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Ressourcen, Produktion und Service im Blick

Standortübergreifender Systemeinsatz

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Die Mahlo GmbH + Co. KG ist spezialisiert auf Mess-, Regel- und Automatisierungssysteme für die Textil- und Veredelungsindustrie sowie den Beschichtungs-, Folien- und Papierbereich. Für die Textilindustrie entwickelt der Anbieter Maschinen, die die Qualität hochwertiger und technisch anspruchsvoller Textilien sicherstellen.
Dies sind beispielsweise Systeme für die Verzugserkennung und Verzugskorrektur von Textilbahnen,
oder die Kontrolle von Waren- und Behandlungsparametern wie Restfeuchte, Warentemperatur und Abluftfeuchte
in allen Trocknungsprozessen der Textilverarbeitung sowie der Papierproduktion. Bild: Mahlo GmbH + Co. KG

Fünf Monate vom Projektstart bis zum Go-Live

Die Wahl fiel schließlich auf die Abas Business Suite der Karlsruher Abas Software AG. Als Partner begleitete der Dienstleister Abas Informationssysteme Gmbh die ERP-Einführung, das Unternehmen übernahm außerdem den späteren Support für die Betriebsphase der Software. Bereits während der Präsentation zeigte sich, dass Anbieter und Dienstleister schnell verstanden, welche Aufgaben der Tätigkeitsbereich von Mahlo mit sich bringt und wie sich diese Anforderungen in der Unternehmenssoftware umsetzen lassen. „Man merkte den Beratern an, dass sie etwas von ihrem Geschäft verstehen und die Chemie stimmte von Anfang an“, sagt die ITLeiterin. Der Projektstart erfolgte im Mai 2010. Mit dem Go-Live wartete das Projektteam bis zum Januar 2011. Dies hatte ausschließlich den Grund, dass die Umstellung nicht ausgerechnet in einem äußerst arbeitsintensiven Zeitraum erfolgen sollte.

Während der ersten Woche liefen die alten Systeme noch parallel, doch es zeigte sich schnell, dass die Umstellung problemlos gelaufen war. „Eine ERP-Einführung und die Umstellung von eingespielten Prozessen stellt das gesamte Unternehmen vor eine große Herausforderung. Denn sie ist viel mehr als nur ein technischer Vorgang − sie betrifft fast alle Bereiche und Mitarbeiter. Wir haben eine möglichst ‘geräuscharme’ Umstellung angestrebt, die weder unsere Mitarbeiter noch unsere Kunden auf eine Geduldsprobe stellen sollte”, erklärt Geschäftsführer Böckmann, der bereits Erfahrungen mit früheren ERPProjekten gesammelt hatte. „Uns war es deshalb auch extrem wichtig, dass uns der Implementierungspartner mit seiner Erfahrung und einer bewährten Methode unterstützten sollte, auf die wir auch für die Einführung bei unseren ausländischen Tochtergesellschaften zurückgreifen konnten.“

Globale Software-Einführung mit System

Abas Software hat gemeinsam mit seinen Partnern für die Einführung seiner Software- Lösungen die ‘Globale Implementierungsmethode’ Abas GIM entwickelt, die sich bereits in vielen Projekten bewährt hat. Die Einführungsmethode ist unterteilt in vordefinierte Phasen, Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse. Im Mittelpunkt stehen die vom Anwenderunternehmen erwarteten Ziele. Dieser Ansatz hilft dabei, die Zielsetzung im Einklang mit verfügbaren personellen und wirtschaftlichen Ressourcen im vorgegebenen Budgetund Zeitrahmen zu erreichen. Dabei werden individuelle Anforderungen berücksichtigt und Stärken sowie Schwächen analysiert.

Die Methodik wird von Partnern des Softwarehauses auch in internationalen Projekten angewendet. Durch eine übergeordnete Projektorganisation werden dabei die umfassenden Aspekte eines standortübergreifenden Vorhabens unterstützt, indem Ziele, Kommunikation und Vorgehen rund um den Globus synchronisiert und koordiniert werden. Dies ist für international aktive Unternehmen wie Mahlo beispielsweise wichtig, um nach der Einführung des ERP-Systems bei Tochterunternehmen einen weltweit einheitlichen System- Stand zu erreichen.

Maschinen-Konfigurationen flexibel planen und verwalten

Geschäftsführer Böckmann hebt die Flexibilität der neuen Software-Suite hervor: „Vom Angebot über Bestellung und Lieferung bis hin zur Wartung müssen nicht nur alle Informationen zu einem Auftrag und Kunden verfügbar sein, wir müssen auch absolut flexibel in diese Prozesse eingreifen können.” Denn viele Maschinen, die auf einem Standard basieren, werden bereits in der Angebotsphase mit Sonderausstattungen geplant. „Individuelle Konfigurationen werden auch noch während der Produktion auf Kundenwunsch wieder verändert, deshalb müssen wir in der Produktentwicklung und Fertigung bis hin zur Wartung flexibel reagieren können. Das funktioniert nur mit einem durchgängigen ERPSystem, das solche Anpassungen zulässt”, sagt Böckmann. „Mit Abas haben wir ein ERP-System, das im Standard bereits die meisten Anforderungen von Maschinen- und Anlagenbauern abdeckt und darüber hinaus sehr einfach anpassbar ist. Wichtig ist dabei, dass solche individuellen Anpassungen keine Probleme bei Updates verursachen”, ergänzt IT-Leiterin Tragl.



Auch wenn Maschinen von Mahlo auf einem Standard basieren, werden viele Anlagen bereits in der Angebotsphase
mit Sonderausstattungen geplant. Individuelle Konfigurationen werden auch noch während der Produktion auf Kundenwunsch verändert. Entsprechend wichtig ist es für den Maschinebauer, in Fertigung
und Wartung flexibel reagieren zu können. Dazu benötigt das Unternehmen eine durchgängige Software-
Lösung, die solche Anpassungen auch zulässt. Bild: Mahlo GmbH + Co. KG

Umfassender Systemeinsatz von Vertrieb bis Service

Heute wird das ERP-System intensiv im Unternehmen genutzt − nicht nur im kaufmännischen Bereich. Auch im Kundendienst benötigt man die verfügbaren Informationen. Die Konfigurationen der ausgelieferten Maschinen sind mit Teilen und Komponenten sowie Software-Ständen genauso hinterlegt wie die Servicehistorie. Als äußerst praktisch hat sich hier die Integration mit einem Dokumentenmanagement- System (DMS) des Herstellers Habel − einem Lösungspartner des ERP-Anbieters − für das Dokumentenmanagement erwiesen. Bei Mahlo sind inzwischen fast alle Papierdokumente, Bedienungsanleitungen sowie Maschinen- und Softwarekonfigurationen digital im DMS verfügbar. Alle für Service und Wartung notwendigen Informationen sind heute auch mobil im Zugriff und können von den Servicetechnikern genutzt werden.

Standortübergreifendes Reporting und Controlling

Aktuell arbeitet die Unternehmung mit 70 Lizenzen. Bei den Tochterunternehmen in Italien, Spanien und USA wurde die Business- Software ebenfalls eingeführt, die Niederlassungen sind als Mandanten per Citrix an den Server der Zentrale in Deutschland angebunden. Sämtliche Kennzahlen sind für diese Standorte tagesaktuell abrufbar. Per Schnittstelle werden Aufträge aus den drei Ländern übertragen und als Bestellungen in das ERPSystem eingebucht. Sämtliche relevante Unternehmensdaten aller Tochterunternehmen sind im Zugriff. „Das ist die Transparenz, die wir uns gewünscht haben und die das gezielte Steuern des Unternehmens nach unseren Vorstellungen ermöglicht“, freut sich Geschäftsführer Böckmann.


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