Controlling von Vertrieb bis zur Anlangenfertigung

Der Wuppertaler Prüf- und Messgeräte-Hersteller Karl Deutsch setzt zur Unterstützung von Projekt- und Finanzreporting Standard-Reports aus seiner Business Intelligence-Software ein. Das neu eingeführte System unterstützt bereits Vertrieb und Warenwirtschaft durch anpassbare Auswertungen, die Erweiterung der Lösung auf die Anlagenproduktion soll in Kürze abgeschlossen werden.

Bild: Kart Deutsch

Als global agierender, mittelständischer Hersteller von Prüf- und Messgeräten muss sich Karl Deutsch zwei Herausforderungen stellen: zum einen wettbewerbsfähige Geräte zu entwickeln, die auf dem neuesten Stand der Technik sind, und zum anderen mit besonderen Produkten und Dienstleistungen gegenüber konkurrierenden Großkonzernen zu bestehen. Der Betrieb bietet kundenspezifische Lösungen für individuelle Prüfprobleme an und muss daher schnell auf Marktentwicklungen reagieren können. Außerdem hat sich das Unternehmen auf die Fahnen geschrieben, für seine Produkte eine lange Lebensdauer und guten Service mit kurzen Reparaturzeiten anbieten zu können. Um dies auch zukünftig zu gewährleisten, war es an der Zeit, die im Controlling vorhandenen Systeme und Programme auf den Prüfstand zu stellen. Die im Außenverhältnis angestrebte Flexibilität ist für das Unternehmen auch intern – beim Einsatz der Enterprise Resource Planning- Software (ERP) – das gesetzte Ziel. Da für die Unterstützung der verschiedenen Unternehmensbereiche Serien- und Einzelfertigung innerhalb eines Systems abgebildet werden müssen, wurde die ERP-Software an vielen Stellen den Anforderungen des Fertigers angepasst. Dieses Vorgehen stieß jedoch im Laufe der Zeit an bestimmte Grenzen: Neue Aufgabenstellungen erforderten immer neue Programmierungen, die bei der Änderung einzelner Parameter aufwändig angepasst werden mussten. Auch ein Export der für das Controlling benötigten Daten nach Excel war zur weiteren Auswertung nicht ohne Weiteres möglich.

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Toolset für eine modulare Systemeinführung

Um die Geschäftszahlen besser im Blick behalten zu können, wurde daher vom Controlling eine Lösung gesucht, welche Auswertungen schnell und unkompliziert zur Verfügung stellt. Die Software sollte eine benutzerfreundliche Berichterstellung unterstützen und dabei beliebige Filter und Kombinationen von Dimensionen erlauben. Außerdem war für den Betrieb wichtig, dass die Anwender nach der Einführung der neuen Lösung einfache Abfragen flexibel und ohne Programmierkenntnisse selbst anfertigen können. Das Gesamtangebot des Software- und Beratungshauses Stas überzeugte das Unternehmen im Rahmen des Auswahlprozesses durch seine Herangehensweise an die Implementierung von Business Intelligence-Funktionen (BI) und eine kurze Projektlaufzeit – gekoppelt mit der geforderten, einfachen Handhabung. Als wichtige Faktoren bei der Einführung von Stas Control unterstützten der Stas BI-Designer und die integrierte Lösungsbibliothek des Systems Karl Deutsch bei der Abwicklung des Projekts sowie einer schnellen Inbetriebnahme der ersten BI-Funktionen. Viel Zeit sparte das Familienunternehmen auch dadurch, dass die benötigten Berichte und ‚Datenwürfel‘ nicht komplett neu erstellt werden mussten, sondern großteils auf vorhandenen Modulen aufsetzten. Nach der Integration erfolgte lediglich eine Anpassung an firmenspezifische Bedürfnisse. Der Datentransfer aus dem im Betrieb eingesetzten ERP-System Navision sowie das Einpflegen individueller Felder verliefen reibungslos, sodass der angesetzte Aufwand von zehn Tagen für die erste Projektphase sogar unterschritten werden konnte.

Ultraschallprüfgerät von Karl Deutsch: Der global agierende Hersteller von Prüf- und Messgeräten muss sich auf dem Weltmarkt auch gegenüber Großkonzernen behaupten. Entsprechend schnell muss der Betrieb auf Marktentwicklungen reagieren können – ein zeitnah agierendes Berichtswesen, das auf Daten aus Vertrieb und Warenwirtschaft zugreift, stellt daher ein wichtiges Instrument für die Unternehmungsführung dar. Bild: Karl Deutsch

Stück für Stück zum Wunschsystem

Zur Vereinfachung des Reportings von Kundendaten und Verkaufsartikeln wurde die Lösung im ersten Schritt für den Einsatz im Vertrieb konzipiert und umgesetzt. Das erlaubt der Geschäftsleitung nun, zu jeder Zeit laufende Umsatz- und Auftragseingangszahlen aufzubereiten. Auch die Möglichkeiten, Planzahlen und Vorjahreswerte miteinander zu vergleichen, frühzeitig Prognosen zur weiteren Geschäftsentwicklung abzuleiten und steuernd einzugreifen, überzeugte die Anwender bei Karl Deutsch. Weitere Fachbereiche, in denen das BI-System implementiert wird, sind die Warenwirtschaft und das Projektcontrolling mit Nachkalkulation. Ziel für die Warenwirtschaft ist die Kontrolle über Lagerbestand und Wiederbeschaffungszeiten, um bei maximaler Lieferfähigkeit die Fertigungsdauer so gering wie möglich zu halten. Dazu ist es notwendig, Warenein- und -ausgänge kontinuierlich zu überwachen und die laufende Fertigung flexibel an etwaige Schwankungen anzupassen. Das sichert eine bestmögliche Kapazitätsausnutzung bei gleichzeitiger Einhaltung von Lieferterminen oder im Idealfall deren Unterschreitung.

Berichterstellung in der Fachabteilung

Nach Einführung der Module Vertrieb und Warenwirtschaft können die entsprechenden Anwender nun direkt auf alle benötigten Daten zugreifen. Hinzu kommt, das individuelle Auswertungen künftig direkt verfügbar sind; die Reports müssen nicht mehr von einer zwischengeschalteten Stelle programmiert und weitergegeben werden. Jeder einzelne Mitarbeiter passt Berichte bei Bedarf durch Dimensionen und Filter flexibel an neue Fragestellungen an – tiefgreifende Programmierkenntnisse sind für das Erstellen dieser personalisierten Auswertungen nicht erforderlich. Kapazitätsengpässe und damit verbundene zeitliche Verzögerungen bei der Berichterstellung gehören somit der Vergangenheit an.

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Sichtbare Veränderungen, jeden Morgen im Postfach

Außerdem lassen sich wiederkehrende Auswertungen, wie Statistiken oder die Auftragseingangsliste vom Vortag, automatisiert erstellen und per E-Mail verteilen. Dies entbindet das Personal von Routinetätigkeiten und sichert eine pünktliche Zustellung der Berichte, unabhängig von der Anwesenheit bestimmter Mitarbeiter. „Es ist eine große Arbeitserleichterung, dass die Kollegen ihre Berichte jetzt mit Stas Control selbstständig erstellen. Es läuft nicht mehr alles über mich und ich muss nur noch eingreifen, wenn sich die Fragestellung mit den vorhandenen Abfragen nicht klären lässt. Änderungen müssen nur einmalig vorgenommen werden und nach Anpassung der Auswertungsdimensionen generiert der Anwender die Berichte wieder selbst“, sagt Gernot Walter, Leiter der Controlling-Abteilung von Karl Deutsch.

Ausweitung auf die Anlagenfertigung in Vorbereitung

Mit der Einführung des Moduls Projektcontrolling will das Unternehmen in Zukunft auch den laufenden Fortschritt sowie die Kosten aus der Anlagenfertigung genauer und möglichst zeitnah im Blick behalten. Die Daten hierfür sind bereits modelliert, mit der Verfeinerung des Designs und der Einführung durch den Lösungsanbieter rechnet der Betrieb noch im dritten Quartal 2013.