SuperOffice bei der Schwank GmbH

Nach 15 Jahren in die Cloud migriert

Digitalisierung verändert den Kundenkontakt. Dieser Wandel ist nicht neu und daher setzt Schwank schon seit 15 Jahren auf ein CRM-System zur Kundenkontaktpflege. Jetzt hat der Heiz- und Klimatechnikspezialist das System samt teils komplexer Vorlagen in die Cloud migriert. Der Lohn sind die exzellente Verfügbarkeit aktueller Daten und stets genug Systemperformance.

Mit der Cloud-Migration gestaltet Schwank seine Kunden- und Vertriebsprozesse effizienter und schneller. (Bild: Schwank GmbH)

Das Familienunternehmen Schwank GmbH mit Hauptsitz Köln ist auf energieeffiziente Heiz-, Lüftungs- und Klimasysteme für Industrie-, Gewerbe- und Logistikhallen spezialisiert. Während Schwank ein Großteil ihrer Produkte in Köln produziert, vertreibt sie sie über Tochtergesellschaften und Distributoren weltweit. Neben der Produktion und dem Vertrieb übernimmt das Unternehmen auch die Planung, Auslegung, Installation und Wartung der Systeme. Durch die großen Außendienst- und Serviceteams weiß der Hersteller, wie wichtig der Aufbau persönlicher Beziehungen zu den Kunden und ihre individuelle Betreuung sind. Für beides ist ein CRM-System mit gut gepflegten Daten fast unverzichtbar. Mit dem Umstieg auf eine Cloud-Version der Anwendung SuperOffice gestaltet Schwank seine Kunden- und Vertriebsprozesse künftig effizienter und schneller. Zugleich beschleunigt das Unternehmen damit seine Digitalisierungsvorhaben und will das eigene Wachstum ankurbeln.

Kundenkontakte im Wandel

Für viele Unternehmen ist die Digitalisierung eine Medaille mit zwei Seiten – so auch für Schwank. Zum einen können Firmen Interessenten im Verlauf ihrer Customer Journey an verschiedenen Touchpoints auf ihr Angebot aufmerksam machen, zum anderen wird es immer schwieriger, aus der Masse hervorzustechen. Hinzu kommt: Interessenten haben einen Großteil ihrer Kundenreise meistens bereits anonym absolviert, bevor sie den Anbieter ihrer Wahl kontaktieren. Unter Umständen wissen Unternehmen also bis kurz vor der Kaufentscheidung nicht, mit wem sie es zu tun haben. Umso wichtiger ist es, Daten über (potenzielle) Kunden und Projekte zentral zu bündeln, mit relevanten Informationen anzureichern und aktuell zu halten. Dazu erfasst das CRM-System von SuperOffice alle Kunden samt ihrer Historie. So können Unternehmen die Kundenspezifika im Blick halten, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen. Schließlich müssen die von Schwank ausgestatteten Hallen sehr verschiedenen Anforderungen genügen: Je nach Anwendungsfall bedarf es einer hochgradig individuellen Planung und Ausstattung mit Heiz-, Lüftungs- und Klimasystemen.

Projekte verwalten

Vor diesem Hintergrund ist sich der Produzent seit langem bewusst, welche zentrale Rolle ein CRM-System spielt: Das Unternehmen nutzt SuperOffice seit über 15 Jahren. „Wir nutzen SuperOffice über sämtliche Abteilungen hinweg – vom Außendienst über den Innendienst bis hin zum After-Sales. Die insgesamt 80 Nutzerinnen und Nutzer können auf alle Informationen über Personen, Projekte, Produktausführungen et cetera zugreifen“, sagt Uwe Flohren, Vertriebsleiter bei Schwank. Der Hersteller nutze das CRM-System als Projektdatenbank für eine ganzheitliche Steuerung und Verwaltung. Darüber hinaus versendet Schwank aus SuperOffice heraus regelmäßig Mailings und Newsletter. Damit verfolgt der Heizungsspezialist zwei Ziele: Er hält Kunden über seine Produkte sowie Services auf dem Laufenden. So hebt das Unternehmen nicht nur vorhandene After-Sales-Potenziale, sondern stärkt auch die Kundenbindung. Zudem ist Schwank bestrebt, Interessenten als Neukunden zu gewinnen.

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Cloud-Migration nach 15 Jahren On-Premises

Um schneller auf aktuelle Kunden- und Projektdaten zugreifen und entsprechende Prozesse effizienter gestalten zu können, entschied sich Schwank Anfang 2021 dazu, seine serverbasierte SuperOffice-Version in die Cloud zu migrieren – auch als Baustein der Digitalisierungs- und Wachstumsstrategie. „Früher hat es bis zu einem Tag gedauert, die Daten zu synchronisieren. Haben Mitarbeitende neue Daten in SuperOffice eingepflegt, flossen sie zunächst an den Server und von dort an die anderen PCs – was mitunter einen großen Zeitversatz zur Folge hatte. Als dann die Cloud-Migration im Raum stand, war für uns sofort klar, dass wir SuperOffice behalten wollen. Das CRM-System ist intuitiv zu bedienen. Es ist mittlerweile zum Herz unseres Unternehmens geworden. Wir wollen und können nicht mehr darauf verzichten“, sagt Kerstin Täsch, SuperOffice-Admin und Vertriebsassistentin bei Schwank.

Schwank produziert Heiz-, Lüftungs- und Klimasysteme für Industrie-, Gewerbe- und Logistikhallen (Symbolbild). (Bild: ©industrieblick/stock.adobe.com)

100 Vorlagen mitgenommen

Für die Cloud-Migration hatte Schwank ein halbes Jahr eingeplant. Im März 2021 war die Testumgebung vorbereitet. Von Ende Juni bis Mitte August erfolgte die annähernd reibungslose Migration. Eine der Herausforderungen bestand darin, rund 100 windowsbasierte Vorlagen, darunter Kalkulationen mit Makros, in die Cloud-Version zu überführen. Nachdem dies gelungen war, ging das System im August live. Neben Kundeninformationen wie Anfragen, Angeboten, Besuchsberichten und Rechnungen samt Abwicklungsspezifika, sind in der Cloud auch komplexe Kalkulationen mit Makros hinterlegt. So lässt sich automatisiert berechnen, wie eine bestimmte Halle zu heizen, zu lüften oder zu kühlen ist – was für die Angebotserstellung unverzichtbar ist. Legt ein Mitarbeitender ein neues Angebot an, öffnet sich die passende Vorlage direkt aus dem CRM-System. Der Mitarbeitende trägt die Parameter ein und kalkuliert die Komponenten weitgehend automatisch. Zugleich wird softwareseitig ein neuer Verkauf angelegt. Über die Vorschauansicht lassen sind Angebote überprüfen. Daneben können Mitarbeitende erstellte Angebote bearbeiten und im CRM-System auf Wiedervorlage setzen.

Echtzeit-Informationen und Systemleistung

Über die Cloud-Software greifen die Mitarbeitenden ohne Verzögerungen auf die Kunden- und Projektdaten zu. Das beschleunigt die interne und externe Kommunikation. So kann Schwank eingehende Anfragen schneller bearbeiten als zuvor. Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sind Uwe Flohren besonders wichtig, durch die Cloud-Version „erhalten wir Informationen aus SuperOffice nun auf Knopfdruck. Zugleich können wir uns darauf verlassen, dass unser System jederzeit verfügbar ist.“ Selbst umfangreiche Updates wirken sich nicht auf die Performance aus. Insbesondere unsere Vertriebsprofis wissen diese Zuverlässigkeit sehr zu schätzen“, sagt Flohren. Dabei sei die CRM-Software in der Vergangenheit als bedeutendes Werkzeug für das Unternehmenswachstum, sagt Flohren: „Ohne SuperOffice wäre unser Wachstum der letzten Monate und Jahre nicht möglich gewesen.“

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Systemintegration und neue Rollouts geplant

Im nächsten großen Schritt will der Produzent auch das ERP-System in die Cloud migrieren und mit der CRM-Anwendung integrieren. Darüber hinaus plant Schwank, CRM-Dashboards zu nutzen und so besser zu überblicken, welche Aufträge in nächster Zeit anstehen und wie hoch der Forecast ist.

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