Gezielte Systemanalyse

Der Bedarf auch produzierender Unternehmen an der Optimierung ihrer ERP-Systeme ist groß. Doch der Mehrwert auch gut modellierter Geschäftsprozesse ist gering, wenn sie im Laufe der Jahre immer komplexer werden und nur schwer an neue Anforderungen angepasst werden können. Deshalb sollten Prozesse und SAP-Systeme regelmäßig vereinfacht und an den Standard angepasst werden. So lassen sich kurzfristig Betriebskosten einsparen und langfristig flexible IT-Strukturen sichern.

Bild: Fotolia – Christos Georghiou

Viele Unternehmen stehen über kurz oder lang vor der Herausforderung, ihr Geschäftssystem umbauen oder die darin abgebildeten Prozesse neu ausrichten zu müssen. Beispielsweise dann, wenn es versäumt wurde, über längere Zeit viele kleine Systemänderungen vorzunehmen. Eine Umstrukturierung des SAP-Systems kann aber auch sehr kurzfristig notwendig werden, etwa im Zuge eines unternehmerischen oder technischen Wandels. Meist geht damit die Restrukturierung von Unternehmensbereichen einher. Die Unternehmenssoftware muss dabei reibungslos diesen betrieblichen Wandel unterstützen und alle Veränderungen durchgängig abbilden.

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Klare Systemstrukturen

Wenn ein SAP-System schnell transformiert werden soll, müssen sich sämtliche Anwendungen, Prozesse und Stammdaten dynamisch an neue Anforderungen anpassen lassen. Je konsequenter ein Unternehmen sein ERP-System vereinfacht und schlank hält, desto unkomplizierter kann dieses in der Folge an betriebliche Veränderungen angepasst werden. So können selbst kurzfristige Transformationen umgesetzt werden. Eine einfache, aber anforderungsgerechte Gestaltung und Implementierung sind demnach zentrale Faktoren, die ein Geschäftsystem klar gliedern – und den effizienten Einsatz der Systemlandschaft erleichtern. Darüber hinaus wird die Nutzung des Systems leichter nachvollziehbar, notwendige Änderungen und Vereinfachungen lassen sich auf dieser Grundlage ganz gezielt vornehmen.

Schlanke IT-Landschaft sichern

Hingegen ist eine gezielte Systemanpassung bei einem komplexen SAP-System mit zahlreichen Systemvarianten und eigener Terminologie kaum möglich. Meist müssen dabei spezielle Anforderungen berücksichtigt, widersprüchliche Ziele verfolgt und unnötige Altlasten verwaltet werden. Das führt am Ende zu Konflikten, die vielfach nur durch Neuaufbau der IT-Struktur gelöst werden können. Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, dass Unternehmen regelmäßig ihre SAP-Systeme überprüfen und analysieren, um diese anschließend zu vereinfachen.

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Ausgangspunkt einer solchen Vereinfachung sollte es sein, in einem ersten Schritt die tatsächliche Nutzung der SAP-Landschaft zu bestimmen. In einem zweiten Schritt lassen sich dann Strukturen und Prozesse kontinuierlich untersuchen. Dabei können unnötige Abläufe bereinigt oder zumindest reduziert werden. Entweder werden also nicht mehr benötigte Elemente von vornherein bereinigt, oder selten genutzte Funktionen, Prozesse und Stammdaten werden im laufenden Systembetrieb erst einmal identifiziert. Danach lassen sich benötigte Funktionen und Prozesse anpassen und verbessern.

System- und Prozessanalyse

Dazu muss allerdings auf die aktuellen Nutzungsinformationen zugegriffen werden. Die dafür notwendige Datenbasis kann eine Kombination aus System- und Geschäftsprozessanalyse liefern. Diese Anforderungen erfüllt beispielsweise die RBE Plus Potenzialanalyse von Ibis Prof. Thome. Sie gibt ausführlich Aufschluss über die Nutzung, Strukturen, Kennzahlen und Details eines SAP-Systems. Das Analysewerkzeug dient dazu, gezielt Vereinfachungspotenziale zu erschließen und konsequent umzusetzen. Auf diese Art lassen sich Kosten und Nutzen von SAP-Systemen gezielt überwachen und verbessern.