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Prozessbasiertes Anlaufmanagement

Termintreue und Qualität sichern

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IT-gestütztes Prozessmanagement unterstützt die Darstellung von Projektabläufen.

Bild: Weiss Business Solutions

Systemgesteuerte Aufgabenverteilung

Bei einem neuen Projekt muss der Projektverantwortliche zunächst auf oberster Ebene die Rahmendaten des Projektes in den Kopfdatenfeldern pflegen. Dabei stellt er mittels Grob- u. Feinplanung sein Projekt zusammen und gibt Zieltermine für die Meilensteine vor. Das gestattet die fallweise Anpassung des vorgegebenen Workflows, um beispielsweise Teilprojekte zu deaktivieren. Darüber hinaus können einzelne Ergebnisse und Aufgaben auf Projektbasis oder als algemeingültiger Standard hinzugefügt werden.

Sind alle Projektdaten gepflegt, steuert das System automatisch die Prozesse an. Dies kann zeitabhängig oder durch ein Ereignis ausgelöst werden, wie etwa die Abarbeitung eines Prozessschrittes. Die an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter erhalten über das System je nach Rolle ihre Aufgaben. Dabei stößt eine Fertigmeldung automatisch eine Folgeaufgabe an. Die geschieht anhand einer Aufgabenliste mit Fertigstellungsterminen so lange, bis der Prozess vollständig durchlaufen ist. Gleichzeitig zeigt eine ‚Cockpit‘-Oberfläche dem Projektleiter den Stand der Prozesse an. Eine Ampeldarstellung erleichtert die Übersicht und warnt vor überfälligen Aufgaben.

Qualität und Termintreue gesteigert

Die Einführung des Anlaufmanagements brachte dem Unternehmen nach kurzer Zeit spürbare Verbesserungen. „Das neue System führte auch dazu, dass sich die beteiligten Mitarbeiter zunehmend vom klassischen Abteilungsdenken verabschiedeten und dazu übergingen, prozessorientiert zu denken und zu handeln“, schildert Weiß. Lag der Anteil der Aufgaben mit Terminüberschreitung im Jahr 2008 noch bei 53 Prozent, konnte diese Quote bis 2010 auf 23 Prozent verringert werden. Auch die Länge auftretender Terminüberschreitungen konnte von 44 Tagen im Jahr 2008 auf 11 Tage verringert werden. Als wichtiger Indikator dafür zeigt das neue System die Termintreue über den gesamten Prozesses hinweg an. Die klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Stellvertreterregelungen sowie präzise Aufgabenzuweisung mit Fristen und Eskalationsprozedere kommen der Prozessstabilität ebenfalls zugute.

Auch die Fehlerquote konnte verringert werden, da die Eingabemöglichkeiten für Benutzer rollenspezifisch eingeschränkt sind. Gleichzeitig ist es mit der Einführung der Prozessmanagementlösung gelungen, eine höhere Zahl an Anlaufprojekten ohne weiteren Aufbau von Personalkapazitäten zu steuern. „Gerade vor dem Hintergrund zunehmenden Fachkräftemangels hat die Einführung des Systems uns dabei geholfen, unsere Wettbewerbsfähigkeit deutlich zu verbessern. Rechnet man alle Effekte zusammen, haben sich die Investitionen in das prozessbasierte Anlaufmanagement innerhalb von nur sechs Monaten gerechnet“, zieht Christian Weiß Bilanz. Nicht berücksichtigt sind dabei Effizienzsteigerungen unterstützender Prozesse in der Verwaltung. Daneben unterstützt die IT-Lösung das Qualitätsmanagement durch eine vollständige Prozessdokumentation nach DIN EN ISO 9001 sowie ISO/TS 16949. Auch die Anforderungen an ein kontinuierliches Projektmanagement im Sinne des Advanced Product Quality Planning (APQP) als Bestandteil der ISO/TS 16949 werden abgedeckt. Inzwischen hat Weiss automotive 20 Prozesse im Unternehmen über Workflows abgebildet. Diese Entwicklung soll auch in Zukunft weiter vorangetrieben werden. „Das Business Process Management bietet uns die Möglichkeit, neue Optimierungspotenziale sehr schnell zu erschließen. Denn wir können auf vorhandenen Infrastrukturen aufsetzen“, erklärt Christian Weiß.


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