur unterstützen, sie muss sie automatisieren und beschleunigen. „Eine unternehmensweit eingesetzte Standardsoftware wie Proalpha hat hier eindeutig Vorteile, da sie die Prozesse durchgängig abbilden kann. Einige unserer Abläufe wären ohne die Software kaum zu bewältigen“, urteilt IT-Leiter Zimmermann. Einzig beim Produkt-Daten-Management (PDM) wurde von Unternehmensseite aus eine Ausnahme gemacht. Dieses wurde beibehalten, da es erst einige Jahre zuvor in der Unternehmensgruppe eingeführt wurde. Ansonsten hieß die Devise, auf jede weitere Spezialsoftware zu verzichten. Das begrüßt auch IT-Leiter Zimmermann – er hält Insellösungen aufgrund der Schnittstellenproblematik nur für die zweitbeste Lösung.
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Als Implementierungspartner wählte das Unternehmen den IT-Dienstleister Alpha Business Solutions. „Alpha Business Solutions hat unsere Anforderungen von Anfang an sehr gut verstanden und umgesetzt. Es war ein Projekt wie aus einem Guss. Die Betreuung, vom Projektleiter bis hin zu jedem einzelnen Mitarbeiter war während der ganzen Zeit hervorragend“, resümiert Zimmermann. Dies war auch notwendig, denn das Unternehmen hatte durch die lange Laufzeit seines Altsystems keine hinreichende Erfahrung mit einem solchen Projekt. Aus diesem Grund hatte es schon bei der Auswahl und der Erstellung eines 160 Seiten umfassenden Anforderungskatalogs einen Berater hinzugezogen. Nach einigen Auswahlrunden blieben schließlich zwei Softwarelösungen übrig, von denen sich Bürstner jeweils einen Prototyp bauen ließ. „Den Ausschlag gab letztendlich das Gefühl, bei Alpha Business Solutions in Summe bestens aufgehoben zu sein“, berichtet Zimmermann. So sei das Unternehmen zum Beispiel in der Lage gewesen, die speziellen Anforderungen aus der Fertigung im Prototypen abzubilden.
Im Prozess dabei waren immer auch die zwölf Key-User, die IT-Leiter Zimmermann mit praktischen Erfahrungen aus ihren Bereichen unterstützten und im Anschluss auch die 300 Mitarbeiter schulten, die aktuell mit dem System arbeiten. Damit hätten sie wesentlich zum reibungslosen Projektverlauf beigetragen, sagt Zimmermann. Sein Fazit fällt daher auch unweigerlich positiv aus: „Es ist uns hervorragend gelungen, CAD, PDM und ERP zu integrieren. Trotz der guten Vorbereitung und Unterstützung von Alpha Business Solutions war das Projekt für uns eine Kraftanstrengung, das darf man nicht vergessen. Diese haben wir erfolgreich gemeistert – und das gänzlich ohne Produktionsausfall. Wir sind absolut zufrieden und sicher, dass sich die Investition für uns langfristig rechnet.“
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