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Softwaregestütztes Projektmanagement

Projektmanagement ist ein bereichsübergreifender, hochkomplexer Prozess, bei dem große Mengen an Daten und Dokumenten für die Verwaltung, Planung und Auswertung anfallen. Unterstützung dabei versprechen zahlreiche Anwendungen auf dem Markt. Für diese Aufgabe muss jedoch meist keine weitere Unternehmenssoftware installiert und unterhalten werden, wenn das eigene Enterprise Resource Planning-System entsprechende Funktionen bereits an Bord hat.

Bild: Delta Barth Systemhaus GmbH

Die Phasen eines typischen Projektablaufs sind von vielen Daten, Fakten, Aufgaben und Dokumenten geprägt. Festgelegte Inhalte und Ziele sind mit der Erstellung eines Pflichten- oder Lastenhefts verbunden und münden in einer Grobkonzeption. Definierte Meilensteine und gegliederte Arbeitspakete bezeichnen die Planungsphase, die es mit einer Termin- und Ressourcenplanung zu untermauern gilt. Sind Projektteams gebildet und ein Personalplan aufgestellt, kann das Projekt umgesetzt und gesteuert werden. Hier stehen die Kommunikation der Beteiligten sowie die Koordination der einzelnen Tätigkeiten im Vordergrund. Häufig müssen jedoch aufgrund unerwarteter Ergebnisse oder Ereignisse im Projektablauf die Detailplanung verändert werden. Aus Sicht des Projektmanagements ist es wichtig, Daten für die Kosten- und Terminüberwachung sowie den Überblick über die Ausnutzung von Ressourcen- und Personalkapazitäten zu erfassen. Diese werden vor allem zur Messung des Projekterfolgs und als Grundlage für zukünftige Projekte systematisch analysiert und ausgewertet.

Die Erfassung und Verwaltung der anfallenden Daten sollte aus wirtschaftlichen Gründen und zur Sicherung des Projekterfolgs effektiv und konsistent in strukturierter Form sowie gleichzeitig effizient und ohne Redundanzen möglich sein. Wenn diese Voraussetzungen an eine gute Datenqualität erfüllt sind, können darauf aufsetzende Planungs- und Auswertungsfunktionen sinnvoll angewendet werden. Dies gilt insbesondere für Daten, die in großer Menge anfallen, wie Personalzeiten oder Belege aus Ein- oder Verkauf mit Projektbezug. Hier gilt, dass die Planungssoftware immer nur so gut sein kann, wie die Daten, auf denen sie operiert. Gerade für projektorientierte Unternehmen ist ein adäquates Hilfsmittel für die Planung hilfreich, das zudem eine integrierte Verwaltung von projektbezogenen Daten und Unterstützung entlang des gesamten Prozesses bietet. Mit Anzahl und Größe der Projekte steigt die Komplexität und der Koordinationsaufwand einer übergeordneten Planung von Zeit, Ressourcen und Personalkapazitäten. Hier stellt sich das Projektmanagement als integrierter und übergreifender Prozess über mehrere Bereiche eines Unternehmens dar. Vor diesem Hintergrund kann es sich anbieten, die Projektverwaltung in der gleichen Software abzudecken, die auch die restlichen Geschäftsprozesse unterstützt – in der Regel handelt es sich hierbei um das Enterprise Resource Planning-System (ERP).

Projektmanagement in der Praxis

Wie stehen Unternehmen diesen Anforderungen in der täglichen Praxis der Unternehmen gegenüber? Welche Hilfsmittel kommen tatsächlich zum Einsatz? In einer Studie von Lünendonk aus dem Jahr 2012 setzten 50 Prozent der befragten Unternehmen IT-Lösungen für das Projektmanagement ein, die in Bezug auf die Dateneingabe, -bereitstellung, -integration und -auswertung hohen manuellen Aufwand verursachen. Verschiedene Anwendungen und Excel-Tabellen waren häufig nur teilweise über Schnittstellen verknüpft, banden Arbeitszeit und führten zu hohen Fehlerquoten und schlechter Datenqualität. Hohe Anforderungen an die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung der projektbezogenen Daten lassen sich so nur schwer umsetzen. Zufriedener zeigten sich die anderen 50 Prozent der Befragten, die ihre ERP-Systeme für die Aufgabe einsetzten. Diese verfügten über die notwendigen Funktionen zur Planung, Überwachung und Auswertung.

Das gestattete den Anwenderunternehmen, den Koordinationsaufwand in überschaubarem Rahmen zu halten und schuf gleichzeitig Transparenz für alle Beteiligten. Durch die enge Verbindung der Unternehmensbereiche in den Lösungen bietet sich die Möglichkeit, ohne Medienbrüche mit Projektdaten umzugehen. Allerdings zeigte sich in der Befragung, dass lediglich 35,3 Prozent Lösungen einsetzen, die mindestens 70 Prozent der anfallenden Aufgaben abdecken. Bei den übrigen Unternehmen ist der Abdeckungsgrad entsprechend geringer. Das bedeutet, das entweder ein für das Unternehmen ungeeignetes System angeschafft oder die Software unzureichend genutzt wird. In den Strategien vieler Firmen gewinnt integriertes Projektmanagement zunehmend an Bedeutung. Gerade in diesen Fällen kommt es immer mehr auf die Auswahl eines geeigneten Systems an.

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