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Moderne Gebäudetechnik

Projekte ohne Papierberg

Die Otto Luft- und Klimatechnik GmbH hat den Bau ihrer lufttechnischen Anlagen als klassisches Projektgeschäft strukturiert. Bei der Abwicklung der Vorhaben fiel dabei bis zum Jahr 2013 ein Papiervolumen von rund 16.000 Aktenordnern an. Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems Docuware ließen sich zahlreiche Abläufe digitalisieren und damit deutlich straffen – seitdem schrumpft der Papierberg immer weiter.

Bild: Otto Luft- und Klimatechnik GmbH & Co. KG

Bild: Otto Luft- und Klimatechnik GmbH & Co. KG

Die Beratung, Planung, Implementierung und der Betrieb lufttechnischer Anlagen ist klassisches Projektgeschäft. Bei der Abwicklung werden umfangreiche kaufmännische und technische Dokumentationen generiert. Aufgrund jahrelangen Unternehmenswachstums hatte sich bei der Otto Luft- und Klimatechnik GmbH & Co. KG bis Anfang 2013 ein Papiervolumen von rund 16.000 Aktenordnern aufgebaut. Die Unternehmensstruktur mit dem Hauptsitz in Bad Berleburg, wo alle kaufmännischen Abteilungen beheimatet sind, und zum damaligen Zeitpunkt sieben – heute zehn – deutschlandweit verteilten Niederlassungen erschwerte eine strukturierte Dokumentenablage. „Der Handlungsbedarf basierte nicht allein auf der enormen Papiermenge, sondern zunehmend auch auf dem Problem, aktuelle Projektakten abzugleichen und auf dem neuesten Stand zu halten“, sagt Prokurist Hartmut Wamich. Die Lösung sah er in einer konsequenten Reduzierung des Papieraufkommens. Dazu sollten zentrale Geschäftsprozesse sukzessive digitalisiert und projektrelevante Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden. Als Entscheidungskriterien für ein Dokumentenmanagementsystem definierten die Unternehmensverantwortlichen Flexibilität und Skalierbarkeit, die Kostenstruktur, schnelle Zugriffsgeschwindigkeit sowie eine webbasierte Benutzeroberfläche.

Unter realen Bedingungen

Nach dem Blick auf Referenzinstallationen mit vergleichbaren Anforderungsprofilen, entschieden sich die Projektverantwortlichen beim Anlagenbauer für die Lösung von Docuware. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) wurde im März 2013 implementiert. In einer dreimonatigen Probephase testeten die zwölf Mitarbeiter des Unternehmensbereichs ‚Rechnungslegung‘ die Praxistauglichkeit unter realen Arbeitsbedingungen. „Diese Abteilung ist in unserem Unternehmen ein Kommunikationsknotenpunkt, in dem alle Informationen und Dokumente, die ein bestimmtes Projekt betreffen, zusammenlaufen. Unser Ziel war es, mit dem elektronischen Archiv von Anfang an Nutzen zu generieren“, schildert Hartmut Wamich.

ERP-System gesucht

Nach dem Testbetrieb wurde in einer zweiten Implementierungsphase die Lieferantenbuchhaltung in das DMS integriert. Für die Bearbeitung der täglich 150 bis 200 Eingangsrechnungen, die teilweise papierbasiert und teils per E-Mail eintreffen, wurden untergliedert nach Rechnungstyp digitale Workflows definiert, die sämtliche Bearbeitungsschritte automatisiert steuern. In einem dritten Projektschritt erfolgte die Integration des Einkaufes, der technischen Bereiche sowie der Niederlassungen. „Aktuell werden die Dokumente weitgehend manuell aus unterschiedlichen Applikationen übertragen. Wir sind noch auf der Suche nach einem speziell für die Anforderungen des Anlagenbaus konzipierten ERP-Programms, das die Bearbeitung unterschiedlichster Geschäftsprozesse migriert“, erläutert Docuware-Systemadministrator Steffen Schmidt. Parallel zur DMS-Einführung wurde die Hardware-Ausstattung den Anforderungen der digitalen Dokumentenbearbeitung angepasst. „Die Arbeitsplätze von Mitarbeitern, die intensiv mit Docuware arbeiten, wurden mit einem zweiten Bildschirm für die Dokumentenanzeige ausgestattet. Zusätzlich zu den vorhandenen Großraumdruckern, die bereits über integrierte Scanner verfügten, wurden drei Canon-Dokumentenscanner in Abteilungen mit hohem Papieraufkommen installiert“, schildert Schmidt.

Besseres Arbeitsklima

Die in der Vergangenheit häufig praktizierte Doppelablage von Dokumenten in der Unternehmenszentrale und den Niederlassungen wird durch das zentrale digitale Archiv vermieden. Mitarbeiter in den Niederlassungen können in Workflows, beispielsweise im Fall von Freigaben bei Rechnungsprüfungen, ohne Zeitverzögerungen integriert werden. „Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Revisionssicherheit und der Aufbewahrungsfristen ist ebenfalls gewährleistet“, so Hartmut Wamich. Aufgrund der Archivstruktur, die sich an fest definierten Projektnummern orientiert, ist der gezielte Zugriff auf benötigte Dokumente schnell und intuitiv möglich. Eine Tatsache, die dem DMS eine hohe Akzeptanz seitens der Mitarbeiter verschaffte. Positiv bewertet wird von den Mitarbeitern zudem der Web Client, der den Projektteams orts- und zeitunabhängigen Datenzugang ermöglicht. „Die digitale Abwicklung von zentralen Geschäftsprozessen hat nicht nur die Produktivität unseres Unternehmens gesteigert. Sie wirkt sich auch positiv auf das interne wie externe Arbeitsklima aus, sprich die Art und Weise wie Fachabteilungen untereinander, aber auch unser Unternehmen mit Lieferanten und Kunden kommunizieren und kooperieren“, stellt Prokurist Wamich fest.

Aktenberg bis 2023 vernichtet

Circa 90 Prozent der rund 500 Angestellten arbeiten vier Jahre nach der DMS-Einführung mit dem zentralen elektronischen Archiv und haben abhängig von ihrer persönlichen Berechtigung Zugriff auf rund 400.000 digitale Dokumente. Darunter befinden sich alle relevanten Informationen zu den über 500 aktuell laufenden Projekten. „Nur noch sehr wenige Dokumente mit hoher rechtlicher Relevanz, etwa unterschriebene Abnahmeprotokolle oder handschriftliche Beauftragungen, werden weiterhin in Papierform gespeichert. Da in den vergangenen vier Jahren umfangreiche Aktenbestände nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden konnten, haben wir unser bestehendes Papierarchiv deutlich reduziert. Nach Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist wird es bis 2023 komplett abgebaut sein“, kalkuliert Hartmut Wamich.

Mobiler Systembetrieb

Geplant ist, mit dem DMS die Mobilität der Mitarbeiter weiter zu unterstützen. „Bereits heute sind die Smartphones vieler unserer Projektleiter mit der Mobile-App ausgestattet. Rechnungsfreigaben können zum Beispiel direkt von unterwegs erteilt werden“, berichtet Administrator Steffen Schmidt. Außerdem können Monteure auf den Baustellen mit der Scan-App PaperScan Lieferscheine scannen und in Docuware archivieren. Somit haben Projektleiter jederzeit die Möglichkeit zu sehen, welche Ware eingetroffen ist.


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