Der Metallverarbeiter F.H. Bruder GmbH wollte die aufwendige Suche nach abgeschlossenen Fertigungsaufträgen, die für wiederkehrende Bestellungen und zur Kalkulation ähnlicher Teile benötigt wurden, optimieren und Archivplatz einsparen. Daher stand im Jahr 2015 die Einführung eines ECM-Systems auf der Agenda, das auch hilft, der stetig steigenden Datenflut Herr zu werden.

Bild: Franz H.Bruder GmbH

Die Franz H. Bruder GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Oppenau (Ramsbach) im mittleren Schwarzwald. Mit etwa 85 Mitarbeitern stellt das Unternehmen hochwertige, komplexe Präzisionsteile und komplette mechanische Baugruppen in Metall her. Um im Wettbewerb optimal zu bestehen, haben für die Firma drei Dinge Priorität: Die Mitarbeiter, der Maschinenpark und die Kunden. Daher werden die Präzisionsteile von gut ausgebildeten Mitarbeitern mit modernsten CNC-gesteuerten Werkzeugmaschinen gefertigt und bearbeitet – ganz individuell nach Kundenwunsch beziehungsweise -zeichnung oder nach einem Muster. Die Stärken des Betriebs liegen dabei in der Fertigung von Einzelteilen sowie Klein- und Mittelserien, die mit modernster Messtechnik entsprechend der Qualitätsanforderungen permanent geprüft und garantiert werden. Diese Präzisionsteile kommen dann beispielsweise im Maschinenbau, in der Hydraulikindustrie, dem Fahrzeugbau oder im Werkzeug- und Vorrichtungsbau zum Einsatz.

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Moderne Strukturen anstelle von zeitintensiver Suche

Ein erfolgreiches Unternehmen wie die F.H. Bruder GmbH arbeitet mitunter an der Grenze zur Vollauslastung mit rund um die Uhr laufenden Maschinen. „Dafür ist oft“, wie es Geschäftsführer Kornel Bruder ausdrückt, „eine gewisse Akrobatik der verantwortlichen Meister erforderlich, um die vielen tausend Fertigungsteile verschiedener Kunden durch die Fertigung zu jonglieren.“ Eine gute Auftragslage bedeutet aber auch, dass insgesamt mehrere tausend Auftragsmappen im Umlauf sind. Hinzu kommen die abgeschlossenen Fertigungsaufträge (Arbeitskarten), die für wiederkehrende Aufträge und zur Kalkulation ähnlicher Teile in Stahlschränken aufbewahrt wurden. Die Suche nach einzelnen Dokumenten gestaltete sich daher im Laufe der Jahre zunehmend aufwendig und zeitintensiv. Darüber hinaus wurde der Archivplatz knapp. Es war also an der Zeit, auch die Strukturen in Bezug auf das Dokumenten-Handling zu modernisieren. Hierfür empfahl sich ein System für Enterprise-Content-Management (ECM), denn es ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und Unterlagen und hilft, das Platzproblem zu lösen. Nach einer eingehenden Prüfung marktgängiger Software fiel die Entscheidung der Verantwortlichen zugunsten der ECM-Suite ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. Der Hauptgrund für diese Wahl war die Tatsache, „dass das System so einfach zu handhaben ist“, wie es der EDV-Systemadministrator Bernd Trayer formulierte.

Anbindung ans ERP-System

Ziel der ECM-Einführung war es, Arbeitskarten und Fertigungsaufträge schnell zur Hand beziehungsweise auf dem Bildschirm zu haben. Hinzu kam die Aufgabe, alle Daten aus den Datenbankbeständen des alten Systems für Enterprise-Resource-Planning mit denjenigen des neuen ERP-Systems Bios-2000 des Software-Hauses Brumund zu verbinden. Damit die ECM-Software darauf zugreifen kann, wurde eine Schnittstelle eingerichtet. Dank der nahtlosen Verzahnung lassen sich nun unter anderem auch fehlerträchtige Dateneingaben minimieren. Die Implementierung startete im September 2015 unter Federführung des ELO-Business-Partners Modox – Modern Documents GmbH und konnte termingerecht abgeschlossen werden. Während der Testphase hatte der IT-Dienstleister F.H. Bruder für den Digitalisierungsvorgang der Dokumente einen Dokumentenscanner zur Verfügung gestellt. Dieser wurde anschließend vom Unternehmen durch ein Gerät von Canon (DR 6030C) ersetzt. Dank der intuitiven Oberfläche der ECM-Software waren die Mitarbeiter nach einer kurzen Schulung mit deren wichtigsten Funktionen vertraut. Mittlerweile wollen sie die neue Arbeitsweise nicht mehr missen.

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Um die Suche nach auftragsbezogenen Unterlagen zu optimieren, wurden die papierbasierten Auftrags-/Projektmappen digitalisiert und im ECM-Archiv abgelegt. Bild: Franz H.Bruder GmbH

Auftragsmappen werden gescannt

Um die Suche nach auftragsbezogenen Unterlagen zu optimieren, wurden die bisher papierbasierten Auftrags-/Projektmappen aus den beiden ERP-Systemen digitalisiert und im ECM-Archiv abgelegt. Teil einer Mappe sind jeweils ein Fertigungsauftrag über mindestens eine DIN-A4-Seite, eine technische Zeichnung über in der Regel eine DIN-A3-Seite und gegebenenfalls weitere Details in DIN A4. DIN-A4- und DIN-A3-Seiten werden gleichzeitig gescannt. Die gescannten Arbeitsmappen werden direkt von der Scansoftware in zwei von der ECM-Suite überwachte Import-Verzeichnisse übergeben und dort gespeichert. In Zeiten, in denen sich die wirtschaftlichen Anforderungen an Unternehmen manchmal sehr schnell ändern, ist Flexibilität gefragt. Um Geschäftsabläufe ohne großen Programmier- und Scripting-Aufwand einfach zu automatisieren, eignet sich das Modul ‘ELO Automation Services’. Über dessen intuitiv zu bedienende Konfigurationsoberfläche lassen sich anhand vorgefertigter Regelwerke einzelne Bearbeitungsschritte bis hin zu gesamten Prozessketten automatisieren. Dies senkt die Fehlerquote, beschleunigt die Arbeitsabläufe und steigert deutlich die Qualität der Unternehmensprozesse. Die F.H. Bruder GmbH nutzt das Modul, um den Inhalt beider Auftragsmappen zu importieren und anschließend über die Texterkennung ‘ELO OCR’ alle Dokumente in den Volltext zu übernehmen. So können die Mitarbeiter nach eindeutigen Werten wie zum Beispiel einer Auftragsnummer suchen. Aus dem Volltext holt sich das Automatisierungsmodul die Auftragsnummer, prüft in der Datenbank den Eintrag und verschlagwortet dann die Indexfelder der Ablagemaske. Anschließend legt es alles nach dem vorgegebenen Indexaufbau automatisch im ECM-Archiv ab. Darüber hinaus ist es ebenfalls möglich, bereits gescannte Projekt- beziehungsweise Auftragsmappen mit weiteren Dokumenten und Dateien aufzufüllen. So lassen sich beispielsweise E-Mails oder Zeichnungen einer Auftragsmappe hinzufügen. Aktuell sind noch nicht alle vorhandenen Auftragsmappen eingescannt. Erst nach Abschluss der Scanphase ist geplant, die papiergebundenen Mappen zu vernichten und das physische Archiv aufzulösen. Die ECM-Suite wird seit ihrer Implementierung bei F.H. Bruder in der Produktion, im Vertrieb und vor allem in der EDV von insgesamt neun Mitarbeitern aktiv genutzt. Sie profitieren insbesondere von einer optimierten Dokumentensuche – und damit einer Arbeitsentlastung. Des Weiteren wird nach Abschluss der Scanarbeiten und Vernichtung der Bestandsdokumente Archivfläche frei. Bernd Trayer, EDV-Systemadministrator bei F.H. Bruder, zieht ein positives Résumé: „Für uns war es wichtig, abgeschlossene Fertigungsaufträge für Wiederholaufträge und zur Kalkulation ähnlicher Teile schnell wieder zu finden. Mit der ECM-Suite ist uns dies hervorragend gelungen. Außerdem konnten wir durch den raschen Zugriff auf relevante Informationen unseren Kundenservice verbessern.“

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