Der Erfolg vieler Unternehmen beruht auf dem Engagement der Mitarbeiter. Die Erhaltung ihrer Leistungsfähigkeit ist daher eine zentrale Herausforderung der Personalarbeit. Das gilt auch für das Pharma-Unternehmen Ciba Vision. Die Novartis-Tochter setzt für effiziente Personaleinsatzplanung und Gesundheitsmanagement auf ein Workforce Management-System mit integriertem Mitarbeiterportal, das langwierige Genehmigungs- und Auswertungsverfahren auf dem Papierweg überflüssig macht.

Bild: Ciba Vision

Die Ciba Vision GmbH fertigt Kontaktlinsen und Kontaktlinsenpflegemittel und zählt zu den internationalen Marktführern in diesem Bereich. Die Novartis-Tochter beschäftigt weltweit 6.500 Mitarbeiter, an den deutschen Standorten sind mehr als 1.100 Mitarbeiter in den Bereichen Produktion, Forschung & Entwicklung, Logistik und Vertrieb beschäftigt.

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Die tägliche Arbeit wird nicht zuletzt aufgrund lange gewachsener Firmenkultur von Unternehmenswerten wie Vertrauen, Respekt und Wertschätzung bestimmt. Als Folge wurde der Konzern mehrfach als einer der besten Arbeitgeber Europas ausgezeichnet. Am Standort Grosswallstadt produziert Ciba Vision im Dreischicht-Betrieb. Moderne Anlagen und aktuelle Herstellungstechniken unterstützen das Unternehmen dabei, anspruchsvolle Produkte in hoher Qualität zu fertigen.

Personalmanagement auf dem Prüfstand

Der Herstellungsprozess stellt auch hohe Ansprüche an die beteiligten Mitarbeiter – sowohl in Bezug auf die Qualifikation als auch das Konzentrationsvermögen bei den jeweiligen Tätigkeiten. In der Vergangenheit war es für das Unternehmen schwierig, Verbesserungspotenzial für Arbeitsergonomie und Arbeitseffizienz zu erkennen und daraus zielführende Maßnahmen abzuleiten. Ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement, das auch Fehlzeiten in den Gesamtprozess einordnet, war nicht realisierbar. Denn während an einer Stelle der Administration sehr viele Daten erfasst wurden, erfolgten andere HR-Prozesse – etwa das Erfassen von Abwesenheiten – noch auf dem Papierweg.

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Das Beispiel Urlaubsantrag illustriert die aufwändigen Abläufe: Ein Mitarbeiter musste das passende Urlaubsformular anfordern, ausfüllen und kopieren. Nach Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten erfolgte der Versand per Hauspost. In der Personalabteilung wurde anschließend eine weitere Prüfung des Antrags durchgeführt, erst dann wurden die Daten in das Lohn- und Gehaltssystem eingegeben. Die Folge waren hohe Administrationsaufwände und eine nicht zu unterschätzende Fehlerquote durch Medienbrüche. Auch beim Versand von Arbeitszeitnachweisen entstand enormer Zusatzaufwand.

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