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Systemeinführung im Mittelstand

Auf dem Weg zu papierlosen Geschäftsprozessen

Rasches Unternehmenswachstum brachte die IT-Infrastruktur der GWK Kuhlmann an ihre Grenzen: Der Hersteller von Armaturendämmungen benötigte ein neues Geschäftssystem, um den steigenden Anforderungen an seine Enterprise Resource Planning-Abläufe Herr zu werden. Eine zentrale Anforderung dabei: Die Lösung musste auch unter Linux-Systemen laufen.

Bild: Oxaion

Das Familienunternehmen GWK Kuhlmann in Salzkotten bei Paderborn zählt zu den Marktführern für Armaturendämmungen. Der Betrieb produziert Dämmsysteme für Heizungs- und Sanitäranlagen sowie den Fernwärmebereich und Wärmetauscher. Zweites Standbein ist die Fertigung von passgenauen Expandiertes Polypropylen-Formteilen (EPP) für Armaturen und Energieträger. In jüngster Zeit ist das Unternehmen stark expandiert: „Vor einem guten Jahr hatten wir noch knapp 25 Beschäftigte, mittlerweile zählen wir rund 50 Mitarbeiter“, sagt Daniel Fuchs, kaufmännischer Leiter und IT-Verantwortlicher bei GWK Kuhlmann.

Das rasche Wachstum ließ die bestehende IT-Landschaft an ihre Grenzen stoßen, als Ergebnis gab die Geschäftsführung den Startschuss für die Implementierung eines neuen Enterprise Resource-Planning-Systems (ERP). Auslöser war nicht zuletzt die mangelnde Integration des Altsystems: Die Software übermittelte beispielsweise Daten von Ausgangsrechnungen nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung, weshalb Informationen separat erfasst werden mussten; Stücklisten konnten von der Produktionssteuerung nicht in der benötigten Tiefe erzeugt werden. Angesichts des massiv gestiegenen Arbeitsaufkommens wurde die Arbeit der Mitarbeiter dadurch massiv erschwert.

Prozessunterstützung auf neuer Technologie-Basis

Ein umfassendes Funktionsspektrum zählte daher zu den Schlüsselkriterien bei der Suche nach einem neuen System. Zudem musste die neue Lösung der historisch gewachsenen EDV-Struktur Rechnung tragen: So waren schon seit längerem mehrere Apple-Rechner im Einsatz, die auch weiterhin genutzt werden sollten. Gleichzeitig wollten Geschäftsführung und IT-Verantwortliche anlässlich der Systemumstellung das Server-Betriebssystem wechseln, um das Geschäftssystem auf Linux betreiben zu können.

Die Wahl des Unternehmens fiel schließlich auf Oxaion Open, eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung für mittelständische Unternehmen. Neben klassischen ERP-Modulen wie Warenwirtschaft, Vertrieb und Produktion bietet die Lösung unter anderem ein voll integriertes Projekt- und Servicemanagement. Das plattformunabhängige System ist zudem nicht an bestimmte Server- und Client-Betriebssysteme gebunden; als Oberfläche kommt ein beliebiger Internet-Browser, zum Einsatz. „Natürlich gibt es auch andere Systeme, die Linux-Server unterstützen. Diese sind aber meist auf bestimmte Browser angewiesen. Das wollten wir auf jeden Fall vermeiden“ sagt IT-Leiter Fuchs.

Schneller Einstieg mit wenigen Kernmodulen

Nach drei Monaten ging das neue System in den Echtbetrieb. „Wir haben uns bewusst dafür entschieden, erst einmal ganz schlank zu starten, damit wir rasch unser Tagesgeschäft abbilden können wie Verkauf, Einkauf oder die Verarbeitung von Zahlungseingängen. Die Bereiche Produktion und Projektmanagement haben wir deshalb erst einmal beiseite gelassen, sie werden in späteren Schritten nachgezogen“, erläutert der IT-Verantwortliche. Zur Unterstützung einer zeitnahen Einführung wurden zudem zwei Key-User des Unternehmens durch den Systemanbieter für den Umgang mit der Software geschult, die anschließend ihr Wissen an die Kollegen weitergeben konnten. Dadurch dass die Anforderungen von GWK Kuhlmann durch den angebotenen Standard praktisch komplett abgedeckt werden, waren zudem keine großen Anpassungen der Software nötig.

Verlässliche Auskunft zu Lieferterminen

Vor allem die Durchgängigkeit des neuen ERP-Systems machte sich schnell bemerkbar – beispielsweise wenn es darum geht, Kunden realistische Liefertermine zu nennen. Da Reservierungen aus der Disposition von der Software auf das Lager gebucht werden, entspricht der Lagerbestand auf dem Bildschirm auch dem tatsächlichen Bestand – Prüfungen vor Ort im Lager entfallen. „Weil wir Bestellungen, Auftragsbestätigungen und alles, was zu einem Vorgang gehört, diesem auch direkt zuordnen können, müssen wir nicht mehr laufend in irgendwelchen Papierordnern nachschauen. Das ist schon eine große Erleichterung“, sagt Fuchs.

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