„Der Kundenwunsch ist ein Teil des Systems“

Produzierende Unternehmen mit einem weltweiten Vertriebs- und Händlernetz sind oft auf ein übergreifendes und einheitliches Konfigurationssystem angewiesen. Der Still GmbH ist es mit einem Konfigurator gelungen, ihren äußeren Vertriebsring in umfassende, automatisierte Vertriebsprozesse zu integrieren. Die online-basierte Konfigurationslösung wird dabei von einer kompatiblen Offline-Version mit einer versandfähigen CD ergänzt.

Bild: Orisa Software GmbH

Die Still GmbH ist Anbieter von Gabelstaplern, Lagertechnik, Wagen und Schleppern sowie Intralogistiksystemen. Mit über 7.000 Mitarbeitern, vier Produktionsstätten, 14 Niederlassungen in Deutschland, 20 Tochtergesellschaften im Ausland sowie weltweit 246 Händlern ist das Unternehmen international tätig. Für einen Stapler existieren etwa 1,5 bis 3,6 Millionen Kombinationsmöglichkeiten der konfigurierbaren Materialien. Zu produktspezifischen Daten kommen die Multilingualität mit derzeit 18 Sprachen und acht Währungen hinzu. Im Innendienst kommt im Enterprise Resource Planning-System (ERP) SAP ERP die Variantenkonfiguration ‚LO-VC‘ zum Einsatz.

Der Produktkonfigurator dient zur exakten Produktspezifikation entsprechend dem Kundenwunsch. Darüber hinaus initiiert er einen eindeutigen Informationsaustausch zwischen Vertrieb, Konstruktion und Produktion. Der Außendienst setzt im Rahmen des Kundenmanagements die SAP-Software CRM und MSA (Mobile Sales Applications) ein und nutzt im Sales-Prozess die Online orientierte Konfigurationslösung IPC (Internet Pricing Configurator Web UI). So wird die notwendige Durchgängigkeit für die automatisierten Prozesse im Außendienst, in der Auftragserfassung sowie Auftragsplanung erzielt.

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Von Vertrieb bis Shopfloor

„Der Kundenwunsch ist voller Bestandteil unseres Konfigurationssystems und zwar von der Vertriebsebene bis in das Fabrikationsgeschehen“, erklärt Ulf Schnackenberg, Fachleiter Konfigurationssysteme des Logistikanbieters. „Unsere Verkäufer erwarten, dass zum Beispiel ein Stapler als Standardgerät mit drei Klicks – Traglast, Hubhöhe und Batterie – fertig konfiguriert ist. Wir haben unser eigenes Constraint-Netz aufgebaut und programmieren jede für den Vertrieb relevante Abhängigkeit einzeln ein.“ Dieser Aufwand hat den Vorteil, dass bei einer Diskrepanz während der Konfiguration dem Nutzer eine Beschreibung wie beispielsweise ‚Hubeinheit passt nicht zu diesem Fahrzeug‘ Aufschluss gibt. Zur Komplettierung der automatisierten Vertriebsabläufe suchte das Unternehmen eine Lösung für die Integration der externen Händler und der Mitarbeiter ohne ‚MSA‘-Anwendung.

Aspekte wie Datensicherheit und der Unabhängigkeitswunsch vieler Händler führten dazu, einer Offline-Lösung den Vorzug zu geben. Als geeignetes und weltweit einheitliches Übertragungsmedium bot sich eine CD an. Es galt, eine geeignete Software, die per CD verteilt werden kann, zu erstellen, so dass die Nutzer weltweit zu identischen Ergebnissen bei der Konfiguration und der Preisbildung gelangen. Das Konfigurationssystem sollte außerdem nicht auf fremden Computersystemen neu installiert werden und spezielle Zugriffsrechte benötigen. Neben der Lauffähigkeit musste sowohl die Aktualisierung der CD als auch deren Versand sichergestellt sein. Vor diesem Hintergrund setzte sich das Unternehmen 2008 mit der Orisa Software GmbH aus Jena in Verbindung, einem Anbieter von Variantenkonfiguration- und SAP-Lösungen. „Wir hatten uns damals mehrere Angebote eingeholt. Orisa erhielt den Zuschlag, da sie mit einem sehr klar strukturierten Lösungsansatz und vertretbaren Konditionen überzeugte“, sagt Ulf Schnackenberg.

Identische Offline-Version

Das Projekt hatte die Umsetzung der Online-orientierten IPC-Lösung in eine identisch arbeitende Offline-Version zum Ziel. „Wichtig beim Aufbau solcher Lösungen ist es, eine für alle Konfigurations-Einsatzfälle kompatible Regelsprache zu verwenden. Das Beziehungswissen muss für eine Online- als auch Offline-Konfiguration verwendbar sein, damit ein reduzierter Ausbildungs- und Testaufwand sowie kein doppelter Pflegeaufwand entsteht“, sagt Matthias Plietz, Vertriebsleiter bei dem Jenaer Unternehmen. Daher sollte keine erneute Entwicklung bezüglich der Administration der Produktdaten, Programmabläufe und Konfigurationsalgorithmen erfolgen. Das bedeutet:

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• Nutzung der gleichen Konfigurationsdaten wie in KMAT-Modellen
• Nutzung der gleichen Bedienungsoberfläche
• Nutzung der gleichen Konfigurationsprozeduren einschließlich des Beziehungswissens
• Nutzung der gleichen Softwarebasis wie bei MSA/CRM

Verbindliche Konfiguration

Aus Sicht der Still-Händler sollten sich verbindliche, korrekte Konfigurationen mit identischer Preisfindung sowie eine einheitliche Angebotserstellung und automatische Dokumentengenerierung komfortabel realisieren lassen. Somit ergaben sich weitere Anforderungen an die Software-Entwicklung:

• Leichte Implementierung und einfaches Update der Offline-Lösung
• Lauffähigkeit auf fremden PCs mit unbekannter Software- und Hardwareausstattung
• Bereitstellung eines fehlerfreien Konfigurationssystems
• Reproduzierbarkeit der Ergebnisse
• Anpassung der vorhandenen IPC-Lösung für den Offline-Betrieb

Den Kern dieser Anpassung bildet die Kommunikation zwischen dem IPC-Konfigurator und der File Database des Lösungsanbieters aus Jena. Diese stellt die Modelldaten für die Offline-Lösung bereit. Kennzeichnend sind insbesondere die Features SQL-Kompatibilität, geringer Speicherbedarf, hohe Geschwindigkeit sowie Vollständigkeit. Diese Vollständigkeit beinhaltet die Daten aller Modelle in allen Sprachen für alle im ERP definierten Verkaufsorganisationen und Preise. Ein MSA-Client hingegen stellt aufgrund der hohen Datenmengen die Daten nur in einer Sprache für jeweils eine Verkaufsorganisation zur Verfügung. Mit der Bereitstellung einer aktuellen File Database liegt eine Kopiervorlage zum Brennen der CD vor. Neben dem Datenbestand und den Konfigurationsprogrammen enthält die CD:

• Ein spezielles Kalkulations-Tool auf einem spezifischen Excel-Kalkulationsplatz
• Nutzer-Authentifizierung zur eindeutigen Differenzierung
• benutzerspezifische Sprache, Währung, Preisbasen sowie Fahrzeugoptionen

Automatische Preisfindung

Vor Ort erlauben die IPC-Funktionen, einfach, schnell und effizient Konfigurationen sowie daraus abgeleitete Dokumente zu erstellen. So lässt sich unter anderem ein komplettes Pricing mit einzelnen Komponenten automatisch per Excel-Sheet generieren. Relevante Daten fließen in ein Angebotslayout unter Word ein. Dokumente lassen sich in den lokalen Systemen verwalten. Die dem Angebot zugrunde liegende Konfiguration bildet gleichzeitig die Basis der Bestellung. Der Rücklauf von der Offline-Version zum Innendienst erfolgt über eine entsprechende Ausführungsdatei per E-Mail mit der entsprechenden MSA-Referenzierung.

Die Einbeziehung insbesondere der mit dem Logistik-Anbieter zusammenarbeitenden Händler in das Gesamtkonzept des Konfigurationssystems stellte sich rasch als Erfolg heraus. Die intuitive Bedienungsoberfläche, der hohe Grad an Funktionalität, die Durchgängigkeit und Übersichtlichkeit tragen zur Steigerung der Reaktionsfähigkeit und sicherer Aussagen gegenüber Kunden bei. „Wir sind mit der realisierten Konfigurationslösung sehr zufrieden. Für uns war es von großer Bedeutung, dass der Klärungsbedarf bei Produktbestellungen ohne großen Aufwand vonstattengeht“, sagt Ulf Schnackenberg. „Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich der Aufwand bei der CD-Lösung hinsichtlich Aktualisierung, Brennen und Versenden gegenüber anderen Möglichkeiten als günstiger und vor allem sicherer erweist.“