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System-Lebenszyklus-Management

Betriebsabläufe hinterfragen

Der Lebenszyklus eines Enterprise Resource Planning-Systems beginnt zumeist mit der Entscheidung für die Software. Dem sollte ein fundiertes Auswahlprojekt vorangegangen sein, um eine zielkonforme Inbetriebnahme zu erreichen. Doch auch nach einer gewissen Betriebszeit empfiehlt sich eine Überprüfung der Anforderungserfüllung des Systems, um bei Abweichung reagieren zu können. Zugehörige Maßnahmen können sich in einem Update, in programmiertechnischer Anpassung oder einer Anwender-Schulung niederschlagen – aber auch in der Suche nach alternativer Software.

Bild: FIR Aachen

Der Prozess einer lebenszyklusbegleitenden Systembewertung für Enterprise Resource Planning-Lösungen (ERP) ist ein wichtiges Werkzeug für eine langfristig zielführende Anwendung der Software. Dieses Vorgehen lässt sich durch den Einsatz spezialisierter Methoden und Software-Module unterstützen und strukturiert gestalten. Dazu kann unter Nutzung eines Online-Werkzeugs die Qualität der IT-Unterstützung im Rahmen einer strukturierten Einsatzanalyse effizient erfasst und objektiv bewertet werden.

Die so gesammelten Daten erlauben nicht nur eine Bewertung der Software-Lösung im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung, sondern geben auch Aufschluss über Ansatzpunkte für Verbesserungen in der Organisation des Unternehmens oder decken Schulungsdefizite auf. Solche Informationen wiederum können als Basis für eine zukünftige IT-Strategie im Sinn eines kontinuierlichen und lebenszyklusorientierten IT-Managements dienen. Dazu bezieht die Potenzialanalyse im Rahmen eines ERP-Leistungschecks unterschiedliche Aspekte, wie beispielsweise Funktionalität, Performance, Nutzungsgrad, Anwenderzufriedenheit und -erfahrung mit ein.

Unterstützung für diesen Ansatz zum Management betrieblicher Anwendungssysteme über den gesamten Lebenszyklus eines Systems hinweg, inklusive der Anbindung an angrenzende Systemwelten wie beispielsweise Dokumentenmangement (DMS) oder Customer Relationship Managment (CRM), bietet auch das FIR an der RWTH Aachen an. Die dabei zum Einsatz kommenden Methoden und Tools sind strukturiert, unter wissenschaftlichen Gesichtspunkten entwickelt und für den Praxiseinsatz aufbereitet worden. Modular gestaltet, ermöglichen die Lösungsbausteine durch individuelle Kombination das Erstellen einer auf die Unternehmensabläufe angepasste Lösungsroadmap.

Prozessorientierte Lastenheftdefinition

Dieser Prozess beginnt bereits bei der Systemauswahl: Erst durch eine hinreichend genaue Kenntnis und Analyse dessen, was später durch ein neues ERP-System unterstützt werden soll – nämlich die Unternehmensprozesse – lassen sich funktionale Anforderungen an die neue IT-Lösung definieren. Aus diesem Grund erfolgt vor der Anforderungsdefinition zunächst die Analyse und Dokumentation der durch das neue System zu unterstützenden Prozesse, um die notwendigen IT-Anforderungen umfassend definieren zu können. Das Aachener Institut greift dabei auf ein standardisiertes Lastenheft, bestehend aus über 2.500 Funktionsmerkmalen, zurück. Das Lastenheft deckt dabei sämtliche Unternehmensbereiche ab und erlaubt dem Anwender zudem eine Gewichtung der benötigten IT-Funktionalität nach ‚kritisch‘, ‚gefordert‘ oder ‚optional‘. Das vollständig definierte Lastenheft kann für die weitere Suche nach einem passenden ERP-System etwa im Rahmen einer Ausschreibung genutzt werden.

Abgleich zwischen Anforderung und Angebot

Für den Abgleich der unternehmerischen Anforderungen im Lastenheft und der Leistungsspezifika marktgängiger Lösungen bietet sich der Blick auf umfassende Marktübersichten oder Matching-Plattformen an, auf der ein Großteil der betrieblichen Software-Anbieter ihre Lösungen nach definierten Kriterien beschreiben. Anbieter mit einem hohen funktionalen Überdeckungsgrad sowie einer grundsätzlichen Passung hinsichtlich Branche und Anbietergröße können dann in Form einer Ausschreibung zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden. Um die Anzahl der zur Auswahl stehenden Anbieter im weiteren Fortgang auf eine handhabbare Zahl von drei bis fünf zu reduzieren, wird eine detaillierte Auswertung der abgegebenen Angebote vorgenommen. Dabei stehen insbesondere die funktionale Passung durch die Ermittlung der prozentuale Überdeckung des Leistungsspektrums des Systems mit den Lastenheftanforderungen, Referenzprojekte in derselben Branche sowie die Lizenz- und Einführungskosten im Fokus.

Präsentationsbasierte Endauswahl

Als Ergebnis der Vorauswahl können die nach den untersuchten Kriterien am besten geeigneten Anbieter zu einer Systempräsentationen eingeladen werden. Die Endauswahl verfolgt das Ziel, aus einem überschaubaren Favoritenkreis von grundsätzlich passenden Anbietern mittels vergleichenden Vorführungen direkt am IT-System die passende Anbieter-System-Kombinationen herauszufiltern. Dazu wird im Vorfeld ein für alle Anbieter verbindlicher Präsentationsfahrplan erarbeitet, welcher sowohl funktionale Anforderungen an die zukünftige Lösung als auch die zu unterstützenden Prozesse – etwa in Form von Prozessschaubildern – umfasst. Der Präsentationsfahrplan muss für alle Anbieter gleich ausfallen, um die Vergleichbarkeit in der Bewertung der Vorstellungen sicherzustellen. Eine Nutzwertanalyse fasst abschließend sämtliche Bewertungen der Key-User zusammen und gestattet dem Unternehmen eine nachvollziehbare Eingrenzung der Anbieter auf ein bis zwei Favoriten.

Plattformneutrales Projektcontrolling

Kauf und Einführung betrieblicher Software sind zumeist ein kostenintensives Vorhaben. Aus diesem Grund ist eine zeit- und budgetkonforme Softwareeinführung umso wichtiger, wozu Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements zum Einsatz kommen können. Der ausgewählte IT-Anbieter wird im Hinblick auf die Software-Einführung in der Regel ein eigenes Projektvorgehen entwickelt haben und dieses zur Anwendung bringen. Doch nicht jedes Unternehmen verfügt über das nötige, ausgeprägte IT-Know-how, um diese Konzepte sowie die in der Umsetzung genutzten Software-Werkzeuge hinsichtlich etwa Soll-Ist-Abgleich, Fortschrittsmessung oder Erfolgsprognose zu bewerten. Auf Basis einer unabhängigen, plattformbasierten Projektcontrolling-Lösung bietet das Aachener Institut daher an, den Projektfortschritt bis zur finalen Abnahme nach dem Go-Live zu überwachen, um den Betrieben durch stringentes Projektcontrolling die rechtzeitige Einleitung von Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.

Von der Auswahl zum Systembetrieb

Sowohl im Rahmen der Auswahl als auch für den späteren Betrieb des Systems empfiehlt sich die Definition von Maßnahmen zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Einige Verbesserungsmaßnahmen, darunter etwa Mitarbeiterschulungen, können recht kurzfristig eingeleitet werden und dementsprechend schnell Wirkung zeigen. Andere Schritte betreffen unter Umständen die gesamte Unternehmensorganisation, müssen strategisch umgesetzt werden und machen sich eher mittel- oder gar langfristig bemerkbar. Üblicherweise werden in der Umsetzungsphase die großen, jedoch einfach zu hebenden Potenziale, welche als ‚Quick Wins‘ bezeichnet werden, vorrangig angegangen. Über die weitere Stoßrichtung hin zu den ‚Big Steps‘, also Maßnahmen mit hohem Umsetzungsaufwand, die großes Verbesserungspotenzial versprechen, oder der Anpassungen der Grundfunktionalitäten muss unternehmensspezifisch, etwa je nach Verfügbarkeit interner Kapazitäten entschieden werden.


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