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Schulungsmanagement

Den Wissensstand im Blick

Um über die Qualifikationen der Mitarbeiter stets genau informiert zu sein, können Verantwortliche auf ein softwaregestütztes Schulungsmanagement zurückgreifen. Mit der Lösung der CAQ AG lassen sich zum Beispiel Schulungen organisieren, aber auch Nachweise für Normen dokumentieren.



Bild: CAQ AG Factory Systems

Ein Werksleiter läuft durch seine Produktion und sieht einen Mitarbeiter, der eine Maschine wartet. Ist dieser Mitarbeiter für diese Arbeit an dieser Maschine geschult? Ein Gabelstapler fährt vorbei. Hat der Fahrer die richtige Qualifikation und ist diese noch gültig? Ein Prüfmittel wird kalibriert, eine Wareneingangsprüfung wird durchgeführt oder ein Erstmusterprüfbericht erstellt. Sind die notwendigen Qualifikationen vorhanden und auf dem neuesten Stand? Und haben alle Mitarbeiter überhaupt eine Sicherheitsunterweisung erhalten? Wie lassen sich solche Informationen nachweisen und pflegen?

Überblick über Qualifikationen

Genau hier kommt das softwaregestützte Schulungsmanagement ins Spiel. Es schafft Überblick über Schulungen und Qualifikationen in einem Unternehmen und ermöglicht es, Fragen aus der Praxis gezielt zu beantworten. Zudem wird die Nachweisbarkeit auch häufig durch Normen und Richtlinien gefordert. Die ISO 9001 fordert, Fähigkeiten und Qualifikationen des Personals zu ermitteln, Schulungen durchzuführen und aufzuzeichnen. Diese ehemals in Kapitel 6.2 geregelte Anforderung spiegelt sich auch im Kapitel 7.2 ‚Kompetenz‘ der neuen ISO 9001:2015 wieder. Selbiges gilt für Kapitel 6.2.2.2 der Automotive-spezifischen ISO/TS 16949 und Kapitel 6.2.2 der in der Medizintechnik angesiedelten ISO 13485. In diesem Umfeld greifen auch die Regelwerke der US-amerikanischen FDA. Diese fordert in Abschnitt 820.25 ‚Personnel‘ seiner Title 21 Part 820 ‚Quality System Regulation‘ sehr ähnliche Maßnahmen und untermauert seine Forderungen mit dem Einsatz von ‚Warning Letters‘. Durch die Berührung mit solch einer Vielzahl verschiedener Qualitätsmanagementnormen wird das Schulungsmanagement zu einem elementaren Bestandteil eines modernen CAQ-Systems. Bei den Regelungen der FDA ist man dann auch schon bei gesetzlichen Forderungen nach Mitarbeiterschulung sowie anschließender Wirksamkeitsanalyse und Nachweisbarkeit angekommen. Man muss aber nicht in einem so spezifischen Umfeld tätig sein, um mit gesetzlichen Regelungen dieser Art in Berührung zu kommen. Auch die Nachweisbarkeit der Gültigkeit eines PKW-Führerscheins oder Durchführung einer obligatorischen Sicherheitsunterweisung bewegen sich bereits in Bereichen, in welchen ein Unternehmen sich sehr schnell mit Haftungsansprüchen auseinandersetzen muss. Letztlich spielt natürlich auch der Kunde eine wichtige Rolle in diesem Anforderungskreislauf. Es kann durchaus sein, dass ein Kunde im Sinne seiner eigenen Compliance sehr großen Wert darauf legt, dass sein Lieferant ein effektives Schulungsmanagement betreibt und dokumentiert. So kann es dann sein, dass ein Auftrag nicht erteilt wird, weil man mit Mitarbeiterschulungen nachlässig umgegangen ist oder nicht belegen kann.

Wie hilft softwaregestütztes Schulungsmanagement?

Eine Software zum Schulungsmanagement wie Qualify.Net von der CAQ AG unterstützt Anwender bei der Planung, Durchführung und Dokumentation sämtlicher Qualifizierungsmaßnahmen im Unternehmen. Neben der Dokumentation vorhandener Qualifikationen und der Planung von zukünftigen Mitarbeiterschulungen kann vor allem der ständige automatische Soll/Ist-Abgleich der benötigten und vorhandenen Ausbildungen eine signifikante Arbeitserleichterung schaffen. Um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Qualifikationsstatus der Mitarbeiter zu erhalten, erstellt die Lösung live aus den vorhandenen Daten eine Qualifikationsmatrix, in der übersichtlich alles Wichtige dargestellt wird. Hier kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat. Die Notwendigkeit spezifischer Qualifikationen wird in der Matrix durch die Erstellung von präzisen Profilen für bestimmte Arbeitsbereiche sichtbar gemacht. Sollte in einem Arbeitsbereich zum Beispiel eine bestimmte sprachliche Fähigkeit oder beispielsweise der Umgang mit Gefahrstoffen benötigt werden, hinterlegt man ebendiese Qualifikationen bei dem Profil und das System gleicht die notwendigen Informationen mit der Schulungsdatenbank ab. Zeitlich beschränkte Qualifikationen werden ebenfalls überwacht. Sollte die Qualifikation eines Mitarbeiters an einem spezifischen Zeitpunkt ablaufen und erneuert werden müssen, so weist das System frühzeitig auf diese Tatsache hin und übernimmt auch die Erinnerung und Maßnahmenverfolgung.

Mit dem CAQ-System verbunden

In der Wechselwirkung mit den restlichen Modulen des CAQ-Systems lassen sich die Stärken und Vorteile einer durchgängigen Qualifikationsüberwachung oft besser nutzen. Die Qualifikation der Mitarbeiter wirkt sich aktiv und regulierend auf die täglichen QM-Arbeitsabläufe aus. So ist es in der Software einstellbar, dass der Schulungsgrad beziehungsweise das Vorhandensein einer Schulung direkt darüber bestimmt, ob ein Mitarbeiter eine Aufgabe durchführen darf oder nicht. Hat ein Mitarbeiter nicht die notwendigen Qualifikationen für eine Wartungsaufgabe, Wareneingangsprüfung, SPC-Analyse oder den Einsatz beziehungsweise die Kalibrierung eines Prüfmittels, so verwehrt ihm das System die Durchführung dieser Maßnahme.

Schulungsrelevante Dokumente

Die Verknüpfung innerhalb des CAQ-Systems bezieht sich auch auf das Dokumentenmanagement. Wird beispielsweise eine unterweisungspflichtige Arbeitsanweisung mit dem Dokumentenmanagement-Modul erstellt oder überarbeitet, wird automatisch ein Schulungsbedarf über alle davon betroffenen Mitarbeiter generiert und an die verantwortlichen Stellen gemeldet. Das Maßnahmenmanagement übernimmt daraufhin die Einladung aller Mitarbeiter zu den Schulungsterminen und stellt sicher, dass alle rechtzeitig an ihre Termine erinnert werden. Nach erfolgreicher Schulung eines Mitarbeiters wird neben der Qualifikation auch ein Kompetenznachweis in Form einer Wirksamkeitsprüfung dokumentiert. Diese Dokumente können wie auch sämtliche anderen schulungsrelevanten Objekte, Zertifikate oder Schulungsunterlagen direkt an eine Schulung oder das Profil des Mitarbeiters angehängt werden.

Über das Intranet für Schulungen anmelden

Über ein Web-Portal können auf Wunsch Mitarbeiterbewertungen bei den jeweiligen Vorgesetzten abgefragt, Selbstschulungen bestätigt oder zur Verfügung stehende Schulungstermine in einem Online-Schulungskatalog veröffentlicht werden. Dieser ermöglicht es Mitarbeitern, sich direkt über das In-tranet für Schulungen anzumelden oder entsprechende Anfragen an die verantwortlichen Stellen zu richten. Durch das umfassende Anfragenmanagement kann darüber hinaus frei definiert werden, welche Schulungen von wem gebucht werden dürfen, was die maximale Teilnehmerzahl sein darf und ob das System Anfragen gegebenenfalls auch automatisch annehmen soll.

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