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So zentral wie möglich, so dezentral wie nötig

Effizient umgehen mit SAP-Materialstammdaten

Niedrige Stammdatenqualität entsteht oft, wenn Anlage und Pflege einem zentralen Verantwortlichen obliegt, der Informationen ohne klar festgelegte Prozesse zusammensuchen muss. So war es auch bei der Winterhalter Gastronom GmbH aus Meckenbeuren/Baden-Württemberg. Um das Problem in den Griff zu bekommen, setzt der Produzent seit einiger Zeit auf eine Software zur Stammdatenpflege der FIS GmbH. Mit ihr lassen sich Einträge zu Materialien, Einkaufsinfosätzen und Orderbüchern direkt in der SAP-Software erstellen.



„Wir benötigten ein Programm, mit dem wir die Materialstammdatenpflege weitgehend automatisieren können“, sagt Jan Vycudilik, Projektleiter bei Winterhalter. Bild: FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

Seit 2009 ist Winterhalter SAP-Anwender und setzt in seinen drei deutschen Werken eine breite Palette an Modulen ein. Der Rollout in den internationalen Verkaufsniederlassungen und Produktionswerken startete 2011. Für das Anlegen der SAP-Stammdaten nutzt der Gesamtsystemanbieter für Spülmaschinen, Reinigerprodukte, Wasseraufbereitung und Zubehör verschiedene SAP-Werkzeuge: Reports, Query, LSMW, Mass und Abap. Rund 80 Anwender sind mit der Materialstammdatenpflege beschäftigt, darunter Disponenten, Beschäftigte in Lager und Produktion sowie der Vertriebsinnendienst. Als zentralem Stammdatenverantwortlichen liegt es an Erwin Rilling, neues Material auf Antrag der Fachabteilungen in den Werken ins System zu bringen. Diese mussten bislang selbstständig über den SAP-Status Routineabfragen zum Entwicklungsstand des Materials starten und dieses in der Folge pflegen.

Mit der Komplexität kamen die Fehlermeldungen

Anfangs funktionierte es ohne Probleme. Als dann aber Zug um Zug weitere Niederlassungen an die SAP-Systeme angeschlossen wurden, stellte sich heraus: Gerade kleine Standorte haben angesichts der Komplexität der Datensätze Probleme bei der Pflege und bekommen schnell Probleme beim Bestellen und Verkaufen. So erwuchsen aus dem Anlegen von Materialstämmen im System neue Herausforderungen, ganz nach dem Motto ‚Die Geister, die ich rief…‘. Mit zunehmenden Organisationeinheiten wurde der Materialpflegeaufwand größer. In den Niederlassungen fehlte oft die Kapazität und das Fachwissen für die Materialstammpflege. Es kam zu Störungen. Fehlermeldungen wurden in die Zentrale geschickt und gingen intern zur Klärung durch die verschiedenen Fachabteilungen: Einkauf, Disposition, Buchhaltung, Vertrieb und Qualitätssicherung.

Alles zentral pflegen funktioniert nicht

Ein Ausweg wäre gewesen, die Materialstammdatenpflege zu zentralisieren. Das Problem dabei: Im Hauptquartier fehlt schlicht das Wissen über die Umschlagshäufigkeit eines Materials in jeder Region. Dispositions-Parameter und Wiederbeschaffungsstrategien sind kaum zentral zu regeln. „Prinzipielle Einstellungen können wir gut von Meckenbeuren aus vornehmen“, sagt Erwin Rilling, „wenn man aber keine Einkaufs-, oder Disposicht hat, lässt sich schlecht ein Lagerzugang buchen.“ Gesucht wurde deshalb eine Möglichkeit der sichtübergreifenden und vereinfachten Massenpflege laufender Materialien, bei der die Arbeit an den Stammdaten sinnvoll zwischen Zentrale und Niederlassungen aufgeteilt wird. Jan Vycudilik, Projektleiter bei Winterhalter, sagt: „Wir benötigten ein Programm, mit dem wir die Materialstammdatenpflege weitgehend automatisieren können.

Der Inhalt von fast 99 Prozent der Materialstammfelder einer Maschine ist im Prinzip bekannt, so dass man den Materialstamm anhand der Informationen ‚Materialart‘ und ‚Typ‘ schon fast komplett anlegen kann. Wo Werte ohnehin ständig wiederholt werden, kann die Feldbelegung auch automatisch stattfinden, indem die Werte aus Vorlagen und Regelwerken abgeleitet werden. Dadurch wollten wir unsere Mitarbeiter von der aufwendigen manuellen Pflege entlasten und den Arbeitsaufwand für die Materialstammpflege insgesamt reduzieren.“ Es galt vor allem den aufwendigen konzerninternen Warenverkehr über Intercompany-Bestellungen zu standardisieren. Ziel war außerdem eine Verfeinerung des Berechtigungskonzeptes für Sichten und einzelne Felder.

Diese Aufgaben erledigt Winterhalter heute mit dem Add-on FIS/mpm des SAP-Partners FIS GmbH. In diesem System werden die Materialstammdaten flächendeckend zentral generiert, mit einer notwendigen Restarbeit der Fachabteilung vor Ort. Die Werke können also keine Stammdaten generieren, sondern sie nur pflegen. Während die Fachabteilungen früher ihre Sichten selbst anlegen mussten, generiert Erwin Rilling ihnen die Buchhaltungs-, Vertriebs- und sonstige Sichten heute genauso, wie sie es benötigten. Er benötigt dafür nur die Information, welches Material wo gebraucht wird. Vor Ort verbleibt nur eine kleine Restarbeit wie die Zuweisung des Lagerplatzes.

Lieferengpässe und Produktionsausfälle

Die einzelnen Werke erhalten ihr Material generell aus der Zentrale, die Zuordnung Lieferant-Käufer ist also bekannt. Über das Regelwerk im Stammdatenpflege-Tool lassen sich automatisch zusätzlich Einkaufsinfosätze und Orderbücher generieren. Beim Anlegen eines Materialstammes werden, wenn eine Intercompany-Beziehung vorliegt, diese zusätzlichen Objekte automatisch generiert. Der Einkauf ist damit praktisch abgeschlossen. Für die Niederlassungen ist dies eine große Erleichterung, denn durch das manuelle Anlegen der Stammsätze traten früher immer wieder Fehler auf.

Das Add-on des SAP-Partners verfügt auch über einen ‚Turbobutton‘, der in die SAP-Oberfläche integriert wird. Er entstand aus dem Wunsch heraus, die Funktionen der Stammdatenpflege-Software auch bei der Pflege einzelner Materialien nutzen zu können. Der Disponent kann aus der MD04-Transaktion direkt in das Datenpflegetool wechseln und mit einem Knopfdruck Änderungen verarbeiten, also den Arbeitsvorrat sichern, freigeben und in das ERP-System übergeben. Der Button ist gedacht für minimale, tagtägliche Änderungen im Stammdatensatz, etwa die Erhöhung der Wiederbeschaffungszeit von fünf auf sieben Tage oder das Eintragen eines Lagerplatzes. Winterhalter realisiert damit eines seiner Projektziele, nämlich die klassische Materialstammdatenpflege über die Systemstandard-Transaktionen MM01 und 02 soweit wie möglich abzuschaffen. Nur noch für Sonderfälle wie das Anlegen von Spezifikationen in der Variantenpflege wird die MM02-Transaktion noch benötigt.

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