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Standortübergreifender Systemeinsatz

Ressourcen, Produktion und Service im Blick

Standortübergreifender Systemeinsatz

Die Mahlo GmbH + Co. KG zählt zu den führenden Herstellern von Mess-, Regel- und Automatisierungssystemen für die Produktion bahnförmiger Waren wie Textil, Kunststoff oder Papier. Zur weltweiten Koordination von Produktionsprozessen, Controlling sowie Vertriebs- und Serviceaktivitäten setzt der Maschinenbauer auf eine durchgängige Unternehmenssoftware. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die zügige Einführung einer mittelstandsgerechten Lösung am Hauptsitz und bei den ausländischen Tochterunternehmen war der Einsatz einer praxisbewährten Implementierungsmethode.

Bild: Mahlo GmbH + Co. KG / Fotolia-ktsdesign

Die Mahlo GmbH + Co. KG mit Sitz in Saal an der Donau ist spezialisiert auf Mess-, Regel- und Automatisierungssysteme für die Textil- und Veredelungsindustrie sowie den Beschichtungs-, Folien- und Papierbereich. Das bayerische Traditionsunternehmen wurde 1945 von Dr. Heinz Mahlo gegründet und ist als Familienunternehmen heute weltweit aktiv. Bereits im Jahr 1968 gründete der Betrieb die erste ausländische Tochtergesellschaft in den USA. Weitere Niederlassungen in Belgien, Italien, Spanien und Brasilien folgten. Rund 100 Vertretungen und 48 Service-Stationen weltweit sorgen für den Kontakt zu den Kunden und für die technische Unterstützung.

Die Entwicklung und Produktion der Maschinen erfolgt mit rund 220 Mitarbeitern ausschließlich in Deutschland. Im vergangenen Jahr erzielte das Unternehmen einen Umsatz von rund 30 Millionen Euro. Um den hohen Qualitätsstandard zu sichern, setzt Mahlo auf eine große Fertigungstiefe. Die globalen Aktivitäten sind für das Unternehmen durch die Geschäftsfelder und Produkte bedingt. Für die Textilindustrie entwickelt Mahlo Maschinen, die die Qualität hochwertiger und technisch anspruchsvoller Textilien sicherstellen. Dies sind beispielsweise Systeme für die Verzugserkennung und Verzugskorrektur von Textilbahnen, oder die Kontrolle von Waren- und Behandlungsparameter wie Restfeuchte, Warentemperatur und Abluftfeuchte in allen Trocknungsprozessen der Textilverarbeitung sowie der Papierproduktion.

Von Insellösungen zum integrierten Gesamtsystem

Da der Spezialist für Prozess- und Qualitätskontrolle auch an seine eigene Produktentwicklung, Fertigung und betriebswirtschaftliche Organisation hohe Ansprüche stellt, beschloss die Unternehmensleitung im Jahr 2009 die IT-Landschaft aus Insellösungen mit einer zeitgemäßen Enterprise Resource Planning- Software (ERP) abzulösen, welche die gestiegenen Ansprüche des Maschinenbauers besser erfüllen sollte als die bisherige Infrastruktur. Nicht zuletzt ging es bei dem Projekt auch darum, Produktivität, Kosten und Effizienz der unterschiedlichen Unternehmensbereiche besser im Blick zu haben. Bis dahin hatte sich über die Jahre ein ‘Sammelsurium‘ an IT-Lösungen etabliert, das bei den Anwendern auf wenig Akzeptanz stieß, da dessen Bedienung hohen manuellen Aufwand verursachte: Daten wurden in den verschiedenen Unternehmensbereichen mit großem Aufwand mehrfach eingegeben, wichtige Informationen waren nicht zentral hinterlegt.

Mahlo-Geschäftsführer Alois Böckmann beschreibt die Situation anhand eines Beispiels: „Allein das Zusammenstellen des aktuellen Auftragsbestandes für unsere Wirtschaftsprüfer bedeutete für uns damals einen Aufwand von mehreren Tagen − heute ist dies per Knopfdruck innerhalb von Sekunden verfügbar. Unsere IT war nicht durchgängig, wir arbeiteten mit Informationsinseln.” Daher wurde der Umstieg auf ein modernes ERP-System beschlossen und mehrere Anbieter wurden zur Präsentation eingeladen. Von der einzuführenden Lösung versprach sich der Maschinenbauer zudem eine verbesserte Transparenz durch ein umfassendes Reporting über alle Bereiche und Kennzahlen hinweg.

Anpassbarkeit und globaler Einsatz im Fokus

„Wir haben uns auf maximal vier Anbieter beschränkt, um deren Produkte intensiv zu prüfen”, schildert IT-Leiterin Heike Tragl. „Da die Funktionalitäten der Systeme vergleichbar waren, legten wir bei unseren Treffen mit den ERP-Anbietern großen Wert auf die leichte Anpassbarkeit der Software und deren Eignung für global aufgestellte Unternehmen. Zudem war uns wichtig, dass die ERP-Berater unser Geschäft verstehen“, ergänzt Tragl. Zusätzlich wurde ein Team mit Key-Usern aus den einzelnen Fachabteilungen gebildet, die sowohl die Anforderungen der eigenen Bereiche kannten, als auch Erfahrungen mit dem alten ERP-System hatten.

Die Anforderungen an die neue Unternehmenssoftware waren hoch: Alle wichtigen Prozesse des Maschinenbauers sollte die neue Lösung abdecken. Außerdem mussten Anpassungen flexibel möglich sein und die ausländischen Tochtergesellschaften als Mandanten integriert werden können − einschließlich Unterstützung der jeweiligen Landessprache. Deshalb waren Kriterien wie die Mehrsprachigkeit der Software und das Arbeiten mit verschiedenen Währungen wichtig. Und auch die Lauffähigkeit der Software unter dem Betriebssystem Linux war ein weiteres Kriterium, da das Unternehmen dieses wegen seiner Stabilität, Performance und geringen Wartungsaufwandes schätzt. Und nicht zuletzt spielte auch eine moderne Technik mit einfachen Update-Möglichkeiten sowie ein überzeugendes Einführungskonzept und die Investitionssicherheit eine wichtige Rolle.


Die Mahlo GmbH + Co. KG ist spezialisiert auf Mess-, Regel- und Automatisierungssysteme für die Textil- und Veredelungsindustrie sowie den Beschichtungs-, Folien- und Papierbereich. Für die Textilindustrie entwickelt der Anbieter Maschinen, die die Qualität hochwertiger und technisch anspruchsvoller Textilien sicherstellen.
Dies sind beispielsweise Systeme für die Verzugserkennung und Verzugskorrektur von Textilbahnen,
oder die Kontrolle von Waren- und Behandlungsparametern wie Restfeuchte, Warentemperatur und Abluftfeuchte
in allen Trocknungsprozessen der Textilverarbeitung sowie der Papierproduktion. Bild: Mahlo GmbH + Co. KG

Fünf Monate vom Projektstart bis zum Go-Live

Die Wahl fiel schließlich auf die Abas Business Suite der Karlsruher Abas Software AG. Als Partner begleitete der Dienstleister Abas Informationssysteme Gmbh die ERP-Einführung, das Unternehmen übernahm außerdem den späteren Support für die Betriebsphase der Software. Bereits während der Präsentation zeigte sich, dass Anbieter und Dienstleister schnell verstanden, welche Aufgaben der Tätigkeitsbereich von Mahlo mit sich bringt und wie sich diese Anforderungen in der Unternehmenssoftware umsetzen lassen. „Man merkte den Beratern an, dass sie etwas von ihrem Geschäft verstehen und die Chemie stimmte von Anfang an“, sagt die ITLeiterin. Der Projektstart erfolgte im Mai 2010. Mit dem Go-Live wartete das Projektteam bis zum Januar 2011. Dies hatte ausschließlich den Grund, dass die Umstellung nicht ausgerechnet in einem äußerst arbeitsintensiven Zeitraum erfolgen sollte.

Während der ersten Woche liefen die alten Systeme noch parallel, doch es zeigte sich schnell, dass die Umstellung problemlos gelaufen war. „Eine ERP-Einführung und die Umstellung von eingespielten Prozessen stellt das gesamte Unternehmen vor eine große Herausforderung. Denn sie ist viel mehr als nur ein technischer Vorgang − sie betrifft fast alle Bereiche und Mitarbeiter. Wir haben eine möglichst ‘geräuscharme’ Umstellung angestrebt, die weder unsere Mitarbeiter noch unsere Kunden auf eine Geduldsprobe stellen sollte”, erklärt Geschäftsführer Böckmann, der bereits Erfahrungen mit früheren ERPProjekten gesammelt hatte. „Uns war es deshalb auch extrem wichtig, dass uns der Implementierungspartner mit seiner Erfahrung und einer bewährten Methode unterstützten sollte, auf die wir auch für die Einführung bei unseren ausländischen Tochtergesellschaften zurückgreifen konnten.“

Globale Software-Einführung mit System

Abas Software hat gemeinsam mit seinen Partnern für die Einführung seiner Software- Lösungen die ‘Globale Implementierungsmethode’ Abas GIM entwickelt, die sich bereits in vielen Projekten bewährt hat. Die Einführungsmethode ist unterteilt in vordefinierte Phasen, Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse. Im Mittelpunkt stehen die vom Anwenderunternehmen erwarteten Ziele. Dieser Ansatz hilft dabei, die Zielsetzung im Einklang mit verfügbaren personellen und wirtschaftlichen Ressourcen im vorgegebenen Budgetund Zeitrahmen zu erreichen. Dabei werden individuelle Anforderungen berücksichtigt und Stärken sowie Schwächen analysiert.

Die Methodik wird von Partnern des Softwarehauses auch in internationalen Projekten angewendet. Durch eine übergeordnete Projektorganisation werden dabei die umfassenden Aspekte eines standortübergreifenden Vorhabens unterstützt, indem Ziele, Kommunikation und Vorgehen rund um den Globus synchronisiert und koordiniert werden. Dies ist für international aktive Unternehmen wie Mahlo beispielsweise wichtig, um nach der Einführung des ERP-Systems bei Tochterunternehmen einen weltweit einheitlichen System- Stand zu erreichen.

Maschinen-Konfigurationen flexibel planen und verwalten

Geschäftsführer Böckmann hebt die Flexibilität der neuen Software-Suite hervor: „Vom Angebot über Bestellung und Lieferung bis hin zur Wartung müssen nicht nur alle Informationen zu einem Auftrag und Kunden verfügbar sein, wir müssen auch absolut flexibel in diese Prozesse eingreifen können.” Denn viele Maschinen, die auf einem Standard basieren, werden bereits in der Angebotsphase mit Sonderausstattungen geplant. „Individuelle Konfigurationen werden auch noch während der Produktion auf Kundenwunsch wieder verändert, deshalb müssen wir in der Produktentwicklung und Fertigung bis hin zur Wartung flexibel reagieren können. Das funktioniert nur mit einem durchgängigen ERPSystem, das solche Anpassungen zulässt”, sagt Böckmann. „Mit Abas haben wir ein ERP-System, das im Standard bereits die meisten Anforderungen von Maschinen- und Anlagenbauern abdeckt und darüber hinaus sehr einfach anpassbar ist. Wichtig ist dabei, dass solche individuellen Anpassungen keine Probleme bei Updates verursachen”, ergänzt IT-Leiterin Tragl.



Auch wenn Maschinen von Mahlo auf einem Standard basieren, werden viele Anlagen bereits in der Angebotsphase
mit Sonderausstattungen geplant. Individuelle Konfigurationen werden auch noch während der Produktion auf Kundenwunsch verändert. Entsprechend wichtig ist es für den Maschinebauer, in Fertigung
und Wartung flexibel reagieren zu können. Dazu benötigt das Unternehmen eine durchgängige Software-
Lösung, die solche Anpassungen auch zulässt. Bild: Mahlo GmbH + Co. KG

Umfassender Systemeinsatz von Vertrieb bis Service

Heute wird das ERP-System intensiv im Unternehmen genutzt − nicht nur im kaufmännischen Bereich. Auch im Kundendienst benötigt man die verfügbaren Informationen. Die Konfigurationen der ausgelieferten Maschinen sind mit Teilen und Komponenten sowie Software-Ständen genauso hinterlegt wie die Servicehistorie. Als äußerst praktisch hat sich hier die Integration mit einem Dokumentenmanagement- System (DMS) des Herstellers Habel − einem Lösungspartner des ERP-Anbieters − für das Dokumentenmanagement erwiesen. Bei Mahlo sind inzwischen fast alle Papierdokumente, Bedienungsanleitungen sowie Maschinen- und Softwarekonfigurationen digital im DMS verfügbar. Alle für Service und Wartung notwendigen Informationen sind heute auch mobil im Zugriff und können von den Servicetechnikern genutzt werden.

Standortübergreifendes Reporting und Controlling

Aktuell arbeitet die Unternehmung mit 70 Lizenzen. Bei den Tochterunternehmen in Italien, Spanien und USA wurde die Business- Software ebenfalls eingeführt, die Niederlassungen sind als Mandanten per Citrix an den Server der Zentrale in Deutschland angebunden. Sämtliche Kennzahlen sind für diese Standorte tagesaktuell abrufbar. Per Schnittstelle werden Aufträge aus den drei Ländern übertragen und als Bestellungen in das ERPSystem eingebucht. Sämtliche relevante Unternehmensdaten aller Tochterunternehmen sind im Zugriff. „Das ist die Transparenz, die wir uns gewünscht haben und die das gezielte Steuern des Unternehmens nach unseren Vorstellungen ermöglicht“, freut sich Geschäftsführer Böckmann.