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Schichtpläne an die Auftragslage anpassen

Die Erfahrungen aus Wirtschaftskrise und aktuellem Aufschwung zeigen, dass Güter und Arbeitskräfte immer ungleichmäßiger nachgefragt werden, Bedarfe lassen sich nur schwer kalkulieren. Für Personalplaner erschweren diese Schwankungen die Schichtplanung, hier kann spezialisierte Software die Abläufe unterstützen.

Mit Software für die Personaleinsatzplanung lassen sich Schichtpläne an Maschinen anpassen. Bild: Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG

Um Personalplanern eine bewegliche Reaktion auf die veränderten Anforderungen zu ermöglichen, wurden flexible Arbeitszeiten eingeführt, die Leiharbeit ausgeweitet und innerbetriebliche Regelungen getroffen. Durch die Vielzahl der zur Verfügung stehenden Instrumente nimmt auch die Komplexität der Planungsaufgaben zu. Mit manuell erstellten Tabellenkalkulationen lassen sich die immer unübersichtlicher werdenden Prozesse der Arbeitsplatz- und Schichtplanung nur unter hohem Aufwand gestalten. Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanungs-Software, wie das System SP-Expert der Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG aus Stuttgart, unterstützen das Workforce Management und ermitteln die jeweiligen Personalbedarfe.

Die Lösungen zeigen Wege auf, wie sich Standzeiten von Maschinen verringern und unternehmensinterne Reserven nutzen lassen. So gestattet eine bedarfsorientierte Software Personalplanern, durch präzise Personalprofile, die Informationen über Qualifikationen, Arbeitsverträgen und Arbeitszeitkonten enthalten, die Schichtplanung effizienter abzuwickeln. Die Software analysiert beispielsweise, welcher Maschine sich welche Mitarbeiterprofile zuordnen lassen. Damit wissen Anwender bei Krankheit oder Urlaub des für die Maschine zuständigen Mitarbeiters, wen sie als Ersatz einplanen sollten. Ein sogenanntes Forecast-Management unterstützt durch die Ermittlung von Personalbedarfen die schnelle Reaktion auf schwankende Auftragslagen. Personal- und Kostencontrolling wiederum profitieren von Kennzahlen-Reportings auf Basis von Mitarbeiterinformationen, Lohnarten und Dienstplandaten.

Bedarfsprognosen ableiten

Dazu bietet die Software Module an, mit denen sich Auslastungserwartungen für langfristige, mittelfristige und kurzfristige Personalplanungen ableiten lassen. Grundlage dieser Berechnungen bilden Budgetplanung, Personalentscheidungen, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanung und Auftragsdaten aus der jüngsten Vergangenheit. Die aus diesen Daten abgeleitete Produktivitätserwartung gibt Aufschluss über den Personalbedarf. Abweichungen bei Soll- und Ist-Ständen weisen auf Unter- oder Überlastungen hin, so dass sich Standzeiten oder Engpässe ableiten lassen. Kurzfristige Prognosen erstellen Anwender anhand aktueller Produktionsdaten aus angebundenen Enterprise Resource Planning-, Manufacturing Execution- und Produktionsplanungssystemen. Aus diesen Berechnungen können Personalplaner ableiten, ob sie Arbeitskräften im eigenen Betrieb umplanen, oder wann und wie viele Leiharbeiter sie anfordern müssen.

Personalreserven nutzen

Dafür stellt die Software die Bedarfe mit den erforderlichen Anforderungen an Qualifikationen, Tätigkeiten und Aufgaben betriebsintern in einem ‚Flexpool‘ zusammen. Bei Bedarfsspitzen in der Produktion überprüft das Programm zunächst, ob sich die Nachfrage mit eigenen Personalreserven decken lässt. Personalplaner erhalten damit ein Mittel, um anhand von Schichtplänen und Arbeitszeitkonten verschiedene Möglichkeiten einer internen Besetzung zu prüfen sowie kostenintensive Leiharbeit zu vermeiden. Erfolgt die Produktion an mehreren Standorten, können betriebliche Anwender über mehrere ‚Flexpools‘ hinweg kalkulieren, ob sie bei Personalbedarf Mitarbeiter aus anderen Standorten anfordern, oder ob sie entbehrliche Arbeitskräfte aus dem eigenen Werk an andere Standorte ‚verleihen‘.

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