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Reibungslos zum neuen ERP-System

Beraten von der Anforderung bis zum Go-live

In einem neunmonatigen IT-Projekt hat die Truma GmbH ein neues ERP-System ausgewählt und eingeführt. Dabei ließ sich das mittelständische Familienunternehmen mit Hauptsitz in Putzbrunn von dem Beratungsunternehmen MQ Result Consulting AG unterstützen. Gemeinsam mit den erfahrenen Beratern ließen sich viele Fallstricke bei der Systemeinführung vermeiden und das Projekt termingerecht abschließen.




Markus Heringer von der Truma GmbH hat als Leiter Datenverarbeitung und Organisation den Auswahlprozess mit der MQ Result Consulting AG durchgeführt.
Bild: Truma GmbH & Co. KG

Das 1949 gegründete Familienunternehmen Truma beschäftigt insgesamt 600 Mitarbeiter, die meisten am Stammsitz in Putzbrunn mit Produktentwicklung, Herstellung, Vertrieb und Verwaltung. Die Produktpalette reicht von Heiz- und Klimasystemen über Warmwasserbereiter bis zu Rangiersystemen für Caravans. Produkte für die Gas- und Stromversorgung ergänzen das Sortiment. Für Robert Strauß, Geschäftsführer der Truma GmbH in Putzbrunn bei München, führt gerade im Mittelstand eine gewisse Arroganz zum Scheitern vieler Software-Projekte: „Berater und Software-Anbieter bringen Erfahrungen aus vielen anderen Unternehmen und Branchen ein, die man besser nutzen sollte.“ Deshalb hat der Zubehörlieferant für Reisemobile und Wohnwagen schon bei der Auswahl einer Customer Relationship Management-Anwendung mit dem herstellerunabhängigen IT-Berater MQ Result Consulting AG zusammengearbeitet.

Umfassende Potenzialanalyse

Nach organisatorischen Veränderungen im Unternehmen und der Einführung einer neuen Führungsstruktur stand 2013 auch das seit 1999 verwendete ERP-System zur Disposition. Die Finanzbuchhaltung sollte integriert, das Hochregallager besser verwaltet und eine Arbeitsvorbereitung für die Serienfertigung eingeführt werden. Für das weitreichende Vorhaben holte sich das produzierende Unternehmen erneut das Tübinger Beratungsunternehmen ins Boot. Im Zusammenspiel mit den externen Fachleuten arbeiteten die Projektbeteiligten beim Fertiger in einer Potenzialanalyse zunächst die Projektziele und Erwartungen heraus, um eine Grundlage für die Systemauswahl zu gewinnen. Diese Besinnung auf die eigenen Anforderungen mit einer Überprüfung der vorhandenen Prozesse sollte dafür sorgen, dass nicht nur ein neues System eingeführt, sondern tatsächlich Fortschritte erreicht werden.

„Wegen der Vielschichtigkeit von Truma und den schlagartigen Veränderungen bezüglich Hochregallager, Finanzbuchhaltung und Arbeitsvorbereitung mussten wir in diese Vorarbeiten viel Aufwand investieren“, sagt Robert Strauß. Dabei gehört es seiner Ansicht nach zu den Kernaufgaben eines Beraters, auch unangenehme Wahrheiten auszusprechen. „Sonst hätten wir vieles falsch gemacht und das Projekt nicht so erfolgreich abgeschlossen.“ Die gesamten Einzelanforderungen wurden gesammelt und dokumentiert. In Form eines Lastenheftes bildeten sie unter anderem die Grundlage für das Auswahlverfahren.

Standard für die Systemauswahl

Nach der Marktrecherche erhielten acht Software- und Systemhäuser eine Projektskizze, eine Preisanfrage und das detaillierte Lastenheft als Grundlage für ihr Angebot. „Durch das standardisierte Verfahren werden die Angebote erst vergleichbar“, sagt Markus Heringer, der als Leiter Datenverarbeitung und Organisation den Auswahlprozess geleitet hat. „Dies bietet eine gute Grundlage für die Verhandlungen.“ Doch zunächst wurde mit vier ausgewählten Anbietern jeweils ein zweitägiger Workshop durchgeführt. Dafür wurden unter Beteiligung der Berater zirka 25 spätere Key User gesucht, welche die Einführung in den Fachbereichen unterstützen und begleiten sollten. In der Endauswahl konnten dann zwei Anbieter gezielt Problemstellungen an ihrer Software demonstrieren.

Dieses Vorgehen soll verhindern, dass die Software-Anbieter nur die spektakulären Funktionen ihrer Lösungen präsentieren: „Im Software-Vertrieb befindet man sich jeden Tag in einem Auswahlverfahren – die Anwender vielleicht einmal in zehn Jahren“, sagt Markus Heringer. Berater könnten in dieser Situation helfen, auf Augenhöhe mit den Anbietern zu agieren. Die Entscheidung fiel, anders als zunächst von der Geschäftsleitung präferiert, zugunsten des ERP-Systems von SAP, angeboten vom IT-Systemanbieter AI International. Bei der Ausarbeitung des Vertrages übernahm der Berater die Rolle des Verhandlungsführers. „Software-Anbieter sind nicht neutral, sie verfolgen eine starke Geschäftsidee und verhandeln extrem hart“, sagt Robert Strauß. Erfahrene Berater auf der Seite des Anwenders können hier meist eine ganze Menge herausholen.

Um Risiken in einem Software-Vertrag auszuschließen, empfahlen die Berater zusätzlich einen Fachanwalt, der den Vertragsentwurf überprüfte. Der Prozess von der Potenzialanalyse bis zur Vertragsunterzeichnung dauerte bei der Truma GmbH ebenso lange wie die folgende Einführungsphase. Die intensive Vorbereitung trug dazu bei, dass die Entscheidung für die SAP-Software schließlich zur Sache der Mitarbeiter wurde – die sich dafür engagierten und qualifizierten.

Berater begleiten das gesamte Einführungsprojekt

Anschließend begleiteten Mitarbeiter der MQ Result Consulting AG das neunmonatige Einführungsprojekt sowohl im Lenkungsausschuss als auch bei der Umsetzung. „Im Lenkungsausschuss leistete Wolfgang Quelle von MQ eingehendes Projekt-Controlling“, sagt Robert Strauß. „Das war die größte Hilfe für mich.“ Während der Umsetzung brachte die neutrale Position der Berater beide Einführungspartner weiter. Dies erleichterte den Weg zu den Meilensteinen, die Konfliktlösung und stellte zusätzlich sicher, dass die definierten Anforderungen umgesetzt wurden. In Workshops wurden in allen Bereichen mit den Key Usern Lösungen erarbeitet und anschließend geschult. Anfang November schrieb das Unternehmen seine Kunden an, damit sie sich vor der Umstellung noch bevorraten können: „Wir beliefern alle OEM unserer Branche und wollten auf keinen Fall, dass bei unseren Kunden die Bänder stillstehen“, sagt Robert Strauß. „Eine wichtige Rolle von MQ war dabei das Projekt auf das Wesentliche zu beschränken“, meint Markus Heringer.

„Zusätzliche Optimierungsprojekte belasten eine Einführung zu stark.“ Ab Mitte November gaben die Key User ihre neuen Kenntnisse an ihre Kollegen weiter. Im Januar 2015 wurde schließlich das System gewechselt. „Das ganze Team hatte einen unbedingten Willen zum Go-live“, sagt Alfred Gänsler, Vorstand der MQ Result Consulting AG, der maßgeblich an der Potenzialanalyse beteiligt war. „Die Projektleiter haben diesen Erfolg trotz einer hohen Belastung termingerecht erreicht.“ Die gewohnt taggenaue Anlieferung bei rund dreißig Kunden funktionierte ab dem ersten Tag ohne Einschränkungen in der Liefer- und Leistungsqualität.

Grundlage für weitere Optimierungen

Durch die Integration einer Service-Lösung, des Hochregallagers, die Anbindung des Finanz- und Rechnungswesens und die Einführung einer Arbeitsvorbereitung für die Serienproduktion konnte das produzierende Unternehmen seine Abläufe und Organisation deutlich verbessern. „Insgesamt haben wir transparentere Prozesse und eine Top-Organisation gewonnen. Damit werden unsere hochqualifizierten Mitarbeiter die Leistungsfähigkeit des Unternehmens weiter erhöhen“, sagt Robert Strauß. Doch zu tun gibt es auch nach der Systemeinführung immer etwas: Derzeit laufen etliche Teilprojekte in den Bereichen Produktentwicklung und Logistik.


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