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Produktinformationen zielgerichtet einsetzen

Wer sich mit der Einführung neuer IT-Systeme auseinandersetzt, muss diese im Kontext der vorhandenen IT-Infrastruktur einsetzen. Gerade für das systemübergreifende Management von Produktinformationen steht eine vielfältigen Angebotspalette von Systemen zur Verfügung. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz ist dabei – noch vor der Auswahl der Software – das passende Gesamtkonzept für die zukünftige Informationslandschaft.

Bild: Fotolia/Yanik Chauvin

Das Zusammenwirken von IT-Systemen ist für jedes Unternehmen unabdingbar, wenn es seine Marktposition erhalten oder verbessern will. Deshalb ist die detaillierte Kenntnis des aktuellen Status der eigenen IT-Landschaft eine Voraussetzung für die Entscheidung für ein neues System. Dazu gehören auch Kenntnisse zur Systemfunktionalität, denn viele Lösungen weisen identische oder ähnliche Funktionen auf. Nur durch genaue Abgrenzung und Prüfung kann das richtige System eingeführt werden. So bieten beispielsweise einige Enterprise Resource-Planning-Systeme (ERP) die Möglichkeit, Texte zu Positionen in einer Stückliste zu verwalten. Diese Funktion reicht jedoch nicht aus, um Anleitungen zu erstellen. Denn im Mittelpunkt stehen hier die redaktionelle Aufbereitung von Informationen und die Eingliederung in ein für den Nutzer verständliches Raster. So kann es sein, dass das Vorhandensein einer Baugruppe Auswirkungen auf etwa Sicherheitshinweise oder Wartungsintervalle hat. Redaktionssysteme können diese Aufgaben erfüllen. Um diese Informationswelten zu verbinden, kommen Konzepte für das Produktinformationsmanagement (PIM) ins Spiel.

Von der Idee bis zur Entsorgung

Während mit Produkt-Lebenszyklus-Management (PLM) das Produkt von seiner Idee bis zu seiner Entsorgung begleitet wird, ergänzt PIM dieses Konzept, indem es die technischen Daten aufbereitet und mit weiteren Daten für etwa Produktpublikationen vereint. Der Zusammenhang wird schnell deutlich, wenn die zugehörigen Definitionen verglichen werden: PLM ist ein Konzept mit dem Ziel, den gesamten Produktlebenszyklus von der Idee bis zur Entsorgung eines Produktes durchgängig zu unterstützen, um produktrelevante Entscheidungen in den jeweiligen Phasen frühzeitig zu treffen. Hierzu zählt die gemeinsame Erarbeitung, Kommunikation und Nutzung von produktbeschreibenden Informationen im Unternehmen. Bei der Umsetzung dieses Konzeptes kommen mehrere IT-Werkzeuge zum Einsatz, wobei der Kern durch das Produktdatenmanagement (PDM) gebildet wird. Während sich PDM-Systeme schwerpunktmäßig der Datenintegration widmen, wird mit einem PLM-Konzept der Produktlebenszyklus vollständig abgedeckt. Gleichzeitig ist dazu die Integration von Personen, Prozessen und Informationen beispielsweise mit Lieferanten, Partnern und Kunden ein wichtiger Aspekt, denn Produkte werden heute in unternehmensübergreifenden Wertschöpfungsketten entwickelt, gefertigt und betreut.

Schnittstelle zu Vertrieb und Service

Produktinformationsmanagement ist hingegen als Nachfolger des Database-Publishing ein Konzept zum Erstellen und Publizieren von Produktinformationen aus unterschiedlichen Quellen für Katalogformate sowie E-Business-Anwendungen. Das verlangt nach hochwertigen Layouts und effizienten Zugriffssystematiken auf Produktinformationen. PLM und PIM bezeichnen somit Unternehmenskonzepte, die einschließlich der notwendigen IT-Werkzeuge aufeinander abgestimmt sein müssen. PIM stellt dabei eine unterstützende Geschäftsanwendung des PLM dar, indem es technische Produktinformationen wie Geometrie, Material, Ausprägung, Form, Gestalt oder Prozessbeschreibungen bei Bedarf verwendet, sie aufbereitet und mit Informationen aus Vertrieb und Verkauf – etwa für Service, Marketing und zunehmend E-Commerce – versieht.

Vom Konzept zum Software-Einsatz

Bei der Erstellung solcher Unternehmenskonzepte müssen alle beteiligten Personen, Prozesse und Informationen auch über Firmengrenzen hinweg beachtet und integriert werden. Die Abstimmung zwischen PIM- und PLM-Systemen ist somit eine Voraussetzung für das zielgerichtete Zusammenwirken der beteiligten Lösungen. Dabei dient das Konzept der Definition der passenden Strategie; es ist also kein System, das man als Einheit kaufen kann. PLM und PIM verwenden dabei verschiedene IT-Systeme: PLM beginnt bei der Idee für ein neues Produkt, einer Produktänderung oder -ergänzung. Der Idee folgt das erste CAD-Modell. Das CAD-Modell wird im PDM-System verwaltet, damit es für Produkt- und Portfolioplanung oder Design zur Verfügung steht und zur weiteren Entwicklung freigegeben wird. PIM ergänzt die Produktbegleitung und beginnt üblicherweise mit der Produktdokumentation durch die Produktbeschreibung mittels Redaktionssystem und Übersetzungslösungen. Diese Daten sind die Basis zur Aufbereitung für Kataloge, Bedienungsanleitungen oder Schulungsanweisungen.

Systemvorteile erschließen

Durch die konsequente Umsetzung und Verfolgung solcher Lösungen lassen sich zahlreiche Vorteile erreichen, darunter die Beherrschung von Produkt- und Prozesskomplexität, höhere Prozesseffizienz, klare Rollenverteilung sowie die Verbesserung der Datenqualität. Gleichzeitig sinkt der Aufwand durch Standardisierung, Wiederverwendbarkeit und Informationsverfügbarkeit. Erfolgreiche Implementierungen von PLM haben gezeigt, dass sich ‚Time-to-market‘ für Produktinnovationen verkürzen, die Produktivität steigern, Kosten reduzieren und die Qualität erhöhen lassen. Die Ergänzung durch PIM führt zu ähnlichen Aussagen, wobei sich der Fokus in Richtung einer kaufmännischen Betrachtung verschiebt. In der Vergangenheit haben verschiedene Begriffe versucht, sich am Markt zu etablieren. Wichtiger als das passende Akronym ist aber, dass die Projektbeteiligten im Unternehmen ein gemeinsames Verständnis erreichen, und schnell Bezugspunkte für die gemeinsame Gestaltung einer effektiven Informationslandschaft finden.


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