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Produktion, Service und Vertrieb verbinden

Die MSC GmbH zählt zusammen mit dem Tochterunternehmen Gleichmann Electronics zu den führenden europäischen Bauelemente-Distributoren. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse bündelt das Unternehmen seine Geschäftslösung mit Kunden- und Servicemanagement-Software unter einem IT-Dach. So lässt sich ein Großteil der bislang manuell durchgeführten Abläufe automatisieren.

Bild: ITML

Unter dem Leitsatz „Exzellenz in Elektronik“ hat sich die die Microcomputer Systems Components Vertriebs GmbH (MSC) zu einem führenden europäischen Distributor für elektronische Bauelemente und Systeme entwickelt. Der Firmenverbund beschäftigt mehr als 1.000 Mitarbeiter in 15 deutschlandweiten und 29 europäischen Vertriebsniederlassungen, die Zentrale liegt im badischen Stutensee.

Mehr als 600 Aufträge pro Tag

Die MSC ist Franchise-Vertriebspartner von mehr als 100 internationalen Bauelemente- und Komponenten-Herstellern. Die Kernaktivitäten des Unternehmens liegen auf beratungsintensiven Produktgruppen wie Mikrocontroller und Prozessoren, Logikbausteine, elektromechanische und optoelektronische Komponenten sowie Board-Level-Produkte. Das Logistikzentrum der MSC Vertriebs GmbH beherbergt nicht nur Millionen von Bauteilen und Komponenten: Das Servicenetz des Unternehmens bietet lückenlose Rückverfolgbarkeit der Bauteile und 24-Stunden-Lieferservice in Europa. Täglich verlassen mehr als 600 Lieferaufträge das Lager. „Um unsere Wachstumsstrategie fortzuführen, müssen wir künftig noch flexibler auf neue Marktanforderungen reagieren“, erklärt Peter Zimmermann, Leiter der IT im MSC-Konzern. „Dazu brauchen wir Informationstechnologie, mit der wir alle Geschäftsprozesse verknüpfen und sicher überblicken können.“ Das war bis vor kurzem nicht möglich, denn die Software-Lösungen waren zwar an die ausgefeilten Geschäftsprozesse in Distribution und Produktion angepasst, allerdings nicht auf der IT-Ebene miteinander verbunden. Der Datenaustausch erfolgte weitgehend über Schnittstellen.

Eine Plattform für alle Daten

Heute bündelt MSC mit der Geschäftslösung SAP ERP bereichsübergreifend Informationsflüsse auf einer Plattform. So lassen sich Arbeitsabläufe auf Grundlage konsolidierter Daten vereinfachen, etwa um in der Fertigung benötigte Materialien aus dem Distributionslager per IT-Umlagerungsbestellung zu reservieren. Früher musste dafür eine Bestellung geschrieben, ausgedruckt und an die Distribution übergeben werden. Auch die Prüfung der Eingangsrechnungen erfolgt nun weitgehend elektronisch. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Kontrollen. Alle Rechnungsdaten, wie auch Daten zu Kosten, Umsätzen und Materialverbrauch sind jetzt sofort in der Finanzbuchhaltung verfügbar. Auf diese Weise kann das Controlling zum Beispiel Bestandsbewertungen mit wenigen Mausklicks durchführen und Monatsabschlüsse zeitnah erstellen.

Einführung in 18 Monaten

Die MSC Vertriebs GmbH schätzt an ihrem ERP-System aus Walldorf vor allem Zukunftssicherheit und Intergrationsbreite. „Da viele unserer Kunden ebenfalls SAP-Software nutzen, lassen sich unternehmensübergreifende Prozesse schnell und mit geringem Aufwand aufbauen“, sagt Rüdiger Kuhn, Geschäftsführer der MSC Vertriebs GmbH. Darüber hinaus gestattet die Lösung reibungslosen Datenaustausch mit der zum Firmenverbund gehörenden Gleichmann Electronics GmbH, die mit dem gleichen System arbeitet. Bei der Implementierung vertraute das Unternehmen auf Unterstützung durch das SAP-Systemhaus ITML GmbH aus Pforzheim. Ausschlaggebend dafür waren sowohl fachliche Kompetenz als auch regionale Nähe des IT-Dienstleisters. Die Projektpartner konnten das anspruchsvolle ERP-Projekt innerhalb von 18 Monaten umsetzen.

Datenstrom aus der Fertigung

Die Systemhaus-Berater passten die Standardfunktionalitäten der ERP-Software an die Prozesse des Unternehmens an, etwa um Bauteil-Programmierung im SD-Modul der Software als eigene Serviceaufträge abzubilden. Auch der branchentypische Ship-and-Debit-Abrechnungsprozess mit den Herstellern wurde durch Anpassungen in der ERP-Lösung umgesetzt und standardisiert. Der automatische Datenaustausch mit den Herstellern erfolgt via IDOC-Format. Auch Produktionsinformationen wie Fertig-, Gut- und Ausschussmengen, Seriennummern, Chargen, sind in Echtzeit im ERP verfügbar. Dadurch werden Prozesse im Qualitätswesen sowie im Service in optimaler Weise unterstützt. Die entsprechenden Daten fließen über eine Online-Schnittstelle aus dem MES-System direkt in die ERP-Anwendung, die sie umgehend weiterverarbeitet.

Vertrieb erhöht Auskunftsfähigkeit

Die MSC unterstützt durch die webbasierten und in das ERP-System integrierten Zusatzlösungen des IT-Dienstleister auch Vertriebsprozesse. So kann Vertrieb nun jederzeit Bestandsdaten, Auftragsbestände, Bestellungen und offenen Posten online abrufen. Die Informationen liefert die Customer Relationship Management-Lösung ITML > CRM. Der Distributor plant, einen durchgängigen Vertriebsprozess von der Kundenanfrage bis zur Auftragsvergabe zu schaffen. Dazu soll der Vertrieb in der CRM-Anwendung künftig auch Angebote und Aufträge direkt erfassen können. Von der Nutzung der CRM-Module für das Kampagnen-, Aktivitäten- und Opportunity-Management verspricht sich Achim Wiester, Projektleiter für den Bereich SD und CRM, eine Rundumsicht auf Kunden, um diese besser betreuen und die Kundenbindung erhöhen zu können.

Startschuss für Folgeprojekte

Nach den ersten Praxiserfahrungen mit dem integrierten System zieht Zimmermann ein positives Fazit: „Wir konnten mit SAP ERP und den integrierten Zusatzlösungen von ITML viele Geschäftsprozesse durchgängig und damit effizienter gestalten.“ Künftig will das Unternehmen auch Vertriebs- und Produktionsdaten auswerten, um mehr Transparenz in geschäftliche Abläufe zu bringen – und das neue ERP-System zügig in Tochterunternehmen implementieren.

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