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Projektmanagement in der Hightech-Welt

Um eine vollständige Übersicht über den Ressourcen- und Mitteleinsatz für die Vielzahl der eigenen Entwicklungsprojekte zu erlangen, stellte der Messgerätehersteller Testo seine Forschungs-, Entwicklungs- und Produktpflegeprojektarbeit auf eine neue Basis. Dazu wurde eine Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung als unternehmensweit führendes System für die Planung von Ressourcen implementiert.

Bild: Testo AG

Der Hersteller Testo wuchs in über 50 Jahren Unternehmensgeschichte zu einem der bedeutendsten Entwickler von Messtechnik und ist weltweit mit 2.100 Mitarbeitern in 30 Tochterunternehmen auf allen Kontinenten tätig. Das Unternehmen mit Stammsitz in Lenzkirch im Schwarzwald bietet elektronische tragbare und stationäre Messgeräte für Klima- und Kältetechnik, Heizung und Installation, Emissionskontrolle, industrielle Anwendungen und die Lebensmittelindustrie.

Testo legt größten Wert auf Innovation – rund 15 Prozent des Gesamtumsatzes investiert der Hightech-Hersteller jährlich in Forschung und Entwicklung. Von der technologischen Vorentwicklung, Produktentwicklung bis zur Produktpflege werden rund 100 Projekte im Jahr geplant und durchgeführt. Das Unternehmen benötigte daher eine übergreifende Planung und Verwaltung dieser Projekte, die teils in Abhängigkeiten stehen und um Ressourcen konkurrieren.

Alle Entwicklungsprojekte sollten in einem System abgebildet werden, um über gesteigerte Transparenz Verbesserungspotenziale identifizieren und messen zu können. Ebenfalls in diese einheitliche Lösung integriert werden sollten Ressourcenmanagement und Genehmigungsverfahren. Außerdem wollte der Hersteller mit einem durch Phasen und Meilensteinen strukturierten Prozessverlauf mehr Kontrolle über Kosten und Fortschritte der einzelnen Projekte erreichen.

Problemverständnis entscheidend

Ende 2009 begann das Software-Projekt ‚Projektmanagement-Tool‘ mit der Ausschreibung und einer Grobauswahl von zehn Anbietern. In einer ersten Phase wurde das Angebot auf drei Anbieter eingegrenzt. Dabei waren nicht nur die Funktionalitäten der Lösungen wichtig, sondern auch inwiefern die Anbieter das gleiche Problemverständnis wie Testo aufwiesen. Den Zuschlag erhielten schließlich die Software CA Clarity PPM und der Anbieter Contec-X. Das Unternehmen ist zu 100% auf Projekt- und Portfoliomanagementsoftware und -lösungen fokussiert und zertifizierter Premium Partner für CA Clarity PPM. „Für Contec-X sprach deren Problemverständnis und die Tatsache, dass man dort Projektmanagement und die Einführung einer PPM-Software kompetent beherrscht“, erklärt Dr. Matthias Wegner, Projektleiter für die Implementierung der Projekt- und Portfoliomanagement-Software (PPM) bei Testo.

Schrittweise Umsetzung für 250 Anwender

Im April 2010 startete das Projekt. Das ehrgeizige Ziel war, bis Oktober 2010 die Unternehmensplanung für das Jahr 2011 auf Basis der Daten in der neuen Software-Lösung durchzuführen. Eingerichtet werden musste das System für rund 250 Benutzer, darunter circa 90 Projekt- und Fachbereichsmanager. Das PPM-System bis Oktober 2010 so weit zu haben, dass die Jahresplanung für 2011 gemacht werden konnte, gelang. Für Testo zeigte sich dabei auch, dass die Einführung der Software auch als Katalysator diente, um Defizite in Ablaufprozessen zu finden. So fehlten auswertbare Standardstrukturen für die Projektstrukturpläne. „Die Tools zwingen einen dazu, klare Strukturen und Abläufe festzulegen“, stellt Dr. Matthias Wegner im Rückblick fest und wertet das als wesentlichen Fortschritt. Zudem hätten die Projektmanager dadurch ihre Planungen immer weiter verfeinern können.

Vom Projektsystem in die Unternehmenssoftware

Ein weiteres Projektziel war der bidirektionale Datenaustausch zwischen dem PPM-System und der Enterprise Resource Planning-Software (ERP) von SAP. Hierzu wurden von Contec-X Schnittstellen entwickelt, die es ermöglichen, dass die Portfolio-Software im Modul SAP-PS entsprechend dem Projektstrukturplan Buchungselemente anlegt, auf die Sachkosten kontiert werden. Die Sachkosten werden dann wieder aus der ERP-Lösung als Ist-Zahlen in den Projektplan übernommen. Das Unternehmenssystem übernimmt im Gegenzug Ist-Stunden aus der PPM-Software, um diese für Auswertungszwecke verfügbar zu haben.

Auf diese Weise wurde das neue System bei Testo zum führenden Steuerinstrument für Projektkosten, da Plan- und Ist-Zahlen vollständig in der Lösung vorhanden sind. Nachdem die grundlegenden Projektpläne in das Projektmanagementsystem migriert waren, konnte das Projekt im März 2011 mit der Einführung der Zeiterfassung für alle Projektaufwände und sonstige Tätigkeiten sowie der Weitergabe dieser Daten an die ERP-Lösung abgeschlossen werden. Die Unternehmensplanung im Bereich Projektmanagement basiert nun vollständig auf den Zahlen aus dem PPM-System. Auch das Projektkosten-Monitoring und -Controlling erfolgt mit der gleichen Software ebenso werden Anforderung und Freigabe von Projektressourcen über PPM-Workflows geregelt.

Flexible Priorisierung von Arbeitspaketen

Einige ungeplante Herausforderungen im Projekt ergaben sich, weil parallel zur PPM-Einführung eine Umstrukturierung im Unternehmen und ein Releasewechsel der ERP-Lösung zu stemmen waren. Die Neueinteilung in Divisionen und Zentralbereiche berührte die Struktur- und Kostenzuordnung von Projekten sowie deren Verantwortlichkeiten und Rollen – und musste entsprechend nachgezogen werden. Thomas Maierhofer, Bereichsleiter Implementation und Consulting bei Contec-X, erläutert: „Die Mitarbeiter von Testo sollten frühzeitig zur Mitwirkung an den Arbeitspaketen befähigt werden, sodass wir eine sehr enge Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Kunden organisieren mussten, womit letztlich die Kosten für den Kunden reduziert werden konnten. Zudem musste bei einzelnen Arbeitspaketen priorisiert werden. Testo ist ein sehr dynamisches Unternehmen. Prioritäten sowie die Unternehmensstruktur haben sich während des Projektes geändert. Wir haben deshalb eine agile Vorgehensweise gewählt. Im Nachgang betrachtet, hat uns das sehr geholfen, um das Projekt schnell an die veränderten Gegebenheiten anzupassen und die Meilensteine zu erreichen.“

Umfassende Nutzung des neuen Systems

„Gemeinsam kamen wir sehr schnell zu den für uns passenden Lösungen – sowohl für die ganzheitliche Einzelprojektplanung als auch für die jahresweise Projektbudgetplanung“, sagt Projektleiter Dr. Wegner. Die Dauer der Einzelprojekte kann dabei ganz unterschiedliche Zeiträume überspannen: Während kleine Projekte, wie etwa Produktweiterentwicklungen, in sechs bis neun Monaten abgeschlossen sind, werden für neue Erfindungen im Einzelfall auch bis zu zwei Jahre eingeplant. Entscheidend ist, dass die PPM-Software bei Testo konsequent als maßgebliches, datenführendes System genutzt wird und für eine entsprechende periodengerechte Transparenz sorgt.

Es geht somit nicht nur um einen Überblick über laufende Projekte, sondern um die umfassende Steuerung aller portfoliobezogenen Aktivitäten. Dr. Jörk Hebenstreit, im Vorstand der Testo AG für den Bereich Forschung und Entwicklung zuständig, zeigt sich zufrieden mit den Ergebnissen: „Mit dem neuen System optimieren wir unsere Produktentwicklung und verfügen über ein zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument für unsere Innovationen weltweit.“ Thomas Maierhofer hebt die zentrale Rolle der PPM-Anwendung für das Unternehmen und seine von Innovation geprägte Forschung und Entwicklung hervor und sieht nach eigenen Angaben Potenzial für zukünftige Anwendungen: „Die Möglichkeiten von Clarity sind dabei noch gar nicht ausgereizt“, sagt der Projektleiter.

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