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Projektakten sicher pflegen

Die digitale Projekt- oder Maschinenakte ist bei vielen Auftragsfertigern zu einer der wichtigsten Belegsammlungen geworden. Product Lifecycle Management-Lösungen können Anwendern helfen, die dort hinterlegten Dokumente mit überschaubarem Aufwand zu pflegen.

Bild: Procad

Die digitale Projekt- oder Maschinenakte enthält Dokumente aus allen Phasen des Produktlebenszyklus: Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Fertigung und Instandhaltung. In Zukunft könnte sie sogar die Quelle sein, um Rohstoffangaben für das Recycling zu finden. Durch Product Lifecycle Management-Lösungen (PLM) lassen sich hier technische, kaufmännische und rechtsrelevante Dokumente zu einem Produkt mit überschaubarem Aufwand zusammenführen.

Daher werden PLM-Anwendungen immer häufiger als Plattform genutzt, um Maschinenakten zu generieren und zu pflegen: Die Lösung übernimmt die Aufgabe, den Strom der digitalen Dokumente zu lenken und dafür zu sorgen, dass aktuelle und gültige Daten zur Verfügung stehen. Dabei gilt es, Dokumente schnell zu finden und sie trotzdem vor fremden Zugriffen zu schützen. Differenzierte Benutzer- und Zugriffsrechte und – bei besonders kritischen Daten – auch Verschlüsselung schützen das Know-how, das in den technischen Dokumenten der Maschinenakten steckt. Zu den typischen Dokumenten im Umfeld der Fertigungsindustrie zählen CAD-Modelle sowie Zeichnungen, Pläne und Stücklisten aus den Bereichen Mechanik, Elektrotechnik, Elektronik und Informatik. Die Daten und Unterlagen aus den unterschiedlichen Gewerken müssen vollständig, die Revisionsstände gültig sein und zueinander passen. Diese Daten sind zugleich eine Grundlage, um Qualitätsversprechen einzuhalten und den fehlerfreien Maschinen- und Anlagenbetrieb sicherzustellen. Entwicklungs-, Freigabe- sowie Änderungsprozesse sollten dazu durch Workflows gesteuert und dokumentiert werden.

Auf diese Weise kann nachvollzogen werden, wer, was, wann und warum geändert hat. Viele Unternehmen greifen zudem auf Produkte von Zulieferern zurück. In diesem Fall müssen deren technische Datenblätter, Bedienunterlagen, Wartungs- und Reparaturanleitungen für Antriebe, Ventile, Hydraulikkomponenten oder Steuerungen ebenfalls den Unterlagen hinzugefügt werden. Diese Dateien können in einer entsprechenden Lösung ‚per Mausklick‘ in die Produktstruktur einer Maschine eingegliedert werden und stehen so in der Maschinenakte zur Verfügung.

Compliance sicherstellen

Fertigungsunternehmen stehen zunehmend unter dem Druck, die Einhaltung von Regelungen nachzuweisen. Nationale Gesetze, internationale Regelungen sowie betriebsinterne Selbstverpflichtungen führen zu einer wachsenden Zahl an Dokumenten im Betriebsablauf. Mit einer PLM-Lösung können auch solche Dokumente Teil der Maschinenakte werden, was die Akten zum Element des Qualitätsmanagement macht. Ähnlich wie Qualitätshandbücher folgen Maschinenakten meist einer vorgegebenen Kapitel-Struktur. Die Zusammenführung in Handarbeit von Normblättern, Unterlagen aus der eigenen Fertigung, von Zulieferern, Prüf- und Freigabeinstanzen in der Sprache des Kunden ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Hier sorgen PLM-Lösung mit ihren Automatikfunktionen für Konformität und eine große Zeitersparnis. Durch die Integration des Projektmanagements in die PLM-Lösung Pro.File, werden Maschinenakten beim Projektbeginn als ‚leere‘ Templates angelegt. Schritt für Schritt wird die Akte dann mit aktuellen Unterlagen gefüllt. Dieser Prozess ist bei der Auslieferung der Maschine allerdings nicht zu Ende: Auch Störungsmeldungen und Service-Berichte wandern in die digitale Maschinenakte. So entsteht eine aktuelle ‚As built‘-Dokumentation.

Verteiltes Arbeiten

Insbesondere wenn Mitarbeiter an getrennten Standorten arbeiten, muss der Weg für eine vollständige und aktuelle Maschinenakte einfach und leicht handhabbar gestaltet werden. Über PLM-Lösungen lässt sich sicherstellen, dass jedes Dokument nur einmal existiert und dennoch allen zur Verfügung steht. Vor diesem Hintergrund hat der PLM-Anbieter Procad die Technologie ‚Enterprise Transaction Oriented Replication‘ (Etor) entwickelt: Der Ansatz stellt sicher, dass Entwickler und Ingenieure aller Firmenstandorte die gleiche Performance im Datenzugriff haben wie die Mitarbeiter am Hauptstandort. Dies hilft seitens der Beteiligten ein Bewusstsein dafür zu schaffen, Daten und Dokumente der virtuellen Maschinenakte vollständig abzulegen. Denn alle Dokumente müssen selbst bei Ausfall von Datenverbindungen in die Maschinenakte kommen. Auch diese Aufgabe unterstützt die Technologie: Ein Standort kann auch dann weiterarbeiten, wenn die Verbindung zur Zentrale ausfällt. Ist die Verbindung wieder hergestellt, werden Dokumente automatisch synchronisiert und dem betreffenden Projekt zugeordnet.


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